2024/08/18 更新労務事務とは？業務内容と必要なスキル、魅力について詳解
労務事務への転職を検討する方々が、仕事内容や魅力について関心を持ちます。労務事務はデスクワークを中心にしながらも、人との関わりも求められるため、多岐にわたるポジションと言えるでしょう。自身の適性を見極め、労務事務に向いているかを考える際、この記事を参考に労務事務の理解に役立ててください。
労務事務の目的について
労務事務は従業員が働く環境を整え、生産性向上を図る目的のもと各種業務を行っています。会社が利益を上げるためには、従業員が本来の仕事に集中できるように事務的なサポートが必要です。
労務は従業員が安心して働けるように事務手続きや仕組み作りを行い、会社全体の効率化を図っています。また、会社経営には守るべき法律が多く、ルール内での運営が必要です。法律に違反することのないよう労務が業務を滞りなく進め、企業の信頼感に貢献しています。
労務事務の業務
労務事務の目的を理解したところで、実際の仕事内容が気になる人は多いのではないでしょうか。従業員が安心して働くための業務に、幅広く対応していることを理解しましょう。
給与の計算
従業員が1ヶ月に働いた時間を割り出し、支払う給与の計算を行います。基本給や手当、社会保険料や税金など給与計算に必要となる情報を集め、正しく算定するスキルが必要です。
給料の支払日は決まっているので、ほかの業務と並行してスケジュール通りに計算を進める必要があります。また、給与計算には休暇や労働時間についてのさまざまな法令が関わるため、労働基準法や雇用保険法の知識が求められるでしょう。
社会保険への加入と喪失・その他の手続
社会保険とは病気や怪我、高齢のリスクを最小限に抑えるための公的な保障のことです。労務は従業員の雇用形態に合わせて、以下の社会保険への加入・喪失手続きを行います。
- 健康保険
- 厚生年金保険
それぞれの保険に加入するには、従業員に書類を準備してもらい期日内に指定機関へ届けなければなりません。労務が必要書類を把握し正しく手続きを行うことで、従業員の生活の保証に繋がります。
労働保険への加入と喪失・その他の手続
労働保険とは、働く人の万が一のリスクに備えるための仕組みのことです。労働保険は以下の2つからなります。
- 雇用保険
- 労災保険
雇用保険に加入した従業員は、失業した場合に再就職のサポートを受けられます。労災保険は仕事が原因で怪我や病気をした場合には、必要な給付を受けることができます。雇用保険に入るには一定要件を満たす必要がありますが、労災保険に関してはパートやアルバイトを含め全ての従業員が対象です。
就業規則の作成と変更
従業員が働く上でのルールを定めた就業規則を作成し、必要時に変更を行います。働き方についてのルールが明確に決まっていないと、従業員の統制が難しいです。働く時間や給与について明確な決まりを設けることで、社内を統制しトラブルを防ぎます。
また、近頃では働き方改革の一環として、フレックスタイム制や在宅ワークを導入する会社が増えました。時代の流れに応じて、ルールの新規作成や変更なども担います。
年末調整
年末調整とは、所得税の納付額を確定するために行われる作業です。従業員の給与は毎月源泉徴収されていますが、年間を通してライフスタイルが変化すると最終的な所得税額が変わる場合があります。所得税額を正しく計算し過不足がある場合は、従業員に還付・徴収を行わなければなりません。年末調整業務は日々の仕事や給与計算と同時並行で進めるため、労務の12月は少々忙しくなりがちです。
安全衛生担当者の業務
安全衛生担当者業務とは、従業員の健康や安全を守るために必要な一連の取り組みのことです。法律上、企業は従業員に対して定期的に健康診断を受けさせなければなりません。労務は健康診断のお知らせや結果の記録、必要な場合は保健指導を行います。
近頃では身体的な健康被害だけでなく長時間労働やパワーハラスメントによるメンタルヘルスへの配慮も重要です。2015年から義務化されたストレスチェックについても、労務が管理します。
労務事務業務の難易度
労務事務の業務内容がわかったところで、仕事の難しさについても前もって知っておきたいものです。労務事務特有の立場や業務の特性を把握し、仕事で気をつけるべき点を理解しましょう。
法律・規則の把握が必須
労務は法律や規則をもとに仕事を行うため、世の中の流れを絶えず追う姿勢が求められます。企業経営には守るべき法律がさまざまあり、労働三法をはじめとしたルールを理解していなければなりません。また、世の中の変化に応じて法律が変更されるため、その都度会社のルールを変えていくことも必要です。労務が新しい法律や規則を常に把握し企業に適用するためには、情報に敏感な姿勢が求められます。
ミスは許されない
従業員の働き方に直結する仕事が多い労務は、ミスが許されないことも特徴の一つです。労務は従業員をサポートする業務柄、仕事に間違いがあるとクレームを直に受けることになります。特に、労働の対価である給与計算は、ミスがあると従業員からの不信感に繋がりやすいものです。労務の仕事には給与計算のほかにも、期限付きで厳格なルールに沿った手続きが多くあります。いくつもの業務を掛け持ちしつつも、一つひとつに正確性が求められるという難しさがあるでしょう。
従業員と経営者の間で仲介役として働くことも
労務は職業柄、従業員と経営者との板挟みになることが多くあります。管理職でありながらも従業員との関わりが多い労務にとって、現場目線の不満を耳にする機会は少なくありません。従業員からの不満は経営方針や目標に対する内容が多く、トップ層の考えにも気を配らないといけない労務は負担を感じやすいものです。経営陣と従業員の間で上手く立ち回れるようになるまでは、労務の仕事を難しく感じるかもしれません。
労務事務の魅力
