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2024/03/22 更新

事務の志望動機を書く際のポイント|種類別に経験者・未経験者の例文も紹介

事務職への転職や就職を考えている人は、志望動機をどのように書けばいいか悩んでいる人も多いでしょう。志望動機は採用担当者に自分のことを知ってもらい、印象に残る内容である必要があります。

この記事では事務の種類ごとの仕事内容、志望動機を書く際に抑えておきたいポイントについて解説します。志望動機の例文は経験者と未経験者に分けて紹介しています。この記事を参考に志望動機の書き方のポイントを押さえて、転職や就職につなげてください。

事務の種類別にみる仕事内容と求められるスキル

事務の仕事は種類別に仕事内容も異なります。多くの企業がPCでデータなどの管理しているため「ウィンドウズ(Windows)」PCの基本操作ができるスキルは必須です。ここからは業務の種類別に見る仕事内容と求められるスキルについて解説します。

一般事務

一般事務の広範囲に渡り、主に以下の仕事内容が挙げられます。

  • 社内外の必要書類の作成・管理
  • 電話・メール対応
  • 来客対応
  • PCを使用してデータ入力
  • 伝票処理・整理
  • 郵便物・FAXの管理
  • 備品や消耗品の管理・発注

一般事務はデスクワークが中心で、データ入力や書類作成をするための、「ウィンドウズ(Windows)」PCの基本操作ができるスキルは必須です。迅速で正確な事務処理能力に加え、コミュニケーション能力も求められます。

営業事務

営業事務は営業部門のサポートをする仕事です。主に以下の仕事内容が挙げられます。

  • 受発注や契約関連の書類作成
  • 受注・出荷の管理
  • 書類作成やデータ集計
  • 在庫管理
  • 顧客管理
  • 来客応対
  • 電話応対
  • メール応対

書類作成やデータ集計ではPCの基本操作に加え、データ集計などをするために「エクセル(Excel)」や「ワード(Word)」などが使えると、なお良いです。営業事務は顧客との電話・メール対応も多いため、コミュニケーション能力も求められます。

経理事務

経理事務は経理スタッフの補助として、経費や売上金の管理を中心に事務作業を行う仕事です。主に以下の業務サポートが挙げられます。

  • 出納記帳・管理
  • 日常的な伝票の整理
  • 売掛金・買掛金の処理
  • 給与計算
  • 税金申告等の業務
  • データ入力

求められるスキルとしては、PCの基本操作は必須です。経理事務に必須の資格はありませんが、経理に関わる仕事全般を担うため、簿記の資格や税務知識があると、仕事に役立てられます。

総務事務

総務事務は社内環境を整えるために必要なものを準備・管理する仕事です。主に以下の仕事内容があり多岐に渡ります。

  • 備品の管理・発注
  • オフィスの防犯・防災対策
  • 福利厚生業務
  • 電話やメール応対
  • 来客応対
  • 社内行事の企画運営
  • 株主総会の準備

コミュニケーション能力や、PCの基本操作に加え、臨機応変な対応も求められます。総務には他の部署で対応していないさまざまな案件が舞い込むことがあるため、適切な対応をする必要があります。

貿易事務

貿易事務は輸入・輸出に関する煩雑な仕事の事務手続きをする仕事です。主に以下の仕事内容が挙げられます。

  • 通関に関する書類の作成や申請
  • 船や飛行機などの輸送手段の手配
  • 出荷・納入の管理
  • 届いた商品の管理
  • 電話やメール応対
  • 来客応対

書類作成に関するPCの基本操作や、それぞれを適切に実行できるスケジュール管理の能力が求められます。また、海外とのやりとりのため、語学力や外国語での書類作成などができるスキルが必要です。

医療事務

医療事務は病院、クリニック、診療所などの医療機関での事務の仕事です。病院の種類にもよりますが、患者対応に関する事務や、医師、看護師のサポートをする以下」のような業務を行います。

  • 窓口での受付や会計
  • カルテの作成
  • 診療報酬の請求
  • 各種手続き業務
  • 書類作成
  • 電話対応

医療事務を行うにあたっての必須の資格はありませんが、診療報酬請求事務能力検定試験を取得していると採用面や給与面で優遇されることが多いです。

事務の志望動機を書く際のポイント

事務職は求人数に対して応募者が多い職種です。採用のためには、自分の強みやその企業にとって必要な人材と思ってもらえるようにアピールする必要があります。職種によって、求められている人材も異なります。ここからは、事務の志望動機を書く際のポイントについて解説します。

仕事内容を理解する

事務職の仕事内容は、職種や業界により異なり、求められるスキルもさまざまです。志望動機は自分が応募する会社の仕事内容を理解していると伝わるような、説得力のある内容にする必要があります。

