予防法務の役割とは？戦略法務と臨床法務との違いも解説

予防法務は、企業の法的紛争を未然に防いだり、法的紛争が起きたときに即対処できるように予防する業務です。法務担当者や法務の仕事に興味を持つ方の中には興味を持つ方も多いでしょう。予防法務を知ると、法務部の重要性についても理解ができます。

この記事では、企業における予防法務の役割や重要性について、戦略法務や臨床法務との違いと一緒に解説します。法務について関心のある方はぜひ参考にしてください。

予防法務について

予防法務は、臨床法務や戦略法務と合わせて、企業の法務にとっては三大柱とも呼べる重要な業務です。この項では、予防法務の業務内容と、臨床法務や戦略法務との相違点を解説します。

予防法務とは

予防法務とは、法的紛争が生じる状況を想定して、トラブルを未然に防ぐ対策を立てる業務です。従業員が多い企業では1人ひとりの業務を完全に把握するのが難しいので、事前にトラブル回避の方法を用意するのが重要でしょう。予防法務は以下のような業務を行います。

• 契約締結前に契約書案を精査する
• 自社にとって不利益な条項の改定や削除と有利な条項の追加
• 損害賠償額を予定する
• 特許権や意匠権などの取り扱い
• 社内規定の作成とチェック
• 人事や労務管理のサポート
• 株主総会の準備

予防法務は、顧客や取引先企業に対してだけでなく、企業内の従業員が快適に働けるようにする役割も担うのが特徴です。

臨床法務と相違点

臨床法務は予防法務と異なり、実際に発生した法的トラブルに対処する役割を担います。予防法務で十分な対策をしても、企業が活動する限り問題が発生する可能性を完全にゼロにするのは不可能です。

企業活動で発生するトラブルは、事前に想定できるものばかりではありません。問題が難しかったり未経験のものだったりすると混乱する可能性があり、素早く適切に対処するのは困難を極めます。臨床法務の主な業務は、以下のようなものです。

• 商品に対するクレーム対応
• 知的財産権侵害に関する紛争解決
• 債権の回収

戦略法務と相違点

戦略法務は、企業の新規事業の立ち上げ・海外進出・企業間提携・M&A・立法府や行政府へのロビイング活動をサポートする仕事です。予防法務や臨床法務と異なり、リスク管理やトラブル対応は行いません。

企業が成長する際には、多くの法的な問題や手続きが必要です。特に、企業買収や合併、事業の譲渡など大きな決断には高度な専門知識が求められます。また、法律は時々改正されるので、常に最新の知識にアップデートしていないと業務を適切に遂行できません。

戦略法務は予防用務や臨床法務と異なり、小規模企業では設置していないところもあります。戦略法務を設置していない企業は、必要な時に外部の専門家に相談しているケースが多いです。

予防法務の価値と重要性

予防法務は、多くの企業で取り入れられています。企業にとって非常に価値があり重要な役割を担う業務です。この項では、予防法務の業務でもとくに重要なものを解説します。

トラブル回避の重要性

企業が健全な企業活動をするのに、法的紛争やトラブルを事前に回避する体制は欠かせません。トラブル回避の体制が整っていなければ、契約・労務・知的財産・法令違反など、社内外でさまざまな問題が発生し、事業の発展が困難になります。

また、企業で生じるトラブルは、発生してから弁護士などに相談しても手遅れになるケースが多いのも事実です。事前にトラブルを回避する体制を整えておけば、万一、法的紛争やトラブルが起きても自社が不利益を被るのを避けながら、迅速に解決できるでしょう。

コンプライアンス強化

予防法務は、コンプライアンス体制を整えるのも重要な役割の1つです。企業は企業同士や士じゃの従業員だけでなく、社会全体とつながっています。コンプライアンスがしっかり設定されていないと法的な問題が発生しやすくなり、社会的に信用を無くす結果にもなりかねません。

とくに、近年は労働者の健康被害・ハラスメント・不祥事の問題も増えています。コンプライアンスの強化は、社外だけでなく社内の従業員を守るためにも重要な事項です。

ビジネスリスクの軽減

ビジネスリスクの軽減も、予防法務の重要な業務の1つです。法律に関するトラブルは、発生後に弁護士に依頼してもほとんどが自社にとって不利な結果に終わります。裁判で多額の賠償金を支払う様命じられると、企業が倒産する可能性もあるでしょう。

予防法務を適切に導入していれば、法的トラブルを最小限に抑えられます。法務の従業員は確かな法的知識を持ち、トラブル発生時の対応フローを事前に設定しておきましょう。

予防法務の具体例

予防法務の業務は多岐にわたります。この項では、予防業務の4つの業務について具体的な業務の例を交えながら解説するので、参考にしてください。

契約の管理と審査

予防法務では企業が契約を円滑に進めるため、契約内容の管理と審査を行います。契約書の内容についてチェックする項目は、以下のようなものです。

• 法令で定められている事項がすべて記載されていること
• 法的に問題のある事項が記載されていないこと
• 自社に不利な条文の記載がないこと
• トラブル発生時の適用条文が問題のないものであること
• 損害賠償の予定額が適切な金額で記載されていること
• 契約解除の手続きについて記載があること