労務事務の難しさと同時に、やりがいについても知っておきましょう。従業員と経営者の中間的な立場として、人の役に立てるチャンスも多いです。
経営者目線で物事を見れる
労務事務は会社全体への影響を考えながら働くことが多く、自然と企業を俯瞰する視点が身につきます。組織管理を任される労務は、自分の仕事に集中するだけでなく周りとの兼ね合いが重要です。中でも就業規則の管理や給与計算は、組織の全体進行に大きな影響を及ぼします。経営者に近い目線は管理職以外からは得にくく、一度経験しておくと会社の在り方を捉えられるようになるでしょう。
様々な部署の社員と交流できる
労務事務になると、全社員と交流ができることもやりがいの一つといえるでしょう。入社手続きに携わる労務事務は、必然的に従業員の名前を覚えることになります。日々のやり取りで従業員からも顔を覚えてもらえるので、労務事務は人との繋がりが生まれやすい部署です。社内に顔見知りが増えると、仕事をしやすくなったりピンチの時に助け合いができたりとポジティブな面が多くあります。
組織拡大に貢献できる
会社のルール作成を通して、自社の組織発展に貢献できることも労務事務のやりがいの一つです。労務事務が担当することの多い就業規則作成は、組織を作り上げる重要な基盤となります。従業員からルールについての要望がある場合は、経営陣と交渉してより良い内容に変更するケースも考えられるでしょう。労務事務は自らの行動によって、従業員が働きやすい職場作りに貢献可能です。
労務に向いている人・向いていない人
労務について知る中で、自分に適性があるか気になるはずです。事務としての処理能力のほかに、従業員と上手に関わるスキルが求められるでしょう。
向いている人の特徴1：社会情勢変化に敏感
労務に適性がある人の特徴として、社会情勢変化に敏感であるという点が挙げられます。
労働者の働き方に関する法律は、世の中で起こる課題によって少しずつ変化します。近頃では長時間労働を減らす取り組みとして、2023年4月1日から残業代の割増賃金率が変わりました。法律が変わることにより、労務は給与計算方法や就業規則を変更しなければなりません。世間から発せられる情報に反応し、細かな対応ができる人は労務に向いているでしょう。
向いている人の特徴2：事務処理能力が高い
事務処理能力が高く、正確に仕事を行える人は労務への適性があると考えられます。労務はルーティンワークを行いつつ、月末業務や年に一度の処理などを同時進行で行うスキルが必要です。労務は他部署と連携する仕事も多く、全体進行を意識しながら期日までに処理しなければなりません。また、ただ業務を終わらせるだけでなく、間違いに気づくための集中力も求められます。忙しくてもチェックを怠らず、スケジュール通りに動ける人は労務に向いているでしょう。
向いてない人の特徴：事務処理能力が低く、人の気持ちに鈍感な人
従業員との関わりが深い労務にとって、事務処理能力が低く人の気持ちに鈍感な人は不向きです。労務の仕事は書類と向き合う業務が多いものの、処理の影響を受けるのは会社の従業員になります。従業員一人ひとりの生活事情に触れるタイミングも多く、事務処理を担当する際の配慮や適切な言葉がけが求められます。会社を信頼している従業員の心情を想像し、寄り添う姿勢が求められるでしょう。
未経験から労務事務担当者になるためのコツ
未経験から労務事務担当者になるためには、どのような準備を行えば良いのでしょうか。関連スキルを養い組織の在り方について理解しておくと、入社後にスムーズな仕事ができるでしょう。
労務関連の知識やスキルを学ぶ
未経験から労務を目指すには、仕事に直結する知識やスキルの学習が有効です。労務の仕事は法律知識がベースとなっており、基礎的な内容は自己学習でも身につけられます。知識を習得した上で、実際の手続き方法まで理解できると労務事務担当者になってからの業務が捗るでしょう。知識を書籍やインターネットから得つつプロによるWEB講座を受講すると、労務の現場のリアルな事情を知ることができます。
PCスキルを習得
事務処理能力を試させる労務にとって、PCスキルの習得は大きな強みとなります。労務の仕事はエクセルやワード、パワーポイントなどを使用した書類作成が中心です。基本的な使い方だけでなく、ショートカット機能や作業効率が上がる裏技を覚えることで普段の業務スピードが格段にアップするでしょう。PCスキルに関連する資格を取得すると、転職時のアピールにも利用できるのであらかじめ学習しておくことがおすすめです。
コミュニケーションスキルを習得
従業員との関わりが多い労務に追って、人と接するスキルの習得も重要です。職場環境を整える立場である労務は、従業員にとって働き方の相談ができる存在でもあります。従業員からの問い合わせや、困り事に応じられるだけのコミュニケーション能力が求められるでしょう。普段のコミュニケーション時から相手が言わんとしていることを考察すると、より高度な対人スキルが身につくと考えられます。
企業について深く理解をする
労務事務担当者として、組織のあり方についての理解を深めておくと良いでしょう。労務事務は部署単体で行う仕事だけでなく、別なポジションや経営陣と共に進める仕事が多いです。特に管理職である経理や総務、人事などは結びつきが強く助け合いが必要な場面が多いと考えられます。管理職系部署の役割についてよく分かっていない人は、今のうちに一般的な組織についての理解を深めておきましょう。
労務事務の業務を理解して、貢献しよう
労務事務は書類作成にとどまらず、従業員との関わりがポイントとなる奥の深いポジションです。事務処理能力が高く頼り甲斐のある労務事務になるためにスキルを養い、会社に貢献できる人材を目指しましょう。
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