2024/06/26 更新働き方改革で管理職の役割はどう変わる？増加した負担を軽減する方法も解説
働き方改革による管理職の新たな役割
働き方改革が進む中で、管理職には従来の役割に加えて新たな責務が課されています。
これまでは指示命令型のリーダーシップが主流でしたが、今では部下の成長を促すコーチングやメンタリングが求められるようになりました。また、柔軟な働き方を推進するための労働環境の整備や従業員の健康管理、法令遵守の徹底が重要な課題となっています。
このような背景から、管理職は組織全体のパフォーマンス向上と従業員の働きやすさの両立を目指す重要な役割を果たすことが期待されているのです。
管理職が把握して起きたい働き方改革による関連法
働き方改革に伴う関連法の理解は、管理職として不可欠です。法令遵守を徹底することで、組織全体のコンプライアンスを高め、従業員の信頼を得られます。
この章では、管理職が特に注意すべき働き方改革関連法を詳しく解説していきます。
残業時間の上限
働き方改革では、残業時間に厳格な上限が設けられています。
具体的には、月45時間、年間360時間を超える残業は禁止。特別な事情があっても年間720時間、月100時間未満（複数月平均80時間以内）と厳格に規定されています。
この規制に違反すると企業に対して罰則が科されるため、管理職は部下の労働時間を適切に管理し、規定内に収めるよう努めなければなりません。
そのため、業務の効率化・タスクの見直し・働き方の改善などを通じて、過度な残業を防ぐ対策をしていくことが求められます。
労働時間の状況把握
労働時間の適正な管理は、働き方改革の中核となるポイントです。そのため、管理職は部下の労働時間を正確に把握し、過労を防ぐための対策をしていく必要があります。
具体的には、「タイムカードや勤怠管理システムの導入」「定期的な面談による労働時間の確認」「必要に応じて労働時間の調整や業務の再配分を行うこと」が効果的です。
これにより、従業員が健康で働き続けられる環境を整えられます。
有給休暇の取得時期指定の義務化
働き方改革では、有給休暇の取得が義務化。管理職は、年10日の有給休暇が付与されている従業員に対して、最低5日間の取得を確実にさせる責任があります。
この義務化の背景には、従業員のリフレッシュ・健康維持・ワークライフバランスの向上が挙げられます。有給休暇の取得を促進するためには、管理職が計画的に休暇取得を推奨することや、休暇取得のための業務調整および取得状況のモニタリングを行うことが重要です。
これにより、従業員のモチベーション向上や職場の生産性向上につなげることが期待されます。
働き方改革で管理職が直面する課題
働き方改革の進展により、管理職は新たな役割を担う一方で、多くの課題にも直面しています。
【管理職が直面する課題】
- 労務管理の複雑化
- 部下のモチベーションの維持
- 業務負荷の増大
管理職には、上記の課題に適切に対応することで、組織全体のパフォーマンスを向上させ、従業員の働きやすさを実現することが求められます。
この章では、働き方改革で管理職が直面する具体的な課題について深掘りしていきます。
労務管理の複雑化
働き方改革に伴い、労務管理が一層複雑化しています。そのため、これまで以上に厳格な労働時間管理・有給休暇の取得状況の把握・労働条件の適正化が求められるようになりました。
管理職は、これらの規制に対応するために、労務管理の知識を深め最新の法令に精通する必要があります。また、労務管理システムの導入や、労働時間のモニタリング体制の強化など、技術的な対策も必要。
このような取り組みによって、労働条件の改善と法令遵守を両立させることが可能となります。
部下のモチベーションの維持
働き方改革により従業員の働き方が多様化する中で、部下のモチベーションを維持することは管理職にとって大きな課題です。
リモートワークの普及やフレックスタイム制度の導入により、直接的なコミュニケーションが減少しがちな現代の職場環境では、部下の状態を把握するのが難しいのも事実。管理職は、定期的な1対1のミーティングや、チームビルディング活動を通じて、部下のモチベーションを高める努力を続ける必要があります。
また、評価制度の見直しや、キャリアパスの明確化を図ることで、部下のやる気を引き出すことも重要です。
業務負荷の増大
働き方改革の一環として、管理職には新たな業務が加わり業務負荷が増大しています。従来の業務に加え、労働時間の管理・健康管理・有給休暇の取得推進など、多岐にわたる責任が追加されました。
これにより、管理職自身のワークライフバランスが崩れるリスクも生じています。業務負荷を軽減するためには、業務の効率化やタスクの適正な配分が不可欠。また、必要に応じて外部の専門家を活用することや、チームメンバーに業務を委任するスキルを身につけることも有効です。
管理職が健康で働き続けることが、組織全体の健康にもつながることを忘れてはなりません。
管理職が実践するべき働き方改革の対策
働き方改革に対応するためには、管理職自身が積極的に対策を実践し、職場環境を改善していくことが重要です。
管理職が取り組むべき具体的な対策は、主に3つ。
- 現状把握と課題の洗い出し
- 業務の効率化
- マニュアル・手順作成による業務の標準化
以下で、それぞれの対策について詳しく解説していきます。
現状把握と課題の洗い出し
働き方改革を成功させるためには、まず現状を正確に把握し、課題を明確にすることが不可欠です。
具体的には、労働時間や業務の内容、部下の働き方に関するデータを収集・分析し、現状の問題点や改善の余地を洗い出しましょう。このプロセスには、従業員へのアンケート調査や面談、業務フローの見直しなどが含まれます。
これにより、具体的な改善策を立案するための基礎データを得られます。
業務の効率化
業務の効率化は、働き方改革を進める上で重要なステップです。管理職は、無駄な業務や非効率なプロセスを見直し、改善する努力をしていかなければなりません。
例えば、「会議の時間を短縮し、必要最低限のメンバーで行う」「ペーパーレス化を推進して情報共有を効率化する」「タスク管理ツールを導入してプロジェクトの進捗を可視化する」などの方法がおすすめ。
これにより、業務の効率化を図り、従業員の負担を軽減できます。
マニュアル・手順作成による業務の標準化
業務の標準化も、働き方改革の一環として重要なポイントです。管理職は、各業務の手順やマニュアルを作成し、従業員が誰でも同じ品質で業務を遂行できるようにしていかなければなりません。
これにより、業務の属人化を防ぎ、新たな従業員の教育・指導がスムーズになります。
具体例として挙げられるのは、「業務プロセスの見える化」「手順書の整備」「定期的な更新・見直し」など。これらを行うことで、業務の一貫性を保ちつつ、効率的に遂行できます。
また、これにより、管理職自身の負担も軽減され、より戦略的な業務に集中できるようになるのもメリットです。
働き方改革で増えた管理職の負担を軽減する方法
働き方改革により管理職の負担が増える中、効率的に業務をこなし、ストレスを軽減するための方法を取り入れることが重要です。
管理職の負担を軽減する方法としては、以下の例が挙げられます。
- ITツールの活用による業務の自動化
- アウトソーシングの活用
- 人材の確保
この章では、管理職の負担を軽減するための具体的な方法について詳しく解説していきます。
ITツールの活用による業務の自動化
ITツールの活用は、業務の自動化と効率化を図るために有効な手段です。勤怠管理システム・プロジェクト管理ツール・