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2023/12/31 更新

人事・総務の業務内容と必要なスキルとは?転職時に有利な資格も合わせて紹介

人事や総務への就職を検討する際、仕事の内容に興味を持つ人が多いことでしょう。

この記事では、人事や総務の業務内容や必要なスキルについて紹介しています。全文を読むことで、将来の人事や総務としての自分をイメージしてください。

人事・総務の業務内容

人事や総務の職務について理解する際、それぞれの業務内容が気になるでしょう。業務内容の理解は、転職活動を進める上での最初のステップです。

人事部門の主な業務内容

人事部門は企業の「ヒト・モノ・カネ・情報」の中で、特に人材に焦点を当てています。企業の全体的な目標を達成するために、人材面でアプローチする部門です。まずは人事の主な業務内容について解説します。

採用プロセス

採用プロセスでは、就職や転職を希望する人たちの受け入れ業務が行われます。新卒者に関しては、就職活動の始まりに合わせて募集を公開し、試験や面接の結果を通知するという流れです。

採用面接では、応募者の資質や熱意、人間性を評価し、会社との適合性を判断します。採用過程で会社の文化と応募者の適合度による早期離職を防ぐことも、人事の重要な役割の一つです。年間を通じて、新卒者や中途採用者の受け入れを行います。

教育とトレーニング

社員のスキル向上を目指し、研修の企画から実施までを担当します。業務で必要な知識の獲得を、社員自身の自己学習に任せることは難しいため、研修でのサポートが重要です。

新卒者向けの基本的なビジネスマナーや、既存社員の専門スキルまで幅広くカバーすることで、全社員が働きやすくなります。社員が研修を通じてスキルアップすると、結果的に企業のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。人事は社員の教育面からも、企業を支える役割を果たしています。

人事制度の改善

人事制度は昇進や報酬などの処遇に関するものであり、社員の成長を促進する枠組みを構築することも人事の業務です。人事制度が明確で規範的であれば、効果的に社員を評価し適切な報酬を提供できます。社員は仕事に対するモチベーションが高まり、会社全体の成長に寄与することができますので、人事制度の整備は重要な仕事です。

具体的には、能力評価のためのチェックリストを作成し、業績を点数化して処遇を決定します。

労務の管理

労務管理とは、雇用者と従業員間の取り決めに関する業務をいいます。これは、労働時間や休日、給与やボーナスなどに関する規則を含みます。

労務管理は従業員の作業方法に密接に関わる内容であり、適切な規定を明確にし、正しく伝えなければトラブルの元になりかねません。法的規則を遵守し、社会的信頼を高めるために、適切な運用が重要です。特に給与や勤怠管理は従業員にとって重要な部分であり、入社時に相互確認が求められます。

総務部門の主な主な業務内容

総務は企業運営を円滑にするため、多岐にわたる業務を担当します。企業全体のサポート役であり、事務的な処理から他部門が対応できない領域までカバーするケースもあります。

施設・備品の管理

施設や備品の管理も総務の業務の一環です。消耗品の在庫状況を定期的にチェックし、足りなくなる前に発注を行います。また、空調やエレベーターの点検、修理依頼など、建物全体の管理や対応も総務の業務です。メンテナンスのスケジュール調整や、社内への周知も担当します。

文書・契約の管理

文書管理や契約管理も総務の役割です。社内で使われる全ての文書や契約書の管理業務を行います。整理された書類は、必要な情報を迅速に取り出すのに役立ちますし、適切な保管は情報漏洩のリスク管理にも貢献するでしょう。

特に契約書は保管期間が法律で定められており、期限まで保管し、必要に応じて外部の提携先で管理が求められます。総務が文書を適切に管理することで、会社の情報を守り、円滑な運営に役立っています。

その他庶務業務

一般事務とも呼ばれる庶務業務は、社内全体の効率化を図るために行われます。中でも、営業課などの外勤のある社員をサポートすることが多いようです。会社や配属される部署によって、割り当てられる業務は異なります。代表的な業務は電話対応や郵便物の仕分け、伝票処理などです。