たとえば、医療事務であればある程度の医療の知識が必要です。貿易事務の場合には、語学力も求められます。

仕事内容を理解した上で「なぜ事務職に就きたいのか」をアピールできる志望動機を書かないと、説得力がありません。まずは、仕事内容を理解することから始めましょう。

業務に活かせるスキルをアピールする

仕事内容を理解したら、その仕事に活かせるスキルや自分の強みをアピールしましょう。

たとえば、貿易事務であれば「留学経験があり、語学力に自信がある」経理事務であれば「簿記資格の保有」など、仕事内容に役立つスキルをアピールするといいでしょう。

また、事務職は未経験可という募集も多くあります。事務職が未経験でも、仕事に活かせる強みがある場合には、志望動機としてアピールしましょう。

その企業で働きたいという熱意を伝える

志望動機を伝えるうえで大切なのは、その企業で働きたいという熱意を伝えることです。採用担当者は「この人物は企業でどのような活躍ができるか」という点に注目します。会社の理念や仕事内容を理解し、企業にマッチした強みやスキルを伝えましょう。

たとえば「貴社の人々に安心感を提供したいという理念に共感し、入社後はこれまで経理事務の仕事で培ってきた正確さを強みとして、貴社の業務に貢献したい」と自分の強みと熱意を伝えましょう。

上司や同僚など第三者からの評価を含める

志望動機で自分の強みやスキルをアピールする際には、上司や同僚など第三者からの評価を盛り込むことで、信憑性が増します。また、定量的な結果を添えるのもいいでしょう。

たとえび、「チェックリストを作って作業効率が上がりました」というより「PCスキルを活かし、誰もが見やすいチェックリストを作ったことで、部署全体の作業効率が上がり、ひとつのプロジェクトに費やす日数を1日短縮できたと社内でも好評でした」という方がより魅力的です。

事務の志望動機の構成

志望動機を考える際に重要となるのは志望動機の構成です。志望動機に盛り込む3つの要素は「理由」「具体例」「意欲」です。ここからは、事務の構成について、見ていきましょう。

①事務を志望する理由

志望動機の冒頭ではまず「事務を志望する理由」「どうしてその企業なのか」という結論を簡潔に書きます。

事務の仕事内容は企業や職種によってさまざまです。企業ごとに求められるスキルも違うため、応募する企業について詳細を調べておきましょう。「応募先企業ならでは」と言える情報を交えて、なぜその企業での事務を志望したのかを記載します。

たとえば「お客様に寄り添って商品開発をする貴社の姿勢に共感した。」と具体的な内容を入れるといいでしょう。

②志望理由に関連するこれまでの経験

志望理由のつぎに、その結論に至った過去の経験を踏まえて説明をします。事務職は裏方として会社の業務をサポートする職種です。「学生時代に部活動でマネージャーをしていた」などの経験談があるほうが志望動機の説得力が増します。

経験談から記載すると、採用担当者は「つまり何が言いたいんだろう?」と疑問を抱いてしまいます。志望動機で初めに求められていることは「志望動機」です。結論を述べた後に、そこに至るきっかけとなった経験談を記載しましょう。

③事務として企業に貢献する方法

最後に事務として入社したら、どのように活躍したいかを伝えます。具体的な例を挙げて入社意欲や熱意を伝えることで、採用担当者も入社後の働き方をイメージしやすくなります。

事務が未経験の場合には、経験者よりアピールポイントが少ないため、学生時代や前職での経験をどのように活かせるかを示しましょう。たとえば「事務は未経験ですが、アルバイトで接客からレジ管理までを担当していたので、電話・来客対応や数字の管理に自信があります。」と事務職に活かせる点をアピールします。

一般事務の志望動機の例文

経験者は、前職ですでにPCスキルや業務処理能力を身につけていることや、業務効率化などに尽力した経験などがあれば、アピールポイントになるでしょう。未経験者は事務職に転職しようとした理由と、前職の経験をどのように活かせるかを明確に記載することが大切です。

経験者の志望動機

弁護士事務所で一般事務の仕事を4年間担当していますが、所属社員の大きな事務所のため、分業化が進んでいて業務が固定化しています。より裁量を求められる仕事で、自分の仕事の幅を広げたいという思いから転職を考えました。貴社の1人ひとりの社員が経営理念を持ち仕事をする環境であることを知り、この度志望しました。

事務作業に加え的確な判断を求められるような業務も経験しているため、責任をもって業務を遂行することができるのが私の強みです。

入社後はこれまでの経験に加え、会社の経営理念を持って仕事に取り組み、貴社の発展と社員のサポートに貢献したいと考えています。

未経験者の志望動機

前職ではアパレル販売の仕事を3年務め、接客、販売、仕入れ、商品管理などの業務経験があります。アパレルが好きで始めた仕事でしたが、商品の在庫管理や発注などをPCで管理する作業が、より自分には向いていると思い事務職を目指しました。これまでの経験を活かし、業界でも注目されているアパレルを取り扱う貴社の裏方として、サポートしたいという思いから応募しました。