予防法務では契約書のチェックだけでなく、契約書作成も行う場合があります。

社内ポリシー策定と監査

社内ポリシーの策定と監査も、予防法務の大切な業務です。社内に明確で適切なルールがないと従業員がトラブルを起こしたり、社内の秩序が乱れたりします。また、ルールがあると従業員がルール違反をしたときに迅速に対応できるのもメリットです。予防法務では、以下のような社内ポリシーを策定し、策定したポリシーが適切か、時々監査を行います。予防法務で定めるポリシーの内容は、以下のようなものです。

• SNS利用方針
• ハラスメント予防策
• 契約書の取り扱い方針

近年は企業の情報漏洩を防ぐため、従業員がプライベートでSNSを利用する場合の注意事項を設定している企業も増えています。

知的財産権の適切な管理

知的財産権は、企業の経営・利益・成長にかかわる大切な権利です。特許権や意匠権などが該当します。主な業務内容は以下に挙げるようなものです。

• 他社の知的財産権を侵害していないかチェックする
• 他社に権利取得されないよう、先に自社の知的財産権を取得する
• 社内発明者の権利を保護する

知的財産権の侵害は、訴訟を引き起こすリスクとなります。知的財産権の管理は、企業が安心して企業活動をするのに欠かせない業務です。

他部署の支援（人事・労務など）

予防法務に限らず、法務部門は社内の従業員にとっても重要な存在です。法務部門の従業員が他部署から法的支援を求められるシーンはよくあります。とくに多いのは、従業員の労働環境に直接関わっている人事や労務担当者からの相談です。

予防法務の担当者は、労務管理に関する新しい法律や他企業の裁判事例などの情報を常にチェックするようにしましょう。法改定があった場合は、速やかに社内規則の変更が必要です。不合理な会社規則をそのままにしていると、優秀な社員が流出したり、訴訟になったりするリスクが上がります。

株主総会の準備　

多くの企業は総務が株主総会の準備を行いますが、中には、法務に行わせるところもあります。株主総会は会社法で定められている重要な行事です。スムーズに総会を進行するには、正確な内容の収集通知や、想定問答集を事前に準備する必要があります。

近年は株主総会の資料をオンラインで提示できるようになるなど、IT化に合わせた法改正が行われています。予防法務の担当者は関連法の知識を常にアップデートしましょう。予防法務の担当者だけでは難しい場合は、弁護士や司法書士と相談しながら準備するのがおすすめです。

予防法務の効率化を図る3つのポイント　

予防法務の仕事を効率化するには、さまざまな方法があります。中でもおすすめの方法を3つ取り上げて解説するので、参考にしてください。

契約書審査のフローを効率化する

契約書の審査は、予防法務の重要な業務です。業務を効率化しながら正確なものにするには、効率的な仕事の流れを整備し、共有しましょう。チェックを正確かつ迅速にするには、契約書審査のチェックを支援するシステムなど、便利なツールを使う方法もあります。

契約書審査を効率化するには、受付窓口を1つに絞るのもおすすめです。窓口を1本化すると、情報を一元管理できるので、チェックのし忘れがなくなります。企業規模が大きい場合はワークフローシステムを導入し、契約審査の申請はシステムを通してもらうようにするのもよい方法です。

契約書管理の体制を整備する

予防法務の推進には、契約書の管理体制を整えるのも重要です。

契約書の管理は、以下の点に気を付けて行いましょう。

• 検索しやすく、すぐに取り出せる状態にして保管する
• 契約書の更新時期がわかりやすいようにしておく
• 保管場所は1か所に決めておく
• 機密事項が外部に漏れないようにする
• 紙媒体の場合、破損・汚損・紙の滅失がないように留意する

契約書の管理をきちんとしておくと、予防法務が業務を遂行しやすい体制が整います。

顧問弁護士に相談

予防法務の仕事は、顧問弁護士に相談しながら進めましょう。弁護士は法律のプロなので、法律に関する幅広い知識を持っています。社内外のさまざまな問題を予防する予防法務の相談役に適任です。

また、顧問弁護士なら紛争が起こりそうになった時から気軽に相談できます。弁護士と相談しながら予防法務の仕事をすると問題を効率的に解決できるだけでなく、コストも抑えられるのもメリットです。

予防法務に取り組んでトラブルが起きない対策を取るようにしよう

企業活動では顧客や取引先と多くの契約が発生します。また、社内にはさまざまなタイプの従業員が一緒に仕事をしているので、社内外両方のトラブルを防ぐのは非常に重要です。予防法務にしっかり取り組んで、予想できるトラブルについては発生するまでに防げる体制づくりをしましょう。

予防法務の仕事を遂行するには専門的な知識が必要なうえ、契約書の査定など丁寧さと正確さを求められる業務もあります。システムを導入したり顧問弁護士と連携を測ったりしながら、効率よく業務が回るように工夫してください。