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総務と労務の違いについて解説!それぞれの業務内容や求められるスキルも紹介

2024/01/23 更新

総務と労務の違いや、それぞれの業務内容についていまいち理解できていない人は多いのではないでしょうか。本記事では総務と労務の違いと解説します。それぞれの仕事内容や必要なスキルなども解説するので、これから転職を考えている人は自分がどっちの職種に向いているか検討する際、参考にしてください。

総務の仕事内容について

総務は、社員が働きやすいよう環境を整える役割を担っています。そのため、業務範囲は幅広いです。

総務の主な仕事内容

  • 備品の発注・管理
  • 会社の施設の管理
  • 社内行事の企画・運営
  • 社内のトラブル対応
  • 来客・電話対応

総務の仕事の特徴について解説していきます。

社員と経営陣をつなぐ役目

総務は、現場の社員と経営陣をつなぐ「パイプの役割」を担っています。なぜなら総務はその立場上、経営陣を含めたすべての部署と関わりを持ち、全社的なコミュニケーションができる唯一の部署だからです。

総務担当者は現場の社員とのやり取りから、現場目線だからこそ気付ける市場の動向やオフィスの空気感、社内ルールの不備など「現場の生の声」を掴み、経営陣に伝えます。一方、経営陣とも密接に関わり、経営方針や上層部の意思決定などを全社に連絡・調整することで、トップと社員の意思疎通を図ります。

このように総務は、会社全体に働きかけて社内コミュニケーションを活性化することができるのです。距離が遠くなりがちな現場社員と経営陣を繋ぐ、重要なパイプ役といえるでしょう。

企業運営に関わる業務を担う

総務の仕事は多岐にわたり、企業運営に関わるさまざまな業務を担うのが特徴です。どこの部署の役割かはっきりしない業務も担当することから、総務は「会社の何でも屋」とも呼ばれます。

以下のような社内行事の企画・運営も、総務の役割の一つです。

  • 入社式
  • 社員旅行
  • 納会
  • 株主総会

さらに、企業によっては人事や経理、法務などの部署が独立しておらず「人事総務」「経理総務」「法務総務」といった形で総務が業務を兼任している場合もあります。

総務ではこうした企業運営に関わるさまざまな業務を遂行するため、関連する専門知識やマルチタスクの処理能力が求められるでしょう。

労務の仕事内容について

労務は主に「労働」を管理する事務処理を行い、従業員が安心して働くための労働条件や環境を整備する部署です。

労務の主な仕事内容】給与計算

  • 勤怠管理
  • 社会保険の手続き
  • 就業規則の作成
  • 労使関係管理

総務と似た特性もありますが、以下の違いがあります。

  • 総務:社員の働く「環境」を整える(備品・設備の管理など)
  • 労務:社員の「労働」に関する事務処理を行う(賃金、勤怠、社会保険など)

次は労務の仕事内容について解説していきます。

安心して社員が働ける環境つくり

労務は、従業員が安心して働ける環境づくりを担う部署です。「安心して働ける職場環境」の条件には以下のようなポイントがあります。

  • 心身ともに健康的に働ける
  • 労働時間や有給休暇の取得が適正である
  • ワークライフバランスが整い、仕事と家庭を両立できる

こうした環境づくりを目指し、労務部門では労働基準法などの法律に基づいた「就業規則」を定めて従業員の権利を保証しています。また、会社で定期的に実施される健康診断やストレスチェックも、従業員の心身の健康管理を担う労務の業務の一つです。

労務ではこうしたさまざまな側面から、法令に基づいた労働環境の整備を行います。社内秩序の維持や労使間のトラブル防止、従業員の健康管理などを担う責任重大な役割といえるでしょう。

勤怠管理や給与計算

従業員の勤怠管理や給与計算も労務の仕事です。

勤怠管理では、従業員の出勤や欠勤などの就業状況を管理をします。勤怠管理にミスがあると、残業代の未払いや長時間労働による健康被害など、深刻な問題の原因になりかねません。有給休暇の取得促進や「ノー残業デー」の設置など、あくまで従業員目線で良好な労働環境を整えることが大切です。

また、給与計算とは、勤怠情報や人事評価をもとに従業員が働いた分の賃金を月ごとに算定する業務をいいます。給与は毎月変動する上、諸手当や控除項目の算出、所得税や住民税の計算など複雑でプレッシャーのかかる業務とです。

どちらもミスが許されない業務ですので、正確かつ迅速な処理能力が求められます。

社会保険などの手続き

すべての会社には、従業員の生活と安全を守るため以下の保険に加入する義務があります。

  • 健康保険
  • 厚生年金保険
  • 雇用保険
  • 労災保険
  • 介護保険(40歳以上)

