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人事の仕事内容と向いている人の特徴|未経験から挑戦を成功するためにオススメの資格とは?

2023/12/29 更新

管理や事務系の仕事の中で、人気が高いポジションに人事職があります。人事の業務内容や適性について知りたいと思う方も多いでしょう。この記事では、人事職に関する疑問に答えますので、興味のある方は参考にしてください。

人事の役割とは何か

人事の役割は、企業において重要な資源である「ヒト」、すなわち社員の活用に焦点を当てています。具体的には、次のような業務が含まれます。

人事の業務

  • 採用や雇用の管理
  • 組織内での配置管理
  • 評価制度を運用
  • 社員の育成や能力開発
  • 制度・環境の整備

通常、人事と労務は別の分野ですが、企業によっては両方の役割を一括して担当することもあります。上記の業務の中で、「制度や環境の整備」は労務に近い側面を持っています。

それぞれの業務について、具体的な内容を見ていきましょう。

採用や雇用の管理

まず、採用や雇用の管理が挙げられます。経営計画や企業の方針に基づいて、「どのようなスキルを持つどの年代の人材を何人確保するか」といった採用計画を策定します。

採用には新卒や中途採用の選択肢があり、経営計画に適した方法を選ぶ必要があります。たとえば、即戦力を求めるなら中途採用、時間をかけて育成したい場合は新卒採用というようにです。そしてその計画に応じて採用活動を展開します。

この活動には、就職や転職イベントへの参加、説明会の開催、求人広告の出稿、企業サイトでの情報発信なども含まれます。それに加え、応募者との面接、採用の判断と連絡、意思確認などを実施します。

自社に必要なスキルを持つ優れた人材を必要な数確保するために重要な業務であり、経営計画を実現する上で欠かせない役割を果たすと言えるでしょう。

組織内での配置管理

次に、組織配置の管理として、適材適所の人材配置が挙げられます。具体的には、新入社員の配置や既存社員の異動です。各社員のスキルや属性を把握し、各部署で必要なスキルや人員数に合わせて配置を行います。

異動の際には、社内公募やFA制度、自己申告制度などを活用して候補者を選定します。各候補者のキャリアプランや希望を考慮し、配置を決定し、配置後に各社員や部署の業績を確認し、PDCAサイクルを回すことも欠かせません。

これは業務の効率化や業績向上だけでなく、各社員の満足度を高めて社内を活性化させる上でも重要な役割を果たします。

評価制度を運用

評価制度の運用も極めて重要です。この制度は、従業員の能力や会社への貢献度を評価するためのものであり、「業績評価」(目標達成度とプロセス)、「能力評価」(能力・スキル)、そして「情意評価」(取り組みや姿勢)の3つに主に分かれます。

通常、評価制度は「等級制度」(役職や配属を決める制度)と「報酬制度」(給与・賞与を決める制度)と連動しています。広く言えば、これら3つの制度を合わせて「評価」と呼ぶことがあります。

これらの評価を年度ごとに行う際には、人事部と各部署のリーダーが連携し、以下の手順で実施します。

  1. 目標設定
  2. 自己評価
  3. 期末面談
  4. 評価
  5. 処遇の決定(異動や昇進、給与・賞与など)

評価は従業員のモチベーションに影響を及ぼすばかりでなく、それぞれの社員の生活やキャリア設計にも大きな影響を与える、非常に責任ある業務です。公平で適切な評価が求められ、適正な評価は企業内での活性化にも寄与します。

社員の育成や能力開発

人材育成・能力開発も重要な業務の1つです。企業の計画や方針に従い、社員教育を行い、適切なスキルを持った人材を育成します。計画に基づいたトップダウンのアプローチだけでなく、現場の要望に合わせてボトムアップでの対応も実施する役目があります。

育成方法として、主に研修が活用します。一般的な研修形式としては、講義、OJT、eラーニングなどがです。研修には全体向けの一斉研修と、選抜された階層や幹部候補など特定のグループを対象とした研修があります。一斉研修にはビジネスマナーやハラスメントなどのトピックがあり、個別研修には業務スキルやマネジメントスキルのトレーニングも研修する企業が増えてきています。

研修の内容や対象、形式だけでなく、スケジュールや日程も計画も人事の担当です。

人材育成・能力開発は、経営計画の達成や業績向上だけでなく、社内の人間関係や業務上のトラブルを回避するためにも不可欠な業務と言えるでしょう。

制度・環境の整備

労務に重きを置いた業務傾向ですが、人事部が多く担当する業務の1つに制度や環境の整備があります。労働環境を整え、働きやすい環境を確保するための制度を立案し、改善を行い、実際に運用まで行います。

制度の具体例として、給与や賞与などの基準を定める「報酬制度」や、部署や役職を決定する基準となる「等級制度」、各種保険や休暇などを含む福利厚生が挙げられます。特に最近では、福利厚生が企業において重要視されるようになってきました。これは人材の獲得と定着にも寄与するからです。その具体的な例としては、メンタルヘルスケアなどがあります。

働きやすい環境を整備することは、業績や生産性、従業員の満足度に良い影響を与えます。企業の活性化には必要不可欠と言えるでしょう。

人事に適した人物

人事に適した人物の特徴としては、以下のような点が挙げられます。

人事に適した適性

  • コミュニケーションを好む人物
  • 柔軟に対応できる人物
  • 冷静な判断ができる人物

人事には知識やスキルも不可欠ですが、これらは後から身につけることが可能です。そのため、未経験の転職でも、上述の資質があることは強みとなります。これらの要素をアピールできれば、採用の可能性が高まるでしょう。

