2024/08/18 更新庶務の志望動機を書く際の4つのポイント｜経験者・未経験者の例文も紹介
庶務への転職を目指す際、採用担当者の印象に残る志望動機は重要です。志望動機が明確であれば、必ず転職を成功させられます。企業を選んだ理由、どのように活躍できるか、活かせるスキルなど、志望動機を作る上で必要な内容はさまざまです。
本記事では、庶務への転職を目指す上で必要な、印象に残る志望動機の書き方について4つのポイントで解説します。経験者・未経験者それぞれの例文を紹介するので、参考にしてみてください。
庶務の仕事内容
庶務の仕事は多岐にわたります。以下が主な庶務の仕事内容です。
・電話やメールの対応
営業先や社内からかかってくる電話やメールに対応します。電話では相手の会社名や部署、氏名などを正しく確認し、正確に担当者に伝える役目です。担当者が不在の際は、折り返すための連絡先を確認したり、伝言を預かるなど、場面に応じて適切な対応が求められます。
・来客対応
社外からのお客さまが訪問された際、対応をします。お客さまを応接室へ案内したり、お茶を出すのも庶務の仕事です。来客時の接客マナーやお茶出しの知識が求められます。
・書類作成
会議資料やプレゼン資料の作成をします。WordやExcelなどのソフトを利用するため、基本的なパソコンスキルが必要です。また、顧客データや売上データのまとめを任される場合もあります。
・ファイリング
資料やデータのファイリングも庶務の仕事です。誰がいつみても分かりやすいように、付箋やメモをつけてファイリングします。
・郵便物の対応や備品管理
部署宛に届いた郵便物の仕分けを担当します。また、コピー用紙や文房具など、社内の商法品管理や補充も庶務の仕事です。
伝票管理なども、庶務の仕事に含まれます。庶務は、幅広い業務を担当すると認識しておきましょう。
庶務に求められる能力
庶務には以下のような能力が求められます。
・周りへの配慮
メンバーが快適に業務に集中できる環境を作るのが、庶務の仕事です。「メンバーのために」「環境をよくするために」など、周りに対してホスピタリティを持ちながら行動する能力が、庶務には求められます。
・正確性と効率性
庶務の仕事は多岐にわたるため、効率性が求められます。また、早いだけでは意味がなく、業務をいかに正確にこなせるかも重要です。
・コミュニケーション能力
庶務は、社内メンバーだけでなく、社外の人とのやり取りも多いです。電話対応や来客対応の際、相手に合わせたコミュニケーションが求められます。庶務のコミュニケーション次第で、会社の印象を左右するため、コミュニケーション能力は必須です。
・ビジネスマナー
メール対応や電話対応、来客対応など、社外の人と接する機会が多い庶務では、ビジネスマナーは必要不可欠です。正しい言葉遣いや振る舞いなど、基本的なビジネスマナーが求められます。
・パソコンスキル
資料作成やデータ管理、伝票処理など、庶務の仕事はパソコンを利用する機会が多いです。そのため、基本的なパソコンスキルを身に付け、WordやExcelなど主流のソフトが利用できるスキルが求められます。
庶務の志望動機を書く際の4つのポイント
どのような志望動機を書けば、庶務への転職成功につながるのか気になる人は多いのではないでしょうか。志望動機は転職活動で重要な役目です。以下では、庶務の志望動機を書く際のポイントを解説します。
仕事内容を理解する
まずは、庶務の仕事内容をしっかり理解しましょう。
志望動機は「庶務の仕事をしたい理由」を伝えるための手段です。そのため、仕事内容を理解していないと「なぜ庶務として働きたいか」を明確に伝えられません。仕事内容を理解しないまま志望動機を作成してしまうと、採用担当者に庶務を理解していないと判断されてしまいます。その結果、面接で不合格になるケースは少なくありません。
面接通過のためにも、まずは庶務の仕事内容を理解し、自分がやりたいことに直結するのか確認してみましょう。
業務に活かせるスキルをアピールする
