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2024/06/23 更新

事務(じむ)とは?仕事内容、種類、メリット・デメリットなどを紹介

「事務」という言葉を聞くと、一般事務や営業事務などの事務職を思い浮かべる人も多いでしょう。就職や転職で「事務」を探す場合には仕事内容、種類を知っておくことは重要です。

本記事では「事務」の中でも人気のある「一般事務」の仕事内容やメリットデメリット、一般事務以外の事務の仕事内容を紹介します。仕事に就いてから、こんなはずではなかったとならないためにも、事務の仕事内容を知り、就職や転職の参考にしてください。

事務とは簡単に言うと?

職業としての「事務」とは、事務職と言われています。企業により事務の仕事内容はさまざまですが、書類や伝票の作成・処理、データ入力、電話対応、来客対応などの業務全般を担うのが一般的です。営業職のように会社の業績に直接貢献することはありませんが、他の社員のサポートをする縁の下の力持ちのような役割です。

配属される部署や職種により、一般事務、営業事務、経理事務、医療事務、貿易事務などのように呼び名が変わり仕事内容も異なります

「事務(じむ)」の意味

事務には主に2つの意味があります。

  1. 取り扱う事柄や仕事
  2. 役所や会社において、書類や帳簿の作成・処理をすること。

事務職の場合、②に該当し、主に机の上で作業をする仕事を指します。使い方としては「事務を引き継ぐ」「会社で事務の仕事を担っている」と言います。

「事務」の英語表現

「事務」は英語で「office work」「desk work」と言います。しかし、どちらも職種を表す言葉ではありません。

職種を聞かれた際には「clerical job」または「clerical work」と言うのが適切です。たとえば「私は事務職で働いています」と言う場合には、「I’m working in a clerical job」と言います。

一般事務とは?

一般務とは事務職の中でも、最も基本的な職種です。一般事務は特別な資格やスキルは不要で「未経験者可」で求人が出ていることから、人気の職種です。反面、人気の職種であるため、就職や転職の競争率は高い職種でもあります。

主な仕事内容は下記のとおりで、広範囲に渡ります。

  • 社内外の必要書類の作成・管理
  • 電話・メール対応
  • 来客対応
  • パソコンを使用してデータ入力
  • 伝票処理・整理
  • 郵便物・FAXの管理
  • 備品や消耗品の管理・発注

一般事務に向いている人

一般事務は会社や部署の事務処理全般を担い、円滑に業務が進むようにサポートする役割があります。一般事務をする人は「人の役にたちたい」「手助けしたい」と言うホスピタリティを持った人が向いていると言えます。常に物事を先読みして行動できる人も活躍できるでしょう。

データ入力や伝票処理などに関しては正確さが求められるため、確実性、慎重さを持って取り組める人が向いています。

また、一般事務にはコミュニケーション力も求められます。社員とのコミュニケーションをとることで、仕事はスムーズに進みます。受付業務や電話対応もあるため、コミュニケーション力に加え、基礎的なビジネスマナーを持っているとより役立つでしょう。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は先に述べたように、広範囲にわたりますが、一つひとつは難しい業務ではありません。ここからは、一般事務が具体的にどのような仕事をするのかを解説します。仕事内容を見て、一般事務の仕事を具体的にイメージしてみましょう。

書類作成

一般事務で行う書類作成は、基本的には会社が用意しているフォーマットに入力していく仕事です。作成する書類は取引に関する見積書や請求書、会議の議事録、決算書類、社内外への案内など、さまざまな種類があります。基本的には、会社で使用するあらゆる書類の作成をします。

たとえば会議資料の場合、資料作成だけではなく、印刷をして必要部数コピーを取り、従業員に配布するなどの作業も含まれます。

書類管理(ファイリング)

作成した書類や資料を管理するのも一般事務の仕事です。種類別、日別に誰が見てもわかりやすく、探しやすいようファイルに分類するファイリングを行います。会社で取り扱う書類は、会社で起きたことの証拠となるため、わかりやすく整理整頓するスキルが求められます。

