2024/09/01 更新事務職とは？仕事内容と求められるスキル、転職成功の秘訣
事務職は、さまざまな業界で欠かせない役割を果たす重要な職種です。日々の業務をスムーズに進めるための調整役として、多岐にわたるタスクをこなす事務職は、企業運営の土台を支えています。
本記事では、事務職の具体的な仕事内容や必要とされるスキルに加え、転職を成功させるためのポイントについて詳しく解説します。
事務職とは？
事務職とは、企業や組織の運営のサポートを担う重要な職種です。主に事務処理や文書作成・データ入力・電話応対・スケジュール管理などを担当します。これらの業務を通じて、他の部門やチームが円滑に業務を遂行できるよう、サポートするのが主な役割です。
事務職は、正確さや効率性が求められるため、細かな作業に対する注意力やコミュニケーション能力が必要とされます。また、多様な業務をこなす柔軟性も求められることが多い職種です。
事務職の仕事5種類
事務職には、さまざまな種類があります。それぞれ異なる専門知識やスキルを必要とするのが特徴です。どの種類の事務職も一般的には、企業の円滑な運営を支える重要な役割を果たしており、業務内容も多岐にわたります。
ここでは、事務職の代表的な5種類の仕事について、違いが分かるよう詳しく解説します。
一般事務
一般事務は、企業内のさまざまな部門のサポートを担う職種です。主な業務は、文書作成・データ入力・ファイリング・電話応対などで、業務の円滑な運営を支えます。
とくに、文書作成やデータ入力では正確さが重視されるため、丁寧さや細心の注意が必要です。また、電話や来客対応では柔軟な対応力が不可欠なため、ビジネスマナーやコミュニケーション能力も求められます。
さらに、一般事務は業務の幅が広く、日々変化するニーズに対応するため複数のタスクを同時に処理する場面が多いです。時間管理能力や優先順位の判断力が必要になります。
経理事務
経理事務は、企業の財務管理をサポートする重要な職種です。主な業務には、日々の入出金管理・仕訳入力・請求書や領収書の処理・給与計算が挙げられます。これらの業務では、正確なデータ管理が求められ、少しのミスも許されません。
また、財務に関する基礎知識や、Excelなどのソフトウェアスキルが必要不可欠で、数字を扱う強さも求められます。とくに、決算や税務申告時期には業務が集中するため、効率的な時間管理能力も重要です。経理事務は、企業の経営基盤を支える役割を果たし、高い貢献度を実感できるのが特徴の事務職になっています。
人事・労務事務
人事・労務事務は、企業の人材管理をサポートする職種です。主な業務には、採用活動の補助・従業員の勤怠管理・給与計算・福利厚生の手続きが含まれます。これらを通じて、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整え、企業の効率的な運営を支えているのが特徴です。
また、人事に関する法律や規定の理解が必要で、労働環境の整備やコンプライアンスの遵守も重要な役割の一つとされています。また、従業員との円滑なコミュニケーションが求められ、相談対応や問題解決の場面で信頼関係を築く力が必要です。人事・労務事務は、企業全体のパフォーマンス向上に寄与する重要な職務と言えます。
総務事務
総務事務は、企業全体の運営を円滑に進めるための幅広い業務を担当する職種です。具体的には、施設管理や備品の購入・管理、社内イベントの企画運営・契約書の管理など、業務内容は多岐にわたります。総務部門は、企業の「縁の下の力持ち」として、各部署が効率的に業務を進められるようサポートし、問題が発生した際には迅速に対応します。
また、他部署との連携が必須であり、組織全体を見渡す広い視野や問題解決能力が求められます。業務の幅が広く、毎日異なるタスクに取り組むことが多いため、柔軟な対応力と優れたマルチタスク能力が必要です。総務事務は、企業の基盤を支え、日々の運営を円滑にする重要な役割を果たします。
営業事務
営業事務は、営業部門をサポートする役割を担い、見積書や契約書の作成・顧客管理・営業スタッフのスケジュール調整・受発注業務を担当します。営業担当が、業務に集中できるような環境を整えたり、円滑に進むようサポートする役割を求められる事務職です。
とくに、書類作成においては外部関係者にも提出するものが含まれるため、正確さとスピードが重要となります。小さなミスが営業の際の致命傷になることもあり、細心の注意が必要です。
また、顧客対応も重要な業務に含まれ、円滑なコミュニケーション能力やビジネスマナーが求められます。営業部門との連携を図りながら、営業活動の効率化をサポートするのが営業事務の大きな役割です。
事務職の給料は？
事務職の全国的な平均年収は、約300～400万円程度とされています。職種・企業規模・経験年数や勤務地などにより差はありますが、一般事務職の場合は年収300万円台が一般的です。
一方で、経験年数を重ねたり管理職などの役職に就いた場合は、年収400～500万円以上になる場合もあります。他にも、都市部や大企業での勤務・経理や人事といった専門性の高い事務職なら、一般的な年収よりも多くなる傾向が高いです。