労務担当者は、これらの社会保険やその他必要な加入手続きや保険料の算出などを行います。

万が一、こうした保険の手続きが正しく処理されていないと、従業員が怪我や病気をしたときや定年後の年金受給時に、著しい不利益を被ることになってしまいます。そのため労務担当者は、従業員の入社時や退職時、労働災害発生時などの際に適切かつ迅速に社会保険の手続きを行わなければなりません。

従業員の権利や生活を守るため、労務担当者は各種手続きに必要な専門知識や事務処理スキルを身に付けておくことが望まれます。

総務と労務どちらが向いているのか判断するために

総務と労務の仕事内容について理解できたところで、ここからは労務と総務それぞれの仕事に向いている人の特徴を解説します。自分の適性と照らし合わせながら、どちらの仕事に転職すべきか考えてみてください。

総務に向いている人材の特徴

総務に向いている人の特徴は、以下のとおりです。

  • 人のサポートするのが好きな人
  • マルチタスクをこなせる人
  • コミュニケーション能力が高い人

総務の業務は幅広く大変そうなイメージがあるかもしれませんが、その反面、さまざまな仕事を経験できる魅力的な部署ともいえます。

人のサポートするのが好きな人

人のサポートをするのが好きな人や、細かいところに気が付く人は総務の仕事に向いています。

総務がすべての部署と関わりながら適切なサポートをするには、会社全体の情報を細部にいたるまで把握しておかなければなりません。また、そうして社内事情に精通した総務担当者は社員からも頼りにされますから、頼まれ事をした時に気持ちよく対応できる人が望まれます。

  • 気配り上手で人のお世話が好き
  • 細かいところまでよく気がつく
  • 裏方で人や組織をサポートするのが得意

こうした特性を持つ人は視野が広く、周囲へきめ細かなサポートをする能力も高いため、裏方で会社をバックアップする総務の仕事に向いているでしょう。

マルチタスクをこなせる人

総務は複数の業務を同時進行で処理できる、いわゆる「マルチタスク」が得意な人が向いています。なぜなら、総務は担う業務が多岐にわたるため必然的に複数の仕事を並行して進めていく場面が多々あるからです。

担当する業務の種類も、以下のとおりさまざまです。

  • 年間を通して行う仕事(文書や備品、施設の管理など)
  • 年ごとに行う仕事(社内イベントや株主総会の運営など)
  • 日々の突発的な仕事(来客や問い合せ、社内トラブルへの対応など)

このような業務に加え、企業によっては人事や労務など他部署が行う業務も総務が兼任する場合があります。

総務ではこうした多様な業務を調整しつつ、同時進行しながらスムーズに処理していく能力が求められるでしょう。

コミュニケーション能力が高い人

すべての部署と関わる総務は、現場の社員や上層部はもちろん、社外の業者や来客、電話対応など、日々さまざまな立場の人と頻繁にやり取りや調整を行わなければなりません。そうした社内での調整・連携や、外部からの問い合わせの取り次ぎを適切に行うには円滑なコミュニケーション能力が必須といえます。

また、「社員が働きやすい職場環境の整備」も総務の役割です。現場の社員にとって真に働きやすいよう職場を整えるには、日頃から社員と密接なコミュニケーションを図り、職場の現状や社員の人間関係を把握しておく必要があるでしょう。

こうした理由から、総務には円滑なコミュニケーションが取れる人が向いているといえます。

労務に向いている人材の特徴

労務に向いている人の特徴は、以下のとおりです。

  • 細かな作業が得意な人
  • 法律に感心がある人
  • 柔軟コミュニケーションが取れる人

総務と似ている点もありますが、労務の業務には特に正確性や確実性が求められるため、堅実な性格の人に適性があるといえます。

細かな作業が得意な人

事務処理が得意な人は労務に向いているといえますが、労務の業務では特に「正確性」と「効率的な処理能力」が求められます。労務では労働に関する法律に則って事務手続きを行うため、小さなミスでも法令違反につながる可能性があるからです。

たとえば、有給休暇には一定日数の取得義務があり、違反した場合は従業員1人につき30万円以下の罰金が使用者(会社)に課せられます。また、給与計算も従業員の生活に直結する重要な事務処理ですが、給与金額にミスがあると従業員に迷惑がかかるだけでなく、会社に対しても不信感を抱かれます。