また、書類によっては保管期間が定められているものもあるため、保管期間をきちんと把握し、不要となった書類は処分するなどの管理が必要です。

電話やメール対応

必要に応じ会社の代表電話にかかってきた電話を部署に繋いだり、メールの対応を行います。電話やメール対応には自分宛のものも含まれます。電話は「会社の顔」とも言えます。電話に慣れていない人もいると思いますが、落ち着いて明るく話し、丁寧な応対をすることが重要です。

たとえば、電話がかかってきた場合「お電話ありがとうございます」と言ったあと、「会社名」と「自分の名前」を伝えます。相手の「会社名」と「名前」をメモに取り、復唱するというのが、一連の流れです。

来客対応

会社にはさまざまな来客があり、取引先相手など会社に来た方の対応を行います。指定されている会議室や待合スペースなどへのご案内をして、飲み物の準備をすることもあるでしょう。来客対応に加え、会議室などの準備や片付けも事務の仕事に含まれます。

来社される方の会社名や名前、どこにご案内するかなどを把握しておき、失礼のない対応ができるよう、準備しておく必要があります。

データ入力

現在、企業では多くの情報をデータ管理しています。データ入力は、顧客の情報や部署の売り上げデータなどをパソコンに入力する仕事です。一般事務が担うデータ入力の内容や量は、会社によって違いが大きいです。

データ入力にはスピードやタイピングのスキルも重要ですが、ひとつのミスが大きなトラブルを招く可能性もあるので、正確性が求められます。

また、指示があれば資料作成などに使用するデータの収集などを行います。

伝票処理・整理

伝票処理は取引により発生するお金の動きを、伝票に入力、整理する仕事です。

会社で必要となるお金やモノの流れにより、伝票の種類が異なり、取引内容により伝票を使い分ける必要があります。主な伝票は入金伝票・出金伝票・仕入伝票・売上伝票・振替伝票の5種類です。以前は紙の伝票に手書きで記入していましたが、近年は伝票作成ソフトやExcelで入力する会社も増えています。

なお、経理担当者がいる会社では、伝票処理は一般事務が担当しない場合もあります。

郵便物の発送・受け取り

郵便物に関する仕事は、主に発送と受け取りの2種類です。受け取りは、会社に届いた郵便物の宛先・送り主を確認し、担当者や担当部署ごとに仕分けをして届けます。発送は、各部署からの郵便物を取りまとめてポストへの投函や郵便局での発送をする仕事です。

会社には毎日多くの郵便物が届き、中には重要書類、機密書類などがあるため、郵便物の取り扱いには注意が必要です。

会社によっては発送する郵便物の準備から行うケースもあります。

備品発注・管理

備品の発注・管理は文房具や備品などの在庫を定期的に確認し、不足があれば発注します。パソコンやコピー機などのOA機器の管理も含まれます。コピー用紙の在庫確認と発注、機器類に不具合があればメンテナンスの依頼をします。

会社の業務の流れを把握して、先を読んで行動する必要があります。たとえば、イベント前にはコピー用紙を通常より多く使うので、いつもより多く発注するようにすると、業務がスムーズに進みます。

一般事務の1日の仕事の流れ

一般事務の一日の業務内容をイメージしてみましょう。

8:45 出社

メール確認や1日のスケジュール確認

9:00 始業

書類作成やデータ入力など、集中力が必要な仕事をします。合間には電話対応や来客対応をすることもあります。

12:00 お昼休憩

お昼休憩は同僚とランチをしたり、お弁当を持参して休憩室で食べて、1時間休憩をとります。

13:00 午後の業務開始

午前中の業務が残っている場合には引き続き行います。会議や打ち合わせの準備、

午前中に届いた郵便物の仕分けや、郵便物の発送、備品の確認などの業務をこなします。

17:00 業務終了

翌日の業務内容を確認し、基本的には定時退社できます。急ぎの資料作成などが

必要な場合には、残業することもあります。

18:00 退社

一般事務で働くメリット

一般事務は求人の数も多く、特別な資格が必要ではないため、人気のある職種の一つです。ここからは一般事務で働くメリットについて紹介します。

未経験の人でも挑戦しやすい

一般事務の仕事は、専門性の高い業務がなく、知識が必要となることも少ないです。また、仕事内容はルーチンワークとして確立していることが多いため、未経験の人でも挑戦しやすいのです。未経験可能という求人も多いため、フリーターの人や飲食店やアパレルで接客をしていた人が、初めてオフィスに入って働く場合に、一般事務は向いていると言えます。