庶務の仕事を理解できたら、自分が持っているスキルをどのように仕事に活かせるかを考えてみましょう。
パソコンスキルやコミュニケーション能力、書類作成経験などさまざまなスキルが庶務の仕事に活かせます。また、保有している資格があれば、それらの資格をアピールするのも効果的です。
たとえ庶務の経験がない方でも、来客対応や電話対応、書類作成などアピールできる経験はたくさんあるはずです。自分の経験やスキルをもとに、何をアピールすべきか考えてみましょう。
その企業で働きたいという熱意を伝える
庶務の仕事をしたい理由、庶務の仕事で活かせる自分のスキルが出てきたら、企業への志望動機を考えてみましょう。
「どこの企業にも庶務の仕事はある中で、なぜその企業を選んだのか」を明確に伝えることが大切です。その企業ではないといけない理由をしっかり伝えられれば、熱意が採用担当者にも伝わり、印象に残る可能性が高くなります。
たくさんの候補者がいる中で採用担当者の印象に残ることは大切です。熱意を伝えられないと、他の候補者と比較した際、意欲が低いと判断されてしまいます。しっかり自分の言葉で、企業を志望する熱意を伝えられるよう準備しましょう。
上司や同僚など第三者からの評価を含める
庶務の仕事は、営業のように数字を作る仕事ではありません。そのため、○○％の売上目標達成など、数値で成果を伝えることが難しいです。そこで、第三者からの評価を伝えるようにしましょう。
第三者とは、上司や同僚などの評価です。「上司から資料が分かりやすいと褒められた」「ミスが少ないためチェック業務を任されるようになった」「丁寧な説明だと評価を得た」など、第三者の評価を盛り込むと説得力が増します。
日常の中で、上司や同僚から評価された記憶を思い出してみてください。
庶務の志望動機の構成
次は、庶務の志望動機を作る際の構成について解説します。構成ができれば、構成に合わせて内容を考えればいいので、志望動機を作りやすいです。反対に、構成が整っていないと志望動機が分かりづらくなります。
以下で紹介されている庶務の志望動機構成を参考にしてみましょう。
①庶務を志望する理由
なぜ庶務を志望するのか、明確にしましょう。採用担当者は、候補者がなぜ庶務の仕事をしたいのか、志望動機から見極めようとしています。
これまでの経験で何をしてきたか伝え、その上で庶務をしたいと感じた理由を伝えると分かりやすいです。
志望動機を作成する際の注意は、抽象的な表現を避けてください。「成長したい」「貴社に貢献をしたい」では、具体性がないのでイメージしにくいです。志望動機では、明確に伝えることを意識してください。
②志望理由に関連するこれまでの経験
前述したとおり、なぜ庶務を志望するのか、これまでの経験から感じたことを述べると伝わりやすいです。
たとえば、庶務経験者の場合「庶務として働く中で、メンバーをサポートする仕事にやりがいを感じ、よりスキルアップして庶務のスペシャリストになりたいと考えました」のように伝えます。未経験者の場合は「人の役に立つことにやりがいを感じるため、庶務のような企業の土台を支えるような仕事がしたいです」と伝えると効果的です。
これまでの経験で、自分自身をアピールできるものがあれば、積極的に伝えるようにしましょう。
③庶務として企業に貢献する方法
庶務としてどのように企業に貢献するかは、採用担当者が1番気になるポイントです。いくら志望動機や経験談を伝えても、企業で活躍をしてくれないと意味がありません。
現職や前職での活躍の経験や、課題を見つけて改善した経験などを話し、それらの経験を活かしながら志望企業でも活躍したいという想いを伝えましょう。ポイントは、ただ経験談を話すのではなく「そのスキルがあるから、志望企業ではこれが実現できる」と伝えることです。そうすることで、採用担当者が活躍している姿をイメージできます。
過去に、志望企業の業務内容と親和性がある業務を経験していたならば、それらも伝えてみましょう。好評価につながる可能性があります。
庶務の志望動機の例文