前職でもPCを使用していましたが、よりスキルアップをしたいと考え、半年前からOfficeを学べるスクールに通っています。接客で身に着けたコミュニケーション力と臨機応変な対応力を強みとして、貴社の事業に貢献したいと考えております。

営業事務の志望動機の例文

営業事務は外出の多い営業担当者が顧客との交渉に注力できるよう事務作業をサポートするので、事務のスキルに加えコミュニケーション力も求められます。ここからは、営業事務の志望動機について見ていきましょう。

経験者の志望動機

新卒で入社した現在の会社で、5年間通信会社の営業事務として、顧客サポートのための資料作成や発送、見積書や説明書の作成などを担当してきました。貴社を志望した理由は、顧客サポートを中心としたこれまでの業務より、営業部門全体のサポートとして幅広い業務に携わりたいという思いです。

これまでの業務では、Excelを使用して顧客データの集計を行い、業務効率化のために貢献したことを社内で高く評価されました。

営業事務は社内外の方と接する機会も多く、コミュニケーション力も持ち合わせています。入社後は社員の仕事を幅広くサポートし、「縁の下の力持ち」として、これまで培ってきたスキルを活かし、会社と社員の成長を支えられる存在になりたいと思っています。

未経験者の志望動機

5年間美容商材の営業を担当しています。新商品のPRや販売を中心に営業をしている中で、顧客管理や売上管理の資料作成、訪問時の準備などの重要性を感じました。そこで、売り上げを追う営業よりもサポート業務の方が自分に向いているのではないかと考えるようになりました。

より効率的に仕事を進めたいという思いから、自分用として作っていた受発注管理用のチャートが評価され、社内で採用された経験があります。

営業事務の仕事は営業とどれだけ良い信頼関係を築けるかで、営業の売り上げ、さらには会社の売り上げにも直結するため、入社後は営業の経験を活かし、サポートする立場として貴社に貢献したいと考えています。

経理事務の志望動機の例文

経理事務は会社全体のお金を管理する仕事なので、正確性が求められます。簿記などの資格を持っている場合にはアピール材料となるでしょう。ここからは経理事務の志望動機について見ていきましょう。

経験者の志望動機

私は現在の会社で5年間、経理事務を担当しています。簿記の資格を活かし、自分の強みである正確さとスピードで業務にあたってきました。在職中に新たな資格も取得し、仕事へのやりがいを感じていますが、現在の仕事よりもっと幅を広げたいと考え、グローバルに業務展開されている貴社に応募をしました。

会計管理システムの入力作業や経理清算においては、作業の正確さに評価を受けた経験があります。また、月次決算や経理資料作成に関する業務にも携わってきました。

業務拡大の一途をたどる貴社でこれまでの経験を活かし、正確かつ迅速に業務を遂行し、貢献したいと考えています。

未経験者の志望動機

飲食店で3年間アルバイトをしていました。接客に加え、食材の仕入れ、日々の売り上げ管理と売り上げ、報告書の作成、シフト作成など幅広い業務に携わる中で、事務職に興味を持ちました。事務作業でPCを使っていたため、3年間のアルバイトで基本的なPCスキルも身についています。

貴社の経営方針や、店舗社員とのコミュニケーションにも力を入れられている点に共感して応募しました。

学生時代に日商簿記3級の資格を取得しており、今は日商簿記2級の資格取得に向けて準備中です。コツコツと物事に取り組むのも得意としています。少しでも早く戦力となり、貴社の事業に貢献したいと考えています。

総務事務の志望動機の例文

総務は会社の社内環境を整える仕事のため、幅広い業務を担当します。突発的なことに対応しなければいけない場面もあるでしょう。幅広い視点で物事を捉えて対応できる点をアピールするといいでしょう。

経験者の志望動機

新卒で現在の会社に入社して総務事務を3年担当しました。社員が働きやすい環境を作るための総務事務の仕事にやりがいを感じています。総務事務としてより幅広い業務に携わりスキルアップをしたいと考えており、事業拡大中の貴社で、更なる組織づくりにチャレンジしたいと思い応募しました。

常により良い職場環境のために何ができるかを考える中で、前職では、部署間の連携や交流を促す施策を提案し、新たな仕組みを作ったことを高く評価されました。イベント開催をする機会も多くあったため、イベントの準備や運営にも自信をもっています。

今までの経験を活かし、社員の働きやすい環境のために、貴社で貢献したいと考えています。

未経験者の志望動機

前職では製造業の一般事務を5年間担当し、社員同士の交流や連携の促進、所属部署の運営の仕組みの改善を図ることにやりがいを感じていました。今後は会社全体の組織運営をするお手伝いをしたいと考え、総務事務を志望しました。

