人事事務とは？業務内容から必要なスキル、キャリアパスまで解説

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人事事務と聞いて「人事事務とはどのような仕事をしているのか」「人事事務を目指すために必要なスキルは？」という疑問を持つ方も多いでしょう。人事事務は、主に採用や労務管理など、人材の管理全般を担う仕事です。

本記事では、人事事務の業務内容から、必要なスキル、キャリアパスまで解説します。また、人事事務におすすめの資格や転職エージェントも紹介しますので、転職を検討中の方はぜひ参考にしてください。

人事事務とは？

人事事務とは、従業員の採用、評価、昇進、退職など、人材の管理全般を担当する部門です。人事事務は組織の成功に大きく貢献し、その効率と公正さが従業員の満足度と企業の生産性に直接影響を与えます。

ここでは、人事事務の役割や重要性、企業における位置づけなどについて解説します。

人事事務の役割と重要性

人事事務の役割は、組織の人材を最適に管理し、社員一人ひとりが成果を最大化できるようにすることです。具体的には、以下のような業務を担当します。

• 人材の採用
• 従業員の 評価と昇進
• 従業員の教育と訓練
• 労働条件の管理

適切な人材を採用し、その能力を最大限に引き出すことで、組織の生産性と効率性が向上します。また、公正で透明性のある評価と報酬システムは、従業員の満足度を高め、離職率を低下させる点でも非常に重要です。

企業における人事事務の位置付け

一般的に人事事務は「人事部」に所属します。人事部は、組織の戦略的目標を達成するための人材管理を担当し、経営陣と密接に連携する部門です。具体的には、以下のような役割を果たします。

•  組織の戦略的目標を達成するために必要な人材の確保・育成
•  従業員のスキルと能力を向上させ、組織の競争力を強化
•  従業員の満足度と生産性を向上させるために、労働環境を改善

人事事務は組織のパフォーマンスと成功に直接貢献するため、組織の中心的な部門として位置づけられ、経営陣からの信頼と支持を得ているのです。

他の職種との違い

人事事務と他の職種との主な違いは、その役割と責任範囲です。それぞれの職種がその専門分野で最高のパフォーマンスを発揮することで、組織全体が効率的に機能し、目標を達成します。以下は他の一部の職種の役割です。

一方、人事事務は従業員の採用、評価、教育、昇進などの人材管理や、給与計算、社会保険の手続きなどを行います。

人事事務の基本的な業務内容

人事事務は、会社にとって大切な財産である「ヒト」に関する業務を担う仕事です。一般的に大企業の場合には、担当業務が細分化されている傾向ですが、企業規模によってはすべての業務を担当する場合もあります。ここからは、人事事務の基本的な業務内容について解説します。

採用活動のサポート

人事事務は、企業の人材採用に関する一連の業務をサポートします。具体的には以下が挙げられます。

• 求人サイトへの登録や求人情報の掲載などの募集活動
• 応募者と社内関係者との面接日程を調整
• 採用・不採用通知の手配
• 入退社に伴う手続き

一方で、採用活動においての人的リソースやノウハウが不足しているなど、何らかの採用課題を抱えている場合に「採用支援サービス」という外部のサービスを利用する方法も選択肢の一つです。求人広告の掲載や採用代行、人材紹介サービスなどをサポートする採用支援サービスを活用することで、企業は採用活動を円滑に進めることができます。

労務管理と給与計算

人事事務は、従業員の労働条件や労働環境を適切に管理する労務管理、従業員に対する賃金の計算と支払いを行う給与計算も行います。労務管理の具体例としては、勤怠管理、労働契約管理、福利厚生管理、労働法令遵守が挙げられます。また、給与計算には社会保険料や税金の納付も含まれます。

たとえば、従業員の休暇を取る権利や、給与に対して課せられる税金の支払いなどを管理、運用することです。労務管理や給与計算には、正確さと迅速さが求められるため、細心の注意を払って行う必要があります。

社内規定の整備と運用

社内規定とは、会社が独自に定めるさまざまな社内ルールを指します。人事事務における社内規定の整備と運用は、従業員の労働条件を統一的に定める就業規則の作成や変更を含みます。具体的には、労働時間、休日、休暇、賃金、福利厚生などの事項を定めます。就業規則は、トラブルが起きやすい分野でもあるため、企業と従業員がお互いにルールを守ることが重要です。

また、従業員が常時10名以上の企業では、労働基準法第89条により就業規則の作成が義務付けられています。

人事事務に必要なスキル

人事事務にはさまざまなスキルが求められます。企業にとっての財産である「ヒト」に関連する業務を担うため、コミュニケーション力はもちろんのこと、従業員が円滑に業務を遂行できるようにサポートするスキルが必要です。ここからは、人事事務に必要なスキルについて解説します。