事務職への転職を検討する際には一般的な年収を基準に、勤務地・企業規模・求められるスキル・経験値に応じた相場を確認しましょう。
参考：賃金構造基本統計調査 / 令和３年賃金構造基本統計調査 一般労働者 職種｜e-Stat
▼事務職の給料について詳細を知りたい方はこちら
事務職に求められるスキルとは？
事務職では、多岐にわたる業務を効率的にこなすために、さまざまなスキルが求められます。とくに重要なのは、パソコンスキルやコミュニケーションスキル、そして迅速かつ正確に作業を進める能力です。
ここでは、これらのスキルがなぜ重要であり、どのように活かされるかについて詳しく解説します。
パソコンスキル
パソコンスキルは、事務職において不可欠です。おもに、WordやExcelといったオフィスソフトの使用が求められ、文書作成・データ入力・資料作成がメインの業務となります。これに加え、データ管理や分析にも対応できるスキルがあると、業務効率が大幅に向上し重宝される人材にもなります。
最近では、クラウドサービスやデジタルツールの活用が増えており、これらのツールを効果的に使いこなすことで、チーム全体の生産性を高めることが可能です。基本的なパソコンスキルだけでなく、ITリテラシーを高めることでより複雑な業務にも対応できるようになり、キャリアの幅を広げられます。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルは、事務職において非常に重要です。日々の業務では、社内外のさまざまな人と連絡を取り合う機会が多く、メールや電話・対面での対応を通じて円滑なコミュニケーションを取ることが求められます。とくに、上司や同僚・顧客とのやり取りでは、正確な情報伝達と適切な言葉遣いが重要です。また、聞く力も大切で相手の意図を正確に把握し、適切な対応を行うことで信頼関係を築くことができます。
さらに、問題が発生した際には迅速かつ冷静に対応し、円滑に解決へと導く力が求められます。これにより、業務の効率化や職場環境の改善に貢献し、チーム全体のパフォーマンスを向上させるサポートが可能です。
迅速性・正確性
迅速性・正確性は、事務職でとくに重要視されるスキルです。多くの業務は時間に制約があり、スピーディーに効率よく進めることが求められますが、同時に高い正確性を維持することも必要となります。ミスが許されない書類作成やデータ入力では、細心の注意を払って作業を進めることが不可欠です。
また、期限が厳しい業務においては、効率的な時間管理と優先順位の判断が重要となります。事務職は、マルチタスクになりやすい職種のため、これらのスキルを兼ね備えることが要求されるのが特徴です。業務の信頼性を高めて、チーム全体のパフォーマンス向上へ貢献しましょう。
事務職で働くメリットとデメリット
ここでは、事務職特有のメリットとデメリットについて解説します。事務職の特性をより深く理解して、それぞれの利点と課題について把握しましょう。
事務職で働くメリット
事務職は、未経験でも挑戦しやすく、安定した働き方ができるなど、多くのメリットがあります。具体的には以下のポイントが挙げられます。
未経験の人でも挑戦しやすい
事務職は、特別な資格や専門知識が不要で、多くの企業が未経験者を歓迎しており挑戦しやすいです。基本的なパソコンスキルやコミュニケーション能力があれば、即戦力として活躍できる場合が多く、初めて就く職種としても人気があります。
企業によっては、充実した研修制度が設けられており、入社後に必要なスキルを習得できるため、スムーズに業務に取り組むことができるのも特徴です。未経験からでも挑戦しやすい環境が整っているため、事務職は多くの人にとって理想的なスタート地点と言えます。
さらに、事務職はさまざまな業界で必要とされているため、経験を積むことで転職やキャリアチェンジの機会が増え、安定した職業としても魅力的です。
ワークライフバランスと両立しやすい
事務職は残業が少なく、ワークライフバランスを重視する人にとって理想的な職種です。家族との時間やプライベートな時間を確保しやすく、生活リズムも安定します。
急な出張や転勤が発生しにくいことから、安定した生活リズムを長期的に維持したい人にとって魅力的な職種です。とくに、子育て中の人や趣味に時間を使いたい人にとっては、無理なく仕事とプライベートの生活を両立できます。また、事務職は多くの場合、土日祝日が休みとなる企業が多いため、週末に趣味やリフレッシュを楽しみたい人にもおすすめの職業です。
このように、事務職は家族やプライベートな時間を確保して、働きながら生活の質も維持したい方から、支持されています。
スキルアップが可能
事務職では、日々の業務を通じてさまざまなスキルを習得できます。たとえば、パソコンスキルの向上や、業務効率化を図るための新しいソフトウェアの利用方法を学ぶことが可能です。
また、社内外とのコミュニケーションを通じて、ビジネスマナーやプレゼンテーション能力も身につきます。これらのスキルは、他の職種への転職やキャリアアップにも役立つため、将来的にキャリアアップを目指す方にもおすすめです。