労務は事務処理の作業量も多いので、処理の正確さに加え、Excelなどのスキルを駆使して迅速に処理できることが望ましいでしょう。

法律に感心がある人

労務の業務には、以下のような労働に関する法令の専門知識が不可欠です。

  • 労働基準法
  • 社会保険関連法
  • 労働安全衛生法
  • 雇用保険法
  • 国民年金法
  • 税法

法律の条文は不慣れだと読みづらく、専門用語も多いため知識の習得が困難です。しかしその一方で、もとより法律に興味がある人や士業系の資格取得を目指す人ならこれらの知識も習得しやすく、実務経験も積めるので労務に向いているといえます。

労務の業務を行うのに、労働法に関する知識は必須です。場合によっては、会社と顧問契約を結んでいる社労士や弁護士とやり取りすることもあるでしょう。

未経験から転職する場合はたくさん勉強しなければなりませんが、法律に興味がある人や積極的に専門知識を身に付けたい人にはうってつけの仕事といえます。

柔軟なコミュニケーションが取れる人

事務処理が多い労務には、淡々とデスクワークをするイメージがあるかもしれません。ですが、労務はあくまで会社で働く「人」に関わる部署であり、コミュニケーション能力も重要です。

前述した総務でもコミュニケーション能力が求められますが、総務では部署間の連携・調整といった会社全体を網羅する「広く・細やか」なやり取りが求められます。

一方、労務ではより「専門性の高い」コミュニケーションが大切です。社労士や弁護士などの社外の専門家や、行政窓口の担当者などを相手にやり取りする必要があります。
さらに労務担当者は、従業員の給与や個人情報を管理するからといって「自分の方が立場が上」などと勘違いせず、従業員と対等に接するよう心がけることも大切です。

総務・労務に必要なスキル・資格について

総務と労務の仕事に必要なスキルや資格にはどのようなものがあるでしょうか。転職でアピールしたり、入社してからスムーズに業務に取り組めるよう、それぞれの仕事に役立つスキルや資格を知って準備しておきましょう。

総務に必要なスキルと資格

総務の仕事をするのに必須の資格は特にありませんが、身に付けておくと業務に役立つスキルや資格を紹介します。

総務で活かせるスキル

  • 企画・調査能力
    総務は、経営陣の意思決定に必要な情報の提供や市場調査・分析を行う場合があります。たとえば経営陣が新規事業を立ち上げる際、それに関連する社会情勢や業界の動向、競合他社の動きなどを調査し上層部へ報告することが求められます。
  • コミュニケーション能力
    総務はすべての部署と関わりを持ち、「会社の顔」として電話や来客、問い合わせの一次対応を担うためコミュニケーション能力が求められます。
  • プロジェクトマネジメント能力
    総務では新しい制度の導入や業務改善など、場合によっては複数のプロジェクトを同時進行することもあるため、遅滞なくプロジェクトを進めるためにマネジメント能力が必要です。

総務に活かせる資格

  • 人事総務検定
    人事や総務の仕事の知識や実務能力を判定する民間資格。業務に関連する法律知識を体系的かつ実践的に学べるので、総務への転職を目指す人におすすめです。

参考:人事総務検定

労務に必要なスキルと資格

総務と同様、労務に必須の資格やスキルはありませんが、実務を適切に行うためには労働法に関する専門知識が不可欠です。

労務に活かせるスキル

  • 労働法や社会保険、労働保険に関する知識
    労務の業務において最も重要なのが、労働に関する法令や社会保険などに関する専門知識です。労働業務はすべて「労働基準法」と呼ばれる法律の上に成り立っています。正しく理解し実務に活かしましょう。
  • コミュニケーション能力
    労務では従業員や社外の専門家とのやり取りも発生するため、円滑なコミュニケーション能力が求められます。
  • プロジェクトマネジメント能力
    法律は社会情勢の変化に伴い頻繁に改正されるため、それに合わせて新たな制度の導入や業務改善を行う必要があります。労務では法令を守りつつ、必要な手続きやプロジェクトを遅滞なく確実に進めるためプロジェクトマネジメント能力が重要です。

労務に活かせる資格

労務の仕事におすすめの資格は以下のとおりです。

  • 衛生管理者(国家資格)
  • 社会保険労務士(国家資格)
  • 労働法務士(民間資格)

総務と労務の違いを理解して、最適な仕事を選ぼう

会社の経営要素である「人・物・金」のうち、総務は「物」、労務は「人」に関わる仕事といわれます。

総務は会社の「縁の下の力持ち」として、企業運営のバックアップや社員のサポートをする役割です。労務は、従業員が安心して働けるよう労働条件や環境を整備し、労働に関する事務処理を行う役目があります。

それぞれの特徴や違いを理解し、自分の適性にマッチする仕事に転職しましょう。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

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