コミュニケーション能力

人事担当者は社内外問わず、さまざまな立場の人と関わるため、円滑なコミュニケーション能力が必要です。人材採用においては、入社前の段階から入社後のフォローまで、コミュニケーションをとる機会が多くあります。会社の顔となり、まず初めに接する立場であるため、相手の緊張を和らげ、質問などにもわかりやすく答える対応が求められます。

また、産業医や社労士など外部の専門家とのやりとりや、人事戦略について経営陣と意見交換をする機会もあります。

人事事務には、相手の話を聞き、自分の意見を論理的にわかりやすく伝えられるコミュニケーション能力は不可欠です。

データ管理と分析力

人事事務において、データ管理と分析力も重要なスキルです。従業員に関するデータを収集・分析することで、以下の目的につなげます。

問題解決力

人事事務は、社内で問題やトラブルが発生した際、仲介役として対応することがあります。社内の人間関係を良好に保ち、在職率を高めるために求められるのが問題解決能力です。たとえば、従業員の不満が小さいうちに、要望を汲み取り、改善するための対策を講じることが重要なのです。

また、適切な人材配置や人事異動を行うために、社内情報の把握と管理、信頼関係の構築をする点でも、問題解決力は活かされます。問題解決力を高めることは、人材に関連する業務を担う人事事務にとって、重要なスキルの一つです。

人事事務におすすめの資格

人事事務の仕事に学歴や資格は必須ではありませんが、持っていると業務に役立つ資格があります。ここでは、人事事務におすすめの資格と概要について紹介します。資格を有していることで、転職の際プラスになることもあるので、転職に向けて何か資格を取得しようと検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

キャリアコンサルタント（国家資格）

キャリアコンサルタントの国家資格は、労働者の職業選択やキャリア形成を支援する専門家を認定する資格です。学科試験と実技試験に合格し、キャリアコンサルタント名簿に登録することで取得できます。キャリアコンサルタントの資格は、守秘義務や信用失墜行為の禁止義務が課されており、資格保持者のみが「キャリアコンサルタント」を名乗ることができます。

参考：キャリアコンサルタント公式サイト

衛生管理者（国家資格）

衛生管理者の国家資格は、労働環境の衛生的改善と疾病予防を担当する専門家を認定する資格です。第一種と第二種があり、第一種はすべての業種で、第二種は有害業務が少ない業種で有効です。試験は労働衛生や関係法令などの科目で構成されています。資格取得後は、企業内での衛生管理者としての選任が義務付けられています。

参考：安全衛生技術試験協会

メンタルヘルス・マネジメント検定

メンタルヘルス・マネジメント検定は、職場のメンタルヘルスケアに関する知識と対処法を評価する資格試験です。大阪商工会議所が主催し、I種（マスターコース）、II種（ラインケアコース）、III種（セルフケアコース）の3つのコースがあります。この検定は、労働者の心の健康を守り、活力ある職場づくりに役立つスキルを身につけることを目的としています。

参考：メンタルヘルス・マネジメント検定試験

給与計算実務能力検定

給与計算実務能力検定は、企業の給与計算業務に必要な知識と実務能力を評価する資格試験です。試験は1級から3級まであり、給与計算の基礎知識、法的知識、実際の計算問題などが出題されます。合格者は給与計算のエキスパートとして認定され、企業の労務コンプライアンス向上や採用時の評価基準として活用されます。

参考：実務能力開発支援協会

▼人事の資格について詳しく知りたい方はこちら

人事事務のキャリアパス

人事事務の仕事に興味を持つ方の中には「人事事務のキャリアパスにはどのような道が合うのか？」と考える人もいるでしょう。ここからは人事事務のキャリアパスを3つ紹介します。人事事務の経験を活かし、キャリアパスを形成する道を考える参考にしてください。

スペシャリストとしての道

人事事務からスペシャリストとしてのキャリアを築く道は、特定の分野で深い専門知識とスキルを身につけることを目指します。スペシャリストとしてのキャリアアップを目指すには、特定分野での専門知識を深め、 現場での実務経験を積み重ね、具体的な課題解決能力を養うことが重要です。人事事務のスペシャリストとしてのキャリアパスとして以下があげられます。

• 採用スペシャリスト
• 労務管理スペシャリスト
• 人材育成スペシャリスト
• 報酬・福利厚生スペシャリスト

スペシャリストとしての道は、深い専門性を持つことで組織に貢献し、キャリアの幅を広げることができます。

管理職への昇進

人事の各分野で専門性を高め、最終的には人事部長やCHROなどの役職を目指すことができます。

人事部長は、企業の人事部門の最高責任者で、採用、配置、評価、育成、労務などの人事業務全般に責任を持つ役職です。具体的には、経営陣と密接に連携し、企業の経営戦略を人事戦略に反映させる役割を担います。