最後に、庶務の志望動機例文を紹介します。庶務経験者と未経験者それぞれの志望動機の例文を紹介しているので、参考にしながら志望動機を考えてみましょう。
庶務経験者の志望動機
まずは、庶務経験者の志望動機例文です。
＜例文＞
現職では、各種データの集計や資料作成、文書管理といったサポート業務を中心に庶務として勤めています。仕事にやりがいは感じていますが、組織が大きいために分業化されており、さらなるスキルアップが難しいと感じて転職活動を始めました。貴社には社員一人ひとりが大きな裁量を持って仕事に取り組める環境があると知り、自分の仕事の幅を広げながら、新しい会社・組織と一緒に成長していきたいと考えたため、志望しております。現在の業務では日常的にExcel、Word、PowerPointを利用しながら業務を行っているため、パソコンスキルには自信があります。特にExcelに関してはピボットテーブル、IF関数などを利用したフォーマット作成は、「分かりやすい」と上司からの評価もいただいており、貴社の業務でも活かしていきたいと考えています。
現職の経験や、そこで身につけたスキルをアピールしているのがポイントです。また、第三者である上司からの評価をいれることで、信用性あるスキルを伝えられています。
庶務未経験者の志望動機
次は、庶務未経験者の志望動機です。
＜例文＞
現在の会社では自社開発アプリの営業を担当しながら、提案資料の作成や営業活動で発生した経費精算などの処理も担当していました。営業職でやりがいを感じていた一方で、メンバーの資料作成の補助や事務作業に楽しさを感じる機会が増え、幅広い業務をしながらメンバーの働きやすい環境を作る庶務の仕事に興味を持つようになりました。その中で、貴社を志望する理由は、パーパスに共感をしたからです。貴社が目指すパーパスが、私がビジネスマンとして成長したい目標を実現するための道のりに合致しているため、自分の目標を叶えながら会社の成長に貢献できると考えました。庶務の経験はないですが、営業職で培ったコミュニケーション能力とパソコンスキルは、必ず貴社でも活かせると感じています。少しでも早く庶務の仕事を理解し、貴社で活躍できるよう入社後も積極的に学び続けます。
前職の経験が庶務ではなくても、活かせる経験があることをアピールすることが大切です。また、なぜ庶務を志望しているのか、なぜ企業を志望しているのか、明確に伝えるようにしましょう。
庶務の志望動機を書く際に避けるべき内容
現職や前職を批判する内容や、福利厚生への不満を理由とした転職を志望動機として伝えるのはやめましょう。転職理由の本音であっても、採用担当者に伝えるとマイナスな印象になりかねません。
＜志望動機NG例＞
庶務の仕事を志望する理由は、残業時間が少ないからです。現職では営業の仕事をしていましたが、お客さま都合での商談が多かったため、定時後の商談やミーティンが多く、プライベートの時間を確保できませんでした。貴社では、従業員の働き方を重要視した勤務形態を取り入れているため、残業時間が少なく、就業後の時間を楽しんでいるメンバーが多いと伺っています。また、貴社の福利厚生は充実しており、安心して働けると考え、貴社を志望しております。
前職の文句や、企業を志望する理由が残業時間や福利厚生だけでは、採用担当者にいい印象を与えません。なぜその企業に入社したいか、事業内容や身につられるスキルを伝えるようにしましょう。また、企業の社風に惹かれたなども志望動機にはオススメです。
完璧な庶務への志望動機を作って、転職を成功させよう
志望動機は、転職活動において重要です。採用担当者の心をつかむ志望動機が、転職成功の鍵になります。志望動機では、なぜ庶務になりたいのか、なぜその企業に入社したいのか、入社後どのような活躍ができるかなど、明確に伝えましょう。
曖昧な表現を避け、具体的に伝えることであなたの熱意が伝わり、転職成功につながります。
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