貴社の取り組まれている施策や社員同士のチームワークを大切にしている点に興味を持ち、社員のつながりを強化できる施策にも携わりたいと考えています。

一般事務では書類作成や備品管理だけでなく、イベントの準備等にも携わった経験があります。これまでの経験を活かして、貴社の社内活性化に貢献したいと考えています。

貿易事務の志望動機の例文

貿易事務は輸出、輸入に関する事務全般を担当します。海外とのやり取りも多いため、語学力やコミュニケーション能力をアピールすると良いでしょう。ここからは貿易事務の志望動機について見ていきましょう。

経験者の志望動機

スポーツメーカーの商社で6年間貿易事務を担当しました。貴社がこの数年世界中に拠点を置き、事業拡大をされていることを知り、ぜひその拡販にこれまでの経験を活かして携わりたいと思い志望しました。

以前は代理店をその都度調整していましたが、年間計画と管理システムを導入することを提案し、安定した業務の確立を実現させた実績があります。

英語とスペイン語を得意としており、前職では現地法人と直接コミュニケーションを取ってきました。これまでの経験と語学力を活かして、貴社の円滑な輸送サポートのお役に立てればと考えております。

未経験者の志望動機

製造メーカーで営業事務を3年間担当しています。取引先には海外企業も含まれており、資料作成やヒアリング等で、学生時代に海外留学をした経験が役に立ちました。せっかく身につけた語学力と一般事務で身につけたスキルをもっと活かせる仕事に就きたいという思いから、貿易事務への転職を決意しました。

営業事務では、スケジュール管理や物事を先読みして準備する力を身につけました。その経験と語学力を貴社の業務にも活かしたいと思います。

貴社の製品は私自身も長年愛用していて、その点でもとても貴社を身近に感じていて志願しました。世界各国で、高い評価を受けている貴社の製品の拡販に携わり、貢献できればと考えています。

医療事務の志望動機の例文

医療事務は患者さんとの接点もある仕事なので、コミュニケーション力も必要です。また、資格を取得していることで、優遇される場合もあるのでアピールポイントとなるでしょう。ここからは医療事務の志望動機について見ていきましょう。

経験者の志望動機

総合病院の医療事務で、主にレセプトと会計を6年間担当しました。総合病院ではさまざまな医療事務を担当してきましたが、地域医療の充実に取り組まれている貴院で、受付から一貫してサポートをしたいと考え志望しました。

前職では、診療報酬請求事務能力検定試験を取得してレセプト業務を担当し、迅速かつ正確さを評価された経験があります。また、レセプトや会計は、正確さが求められるため、数字に対しての慎重さを身につけられました。

これまでの経験を活かし、より幅広い業務にも対応できるよう、1人ひとりの患者さんに寄り添えればと思います。患者さんに安心して受診していただける環境作りに貢献したいと考えています。

未経験者の志望動機

メーカーで経理事務を担当していましたが、家族の長期入院をきっかけに、医療事務の重要性を実感しました。病院という現場で、医師や看護師、患者さんとその家族の力になりたいと考え、医療事務の資格を取得しました。

経理事務として正確性と精度を上げる工夫をしてきた経験があり、医療事務においてもその経験を活かせると考えています。

家族の入院では、頻雑な手続きやわからないこと、不安に思っていることなど、丁寧に対応していただいたことを覚えています。貴院で働くことになったら、同じように患者さんの心の拠り所となれるよう貢献したいと考えています。

事務の志望動機を書く際に避けるべき内容

志望動機は数ある企業の中から「なぜその企業を選んだのか」「その企業でどのような活躍をしたいか」を伝えるものです。志望動機を書く際に避けるべき内容を理解しておきましょう。

待遇や条件面を志望動機とするのは、仕事への意欲を疑われる可能性があり、印象が良くありません。「給与が良いから」「福利厚生が充実している」「残業が少ない」などは避けるようにしましょう。

また、企業に入ったらスキルアップしたいと伝える際には「教えてもらいたい」という受け身ではなく「自ら学びに行く」という姿勢を表すことが重要です。

志望動機の使い回しも避けましょう。転職理由などについては同じ内容でも構いませんが、志望理由は企業ごとに書き分けることで、採用担当者の印象に残る志望動機になるでしょう。

心を掴む志望動機で周りと差をつけよう

事務職は人気の職種で、多くの応募の中から採用担当者の目に留まることが重要です。他にはない自分の強みなどをアピールしましょう。また、応募先の企業のことを良く調べ、入社後の活躍や企業への貢献、熱意を伝えることで、採用担当者の印象に残ります。

志望動機は自分のことを知ってもらい、その企業で働きたい思いを伝えるためにはとても重要です。この記事を参考に、採用担当者の心を掴む志望動機を作り、転職や就職に役立ててください。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。