人事・総務の平均年収について

人事や総務について調べる際、年収について気になる人は少なくないでしょう。年代別の年収を知っておくと、今後のキャリアを考える上で役に立ちます。

人事の平均年収は

「転職会議」が発表した人事の平均年収は517万円(※1)でした。以下は、同サイトが公表している人事の平均年収を年代別にまとめた表です。

年齢

平均年収

20代前半

369万円

20代後半

449万円

30代

531万円

40代以上

692万円

担当する業務が多岐にわたることから、人事の年収は、ほかの部門よりも比較的高い傾向にあります。中でも研修企画や制度設計などの上流部分にあたる仕事を担当する30〜40代以降は、収入が上がるケースが多いようです。これは人事部門を運営する上で欠かせない業務であり、責任を求められることから年収に反映すると考えられます。

(※1)参考:転職会議「人事の年収まとめ」

総務の平均年収は

「転職会議」が発表した総務の平均年収は437万円(※2)でした。以下は、同サイトが公表している総務の平均年収を年代別にまとめた表です。

年齢

平均年収

20代前半

344万円

20代後半

389万円

30代

439万円

40代以上

542万円

総務は企業ごとによって業務範囲が異なるため、給与のばらつきも大きいことが特徴です。営業職のように成果によって給与が変動することはなく、特に必要な資格もないためほかの部署と比べると年収は控えめに感じられるかもしれません。担当する業務によって給与が上がるケースもあり、専門スキルを求められる場合は年収が高くなるケースがあります。

(※2)参考:転職会議「総務の年収まとめ」

人事や総務へのキャリアを考える際、必要なスキルや経験について興味が湧くものです。人事や総務において、一般的なビジネススキルが特に求められる傾向があるようです。

人事・総務に必要なスキルと経験

人事や総務への就職を考える際、仕事に必要なスキルや経験が気になります。人事と総務には特殊な経験よりも、一般的なビジネススキルが求められる傾向にあるようです。

人事に求められるスキル

採用や配置転換に関わる人事担当者に、どんなスキルが求められるのか気になる人も多いでしょう。ここでは人事に必要とされるスキルについて、具体的に説明します。

コミュニケーションスキル

人事担当者にとって、人との円滑なコミュニケーションは基本中の基本です。社内外で様々な人々と関わり、情報を伝える役割を果たすためには、良好なコミュニケーションスキルが欠かせません。意見を伝えるだけでなく、相手の声を聴きながら的確に対応する能力も求められます。

また、トラブル解決においても、客観的な視点を持ち、関係者の意見をバランスよく取り入れることが重要です。そのためのコミュニケーション能力は欠かせないでしょう。

調査・分析スキル

人事の役割には、企業内の問題を見つけ出し、それを分析して解決に導く能力が求められます。現代企業では、ハラスメントや過労関連の問題が顕在化しています。労働法の変更に伴い、労働時間や働き方の見直しも大切です。

そのため、客観的な調査やヒアリングスキルが必要とされます。当事者の意見だけでなく、客観的な事実を踏まえて問題を分析することが肝要です。

法律に関する知識

人事の役割は社員の権利を守ることも含まれるため、法律知識を持っていることが望ましいです。労働者の勤務時間や給与、休日などは法律で規定されており、労働基準法やハラスメント、コンプライアンスに関する問題が発生すると企業の評判にも影響が出ます。社員が良い環境で働けるよう、人事担当者は労働に関する法律知識が必要でしょう。

ただし、すべての法律知識を頭に叩き込む必要はありません。必要な情報を手に入れる方法を知っていることも大切です。社内で法的な質問が出た場合に適切に情報にアクセスできる能力も身に付けておきましょう。

総務に求められるスキル

総務の役割は単なるデータ入力だけではなく、情報を集めて適切に処理する能力も必要です。

パソコンスキル

資料作成に携わる場合、パソコン基本ソフトの取り扱いは必要不可欠です。人事担当者は社内文書やプレゼン資料を作成する際に、WordやPowerPointなどを使用する場面があります。

ただ単に資料を完成させるだけでなく、ショートカット機能などを駆使して短時間で作業を行うスキルが求められます。精度とわかりやすさを兼ね備えた資料作成は、プレゼンテーションの説得力を高めるでしょう。