基本的なパソコンのスキルやコミュニケーション力がある人であれば、挑戦しやすいでしょう。

基本的に残業は少ない

一般事務の仕事はルーチンワークとして確立していることが多いため残業は少ないです。1日の仕事内容を時間内にこなせるように調整できれば、基本的には残業がなく、定時で帰れます。

残業が少ないため、仕事後のスケジュールも立てやすいのも一般事務が人気の理由です。習い事や友人との食事など、仕事後の時間を有意義に使いたい人や、家事や子育てに時間を割きたい人には最適と言えます。

一般事務で働くデメリット

一般事務は人気の職種ですが、メリットばかりではありません。ここでは、一般事務で働くデメリットについて紹介します。デメリットも理解したうえで働けば、デメリットを受け入れやすくなるでしょう。

ルーチンワークでつまらない

一般事務の仕事はやるべきことが決まっているため、毎日同じことの繰り返しをすることに「つまらない」と感じる場合があります。特に派遣社員やアルバイト、パートで働く場合、ルーチンワークの仕事は地味になりがちです。クリエイティブな仕事をしたい人や、積極的に自分の意見を言いたい人にはあまり向いていないかもしれません。

正社員の場合には、頑張り次第では仕事の幅を増やしたり、提案を受けてもらえることもあります。

会社から評価されにくい

一般事務の仕事は、直接的に会社の売り上げなどの数字に直結する業務はないため、会社から評価されにくいです。たとえば、営業職などは実績が数字でわかりますが、一般事務の仕事は数値として見えにくい仕事です。社内評価制度のある会社を選択したり、キャリアを積んでキャリアチェンジを視野に入れて働くのも良いでしょう。

また、一般事務の仕事は「縁の下の力持ち」のような役割なので、周りから感謝されたり、必要とされていると感じることで、やりがいを見出すこともできます。

一般事務の給料(年収)

一般事務の年収は正社員の場合、3,182,621円(※1)です。平均月収にすると229,828円、時給にすると1,447円です。この数値を参考に、派遣やパート、アルバイトを目指す人は求人を探してみると良いでしょう。

しかし、この数値はあくまでも参考にすぎません。経験者か未経験者かで給料が変わることがあります。未経験の場合、派遣やパート、アルバイトの時給は1,000円前後の場合もあります。一定の経験を積んでいる場合では、年収が400万円以上になるケースもあり、経験やスキルが評価される場合もあるのです。

また、地域によって最低賃金が異なるため、勤務地域によっても給料は変わります。

(※1)参考:「マイナビキャリレーション」

一般事務に求められるスキル

一般事務に求められるスキルとして「コミュニケーション力」「PCスキル」「迅速性・正確性」の3つが挙げられます。ここからは一般事務に求められるスキルについて解説します。

コミュニケーション力

一般事務は人と関わる機会も意外と多く、コミュニケーション力は非常に重要です。事務の仕事と聞くと、パソコンと向き合って黙々と仕事をすると考える人もいるかもしれません。実際には社内の人から仕事の依頼を受けたり、電話やメール対応、来客対応で社外の人とも関わることが多いのです。

ビジネスマナーを守ることや、相手の意図を正確に理解する、自分の要件を正確に伝えるという能力は、必要不可欠です。

PCスキル

一般事務の仕事はほぼパソコンを使って行われるため「ウィンドウズ(Windows)」パソコンの基本操作ができる必要があります。また、業務で頻繁に使用される「エクセル(Excel)」や「ワード(Word)」を最低限使えるだけのスキルが必要です。正確な文字入力をするための「ブラインドタッチ」もできる方が良いでしょう。