さらに、経理や人事など、特定の業務に精通することで専門性を高め、スペシャリストとしてのキャリアを築くこともできます。スキルアップの機会が得られ、自分のキャリア目標に合わせて成長したい方にぴったりな職種です。
事務職で働くデメリット
一方で、事務職にはデメリットもあります。これらのデメリットにどう向き合うかが、長期的なキャリア形成の鍵となります。メリットだけでなく、デメリットにも目を向けてみましょう。
ルーティンワークが多く飽きやすい
事務職は、毎日同じような作業を繰り返すルーティンワークが多いため、飽きやすい傾向にあります。
とくに、単調なデータ入力や書類整理などが中心の場合、仕事に対するモチベーションを維持するのが難しくなります。クリエイティブな業務や変化を求める人にとっては、物足りなさを感じてしまいやすいです。
やりがいを感じるには、自分なりの工夫や業務改善の提案を積極的に行いましょう。たとえば、業務効率化のための新しいツールの導入や、業務プロセスの見直しなどを提案し、職場全体の改善に貢献すると、充実感を得られます。
自己成長の意識を持ち続けることで、ルーティンワークに対する飽きを防ぎ、やりがいを見つけることが可能です。
キャリアが停滞しやすい
事務職は、長期間同じ業務を続けるうちにキャリアが停滞していると感じることがあります。とくに、業務内容がルーチン化されている場合、新しいスキルや知識の習得が難しく、職務内容が単調になりがちです。昇進やキャリアアップの機会が限られていることも多いため、結果としてキャリアの成長が見込めず、将来的な展望に不安を感じることも少なくありません。
そのため、意識的に自己研鑽を続けることや、新たな挑戦を求める姿勢が重要です。たとえば、業務に関連する資格を取得したり、社内外の研修やセミナーに参加することで、自分の市場価値を高めることができます。取り組みを通じて、継続的な成長を目指しましょう。
ストレスがかかりやすい
事務職はプレッシャーを感じやすく、ストレスが溜まりやすい職種と言えます。業務には、正確さや迅速さが求められるケースが多く、ミスが許されない場面が頻繁にあるからです。
同時に複数のタスクをこなさなければならない場合も多いですが、業務の精度は同様に求められるため、よりプレッシャーがかかります。
これらのストレスを適切に管理するためには、効率的な業務フローの確立が重要です。また、ストレス発散のためのリフレッシュ方法を見つけることも大切になります。自身で適切なストレス管理を行うことが、事務職で長期的に活躍するには必要不可欠です。
未経験でも事務職に応募できる？
未経験でも事務職に応募することは可能です。事務職は、特別な資格や専門知識が不要で、多くの人が挑戦しやすい職種と言われています。そのため、とくに未経験者にとっても魅力的な職種の1つとなっています。
しかし、その人気の高さから、応募者が多く集まる傾向があり、結果として経験者が優遇されることが少なくありません。
とくに、競争が激しい職場では、パソコンスキルや実務経験がある応募者が採用されやすいケースが多いです。未経験から事務職に挑戦する場合には、基本的なスキルの習得や短期の職業訓練を受けることで、他の応募者と差別化を図ることが重要になります。
▼事務職の転職について詳しく知りたい方はこちら
事務職への転職を成功させる方法
事務職への転職を成功させるためには、しっかりと準備を整えることが重要です。とくに未経験者にとっては、スキルを磨き、転職エージェントをうまく活用することが、競争を勝ち抜くためのカギとなります。ここでは、事務職への転職を成功させる方法を解説します。
スキルを磨く
事務職で成功するためには、基本的なパソコンスキルやビジネスマナーを確実に身につけましょう。とくに、ExcelやWordの操作は必須です。加えて、データ管理やプレゼンテーション作成のスキルは、実務で大いに役立つため身に着けておくのがおすすめです。
また、最近では、クラウドサービスやデジタルツールの利用が増えており、これらの技術に精通していることが他の候補者との差別化に繋がります。
オンラインで受講できる講座や、職業訓練校のコースを活用して、実践的なスキルを磨くことがおすすめです。スキルアップを継続的に行うことで、未経験者でも事務職において即戦力として活躍することが可能になります。
転職エージェントを利用する
転職エージェントを活用することは、事務職への転職を成功させるための効果的な方法です。転職エージェントは、求職者の強みを最大限に引き出し、最適な求人情報を提供してくれます。
とくに、事務職のように応募者が多い職種では、エージェントを通じて応募することで、他の候補者よりも優位に立てる可能性が高まります。さらに、面接対策や書類添削といったサポートを受けることで、選考の通過率を高めることが可能です。
以下に、事務職の転職に強いおすすめの転職エージェントを3つ紹介します。
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