事務処理スキル

総務は他部署がカバーしきれない多岐にわたる業務を担当するため、事務処理能力が重要です。複数の業務を効率よく処理するには、優先順位をつけて作業を進めるスキルが必要でしょう。期限に向けたスケジュール管理や作業時間の適切な配分が不可欠です。

業務の効率化にはタスク管理ツールなどを活用することで、自身のタスクや部門全体の進捗状況を把握できます。

情報処理スキル

各部署からの情報を収集し処理する能力は、社内のサポート役として重要です。物品管理においては、在庫数を常に把握し、発注を行う必要があります。品目ごとに消費量は異なるため、物品の在庫状況を把握する能力が求められます。

備品発注用ソフトやExcelの機能を使い、正確な発注を行うスキルが要求されるでしょう。

人事・総務のキャリアパス

人事や総務での経験後に、将来の選択肢について気になりますね。それぞれの分野で磨いたスキルを活かし、能力を活用できる分野でのキャリア展開が可能です。

人事のキャリアパス

人事のキャリアパスはいくつかのパターンがあります。

  • 人事部門のリーダーシップ
  • 採用担当
  • 研修担当
  • 総務部門などへの異動
  • 別の企業への転職

人事の将来の方向性は大まかに2つに分かれ、専門的なスキルを伸ばすか他の部門に移るかの選択肢があります。人事での経験を積むと、専門性の高い業務を任される機会が増えるでしょう。幅広い業務を経験しスキルを磨き、人事課長や部長に昇進することも可能です。

一方、他の部門に移る場合は、人事で得たスキルが活かせないこともあり、新たな知識や技術を身につける必要があります。ただし、情報収集能力やコミュニケーションスキルは、部門を問わず役立る機会は多いです。

総務のキャリアパス

総務のキャリアパスも幾つかのパターンがあります。

  • 総務部門のリーダーシップ
  • 人事、経理、財務部門などへの異動
  • 法務担当
  • 別の企業への転職

総務も人事同様、経験を積み部門のリーダーになるケースがあります。総務で培ったスキルは他の部門でも活かせ、他の部署での業務に貢献できます。事務処理で培ったスキルは、他の部署での円滑な運営に役立つでしょう。

人事・総務の転職に役立つ資格

人事や総務への転職において有利な資格を把握することは重要です。必須ではないものの、取得した知識は業務に対するアプローチにプラスに働くことがあります。

人事に有利な資格の例

人事においては、社員のサポート業務が含まれるため、面談やアドバイスに役立つ知識を持っていると有益です。

①キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントは国家資格であり、キャリアプランに関するアドバイスを提供する専門家です。将来の職務能力の向上を促す分野なので、人事業務に対して高い適応性を持つ資格といえます。この資格で身につけたヒアリング能力は、社員面談での問題解決や人事異動において役立つでしょう。

②産業カウンセラー

産業カウンセラーは、働く人の問題解決やキャリアに関する相談を行う専門家です。企業内での社員サポート役として、人事部門が取得することが一般的でしょう。この資格を持つことで、人事部門の信頼性が向上することが期待できます。受験資格は、指定の講座を受講すれば獲得可能です。

総務で有益な資格の例

総務部門では法的な業務を行うことがあり、適切な知識を身につけておくことで業務の効率化につながるでしょう。

①社会保険労務士

社会保険労務士は「労働社会保険諸法令に基づく申請書等や帳簿書類の作成」「申請書等の提出代行」「申請に関する事務代理」などの業務を行える国家資格です。総務部門で社会保険労務士の資格を取得することで、業務範囲が拡大し、転職に有利になるかもしれません。

受験資格は学歴や実務経験、他の試験の合格経験のうち1つを満たす必要があるため、注意が必要です。

②衛生管理者

衛生管理者は、社員の健康や衛生に関する問題が出題される国家資格です。事務所内で常時50人以上の労働者が働いている場合、衛生管理者を選任することが法律で義務付けられています。これを取得しておくことで、会社に貢献できるでしょう。

受験資格は誰でも取得できますが、実務経験の年数が必要となるので、事前に確認しておくことが重要です。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。