それでは、各ポイントを見ていきましょう。

コミュニケーションを好む人物

コミュニケーション能力に優れた人物は人事に向いています。人事部門では、社内外でさまざまな立場の人々と接するため、コミュニケーション能力は重要です。「コミュニケーション」とは、自分の意見を伝えるだけでなく、相手の考えを理解し合うための双方向のコミュニケーションスキルが求められます。

良好な伝達能力は、求職者へのアピールやプレゼンテーション、既存社員に理解を求める場面で役立ちます。また、相手の意見を理解し受け入れるスキルは、ヒアリングの場面で有益です。たとえば、希望する部署や条件についての聞き取りや、キャリア成長のための課題を見つける際に活用されます。さらに、労務関連の調整が必要な場合にも役立つでしょう。

柔軟に対応できる人物

ものごとに臨機応変に対応できる人は、人事に適しています。業務が多岐にわたるため、同時進行で作業を行ったり、状況の変化に迅速に対処したりすることが求められるからです。その際、柔軟性を持つ人は、都度状況を判断し、適切に対応する能力を有しています。

人事業務は人に関わるものであり、機械的な判断だけでは不十分な場面もあります。適切な対応をするためには、事情をロジカルに理解し、状況に応じて緻密に判断する能力が必要です。

人事の業務は、優先順位の変更は頻繁に発生します。採用業務では、応募状況や内定者の返答によって対応が変わるケースが多いです。また、配置や異動の決定、メンタルヘルスの考慮などは、個々の事情に基づいて理解し判断する必要があります。柔軟性はさまざまな場面で有効です。

冷静な判断ができる人物

人事の役割には、冷静な判断力も要求されます。これは柔軟性とは異なる側面の要求ですが、論理的で緻密な判断が必要です。

人事において、特定の個人を特別視したり軽視したりすることは絶対に許されません。公平な判断と対応が必要であり、それが周囲のモチベーションや会社全体の雰囲気、さには生産性や業績にも影響するからです。

また、企業の方針や利益を考慮し、時には冷静に判断しなければならない場面もあります。採用や配置、昇進などの決定においては特に公平性が求められます。さらに、リストラや非正規雇用の終了、降格など、相手に不利益をもたらす決定を下さなければならない場合にも、感情に左右されず冷静な判断力が必要です。

人事の仕事は未経験者でも就ける?

未経験からでも人事のポジションに就くことは可能です。最近では人事部門の求人が増えています。特にITや人材関連企業、ベンチャー企業などが人事の採用を強化している企業ばかりです。こうした求人には、労務や採用に関する未経験者歓迎のものが多くあります。

ただし未経験者だけが応募するわけではありません。経験者も競争に参加しています。未経験から採用されるためには、自分を差別化することが重要です。たとえば、人事に関連する資格の取得や、その仕事に関連する経験や知識を獲得し、志望動機にしっかりと落とし込むことが求められます。

また、人事の求人は積極的に採用を行っているケースが多いため、求人情報を定期的にチェックすることも大切です。

人事の仕事に興味がある方へのオススメ資格

次に、人事の仕事に興味がある方に役立つ資格を紹介します。実際に人事の仕事をする上では、特に資格が必須というわけではありません。ただし、資格を持っていることは転職の際にアピールポイントになることがあります。

ここでは、人事未経験者向けの資格と経験者の転職に適した資格をご紹介します。未経験者向けの資格は比較的取得しやすいもので、経験者向けの資格は経験を裏付けるものです。ただし、未経験者でも経験者向けの資格にチャレンジすることは意義があります。資格を取得することで、必要な知識を獲得することができるからです。

人事未経験者向けの資格

未経験者でも応募可能な人事系の求人もありますので、応募の際に有利な資格を紹介します。

未経験者向けの資格

  • マイクロソフトオフィススペシャリスト:ExcelやWordのオフィススキルを証明する公式資格
  • ビジネスキャリア検定:ホワイトカラーの専門知識を持つための民間資格で、人事系の分野も含まれることがあります。

マイクロソフトオフィススペシャリストは、一般レベルと上級レベルに分かれています。一般レベルの合格率は80%(※1)、上級レベルは60%程度で、比較的取得しやすい資格です。事務経験のない方でも取得することで、採用側に安心感を与えることができます。

ビジネスキャリア検定は3~1級に難易度が分かれており、人事分野の2級や基礎的な3級があります。人事業務の概要を理解するための試験対策ができ、社会人経験が浅い方にもアピール材料となります。

(※1)参考:生涯学習のユーキャン

人事経験者向けの資格

経験者が転職する場合、業務範囲や実績が注目されます。資格の取得は、さらなる評価の要素として有利に働くことがあります。

経験者向けの資格

  • 社会保険労務士:通称「社労士」で、労務関連の業務を独占的に行う国家資格
  • 衛生管理士:職場の衛生管理や社員の健康管理を担当する国家資格
  • メンタルヘルス・マネジメント検定Ⅱ種・Ⅰ種:ストレスや心の健康対策を行うための資格
  • キャリアコンサルタント:キャリアに関するアドバイスや指導を行う国家資格

社労士は合格率6~7%(※2)と難易度が高く、上級向けの資格です。他の資格は社労士に比べ取得しやすい場合があります。

衛生管理士は実務経験に関する資格で、証明書が必要です。メンタルヘルス・マネジメント検定は、経験者ならⅠ種が目指せます。キャリアコンサルタントは労務経験者にも人事の知識をアピールするのに最適でしょう。

(※2)参考:生涯学習のユーキャン

人事への転職なら転職エージェントに相談を

人事の職を求める方にオススメが、転職エージェントの活用です。人事の分野での転職は、経験者だけでなく未経験者も成功することが可能ですが、成功するためには定期的な求人情報のチェックが必要でしょう。人事の職を探している場合は、求人情報を効率的に見つけることができるサービスが役立ちます。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。