各業務に専用ソフトを使っている会社の場合には、入社後に専用ソフトの使い方を覚える必要がでてきます。

迅速性・正確性

一般事務の代表的な仕事である「データ入力」「資料作成・管理」「ファイリング」は迅速性・正確性が求められます。幅広い業務を同時に依頼されることも多く、それぞれの業務を迅速かつ正確に終わらせる必要があります。

一つひとつの仕事に時間をかけすぎてしまうと、時間内に終わらないこともあるため、何時までに終わらせるというスケジューリングを立て、効率的に仕事をするのがポイントとなってきます。

その他の事務の種類

「事務」の仕事は、一般事務以外の種類もたくさんあり、仕事内容が異なります。ここからは他の事務職の仕事内容について解説します。一般事務より自分に向いている職種などが見つかるかもしれないので参考にしてください。

営業事務

営業事務は、営業職の人をサポートするための事務を行います。営業職は商品やサービスを売り、会社の利益を上げる仕事です。商品やサービスを売るために必要な、見積書や発注書、請求書の作成、発送をするのが営業事務です。商品を取り扱う場合には在庫の管理や発送までを行います。時には商品をプレゼンするための資料作成を任されることもあります。

営業活動をすることはありませんが、顧客との電話やメールのやり取り、来客対応が必要なため、コミュニケーション力も求められます。

経理事務

経理事務は、会社のお金を管理するために、書類を作成・チェック、整理する仕事です。日々の現金出納(入金・出金)、伝票の仕分けや整理、経費精算、帳簿の作成などを行います。ときには、銀行に直接行って入出金や振込などの手続きをすることもあります。

会社によっては、決算に関わるような大きな金額を扱う重要性の高い仕事をすることもあり、その場合には会計や税金に関する専門的なスキルを求められるケースもあります。

総務事務

総務事務は社内環境を整えるために必要なものを準備・管理する仕事です。コピー用紙や文房具などの備品の管理・発注、デスクやパソコンなどの管理をはじめ、オフィスの防犯・防災対策も担当します。社内行事の企画運営や株主総会の準備、福利厚生の手続きなども総務事務の仕事です。

総務事務は、会社の運営がスムーズに進むように周囲のことを考えて行動したり、心配りのできる人が向いています。

貿易事務

貿易事務は輸入・輸出に関する煩雑な仕事の事務手続きをする仕事です。通関に関する書類の作成や申請、船や飛行機などの輸送手段の手配、届いた商品の管理などが挙げられます。専門的な資格は必要ではありませんが、輸出・輸入に関する法的な知識は必要です。

また、海外とのやり取りをするにあたり、語学力や外国語での書類作成などができるスキルが必要なため、事務職の中でも専門性の高い仕事のひとつです。

学校事務

学校事務は小中学校、高校、大学、専門学校などの学校法人や、教育機関で働く事務職です。入退学や転校、奨学金の事務手続きや、教材の発注・管理、保護者向けプリントの作成を行います。小規模な学校であれば、経理業務や人事業務も行う場合があります。大学のように大規模な学校になると、事務の仕事内容が多くなるため「学生課」「教務課」「人事課」などと細分化されています。学校事務の中でも、配属される部署により業務内容が異なるのです。

医療事務

医療事務は病院、クリニック、診療所などの医療機関での事務の仕事です。主な仕事内容は、窓口での受付や会計、カルテの作成、診療報酬の請求、電話対応などです。事務処理の能力はもちろんのこと、患者さんに寄り添って行動できる人が医療事務には向いています。医療事務は人気が高く求人数が多いのも特徴です。

医療事務を行うにあたっての必須の資格はありませんが、診療報酬請求事務能力検定試験を取得していると採用面や給与面で優遇されることが多いです。

自分に合った事務職を見つけてチャレンジしてみましょう

事務にはさまざまな種類があり、職種により仕事内容も異なります。事務職の中でも一般事務は人気が高く求人も多いのが特徴です。直接的に会社の売上に直結する仕事ではありませんが、縁の下の力持ちとして会社の運営を支える重要な仕事です。コツコツと作業をすることが得意な人や、人のために役に立ちたい人にも向いています。

この記事を参考に、自分に合う事務職を見つけ、条件をしっかり確認して応募してみましょう。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。