一方、CHRO（Chief Human Resource Officer）は、企業の経営陣の一員として、人事戦略の立案と実行を統括する役職です。人事部長が実務レベルの責任者であるのに対し、CHROは経営戦略に基づいた人事施策を策定し、企業全体の成長を支える役割を担います。

他の人事関連職種への転身

人事事務から他の人事関連の職種へ転身することで、キャリアの幅を広げる方法もあります。人事事務での経験を活かせる転身先として以下が挙げられます。

人事事務の仕事の魅力と課題

人事事務の仕事には、多くの魅力があると同時に課題もあります。人事事務の仕事に興味を持ち、転職を検討している方は、魅力と課題を知っておくことが重要です。魅力と課題を知ったうえで、人事事務の仕事を選択すれば、課題を回避する方法も考えられます。ここからは人事事務の仕事の魅力と課題について解説します。

人事事務のやりがい

人事事務は「会社の顔」とも言える存在です。会社の代表として採用する人材の選定や面接を行うため、組織作りに携われる点が魅力です。企業にとっての重要な役割を担う点にやりがいを感じる人も多くいます。

また、労務管理、給与計算、社会保険手続きなど、幅広い業務を通じて多様なスキルを習得できる点も魅力の一つです。近年、誰もが聞いたことのある「働き方改革」や「評価制度の見直し」など、会社の組織作りに貢献することで、人事事務のやりがいを感じることもできます。

人事事務で直面する課題

人事事務の仕事に魅力がある一方、課題もあります。人事事務の業務は多岐にわたるため、業務の多様性と複雑さへの対応が必要です。また、社員の個人情報や会社の機密情報を扱うため、情報管理には細心の注意が求められます。

さらに、人事という点では、採用面において、採用ターゲットからの応募が集まらないことや、人材が定着しないことなどが課題として挙げられます。人事事務で直面する課題だけを考えるのではなく、人事事務の魅力ややりがいを最大限活かし、自身のスキルアップにつなげられる対策を考えることも重要です。

仕事とプライベートのバランス

人事事務の仕事は人材採用や労務管理を担うため、繁忙期や月末・月初には業務が立て込んで忙しくなることがあります。時には、仕事とプライベートのバランスを取るのが難しいと感じることもあるかもしれません。

しかし、通常の業務においては、基本的にルーティンワークなので、しっかり計画を立てて仕事に取り組めば、負担が大きくなることを回避できます。ワークバランスを取るために、仕事を計画的に進められるようにすることが重要です。

人事事務として成功するためのポイント

ここまで人事事務の基本的な仕事内容や必要なスキル、役立つ資格などについて見てきました。では、実際に人事事務として成功するためには、どうすればいいのでしょうか。ここからは、人事事務として成功するためのポイントについて解説します。

自己啓発とスキルアップ

人事事務として成功するためには、自己啓発とスキルアップを図ることが効果的です。

自己啓発の方法として以下が挙げられます。

• 最新の知識習得のために、人事関連の書籍やビジネス書を読む
• 人事関連のオンラインコースを受講して、専門知識を高める
• 業界のセミナーやワークショップに参加して最新の情報を得る

一方、スキルアップは業務効率を高めることができ、具体的には以下が挙げられます。

• Excelや人事管理ソフトの操作スキルを磨き、ITスキルの向上をする
• プレゼンテーションスキルや交渉術を学んで、コミュニケーション力を向上する
• 業務プロセスの見直しや改善提案を行うためのスキルを身につける

ネットワーキングの重要性

人事事務では、ネットワーキングも非常に重要です。ネットワーキングとは、異業種の人々が集まり、情報交換や人脈作りを行う場のことを指します。ネットワーキングを通じて、他の企業や業界の優秀な人材と接触する機会が増えることで、優秀な人材の発掘につながります。また、他の人事担当者や専門家との情報交換により、最新かつ最善の方法を学ぶこともできるのです。

ネットワーキングを活用すると、自社の人事戦略を改善するためのヒントを得ることにつながります。また、新しいスキルや知識を得る機会が増えると、個々の人事担当者のキャリアアップの可能性が広がります。

転職エージェントの活用

人事事務として成功するためには転職エージェントを活用することもおすすめです。転職エージェントは、一般には公開されていない「非公開求人」を紹介してくれるため、より多くの求人から選択できます。また、応募書類作成のサポートや、面接対策と指導などを受けられるメリットもあります。

ここでは、人事事務の転職におすすめの転職エージェントをそれぞれの特長とともに紹介します。

▼人事事務の転職エージェントについて詳しく知りたい方はこちら

WARCエージェントを活用して効率的にキャリアアップを図ろう

本記事では人事事務について解説をしてきました。人事事務の業務内容やキャリアパスに興味を持った方は、WARCエージェントを活用して効率的にキャリアアップを目指しませんか。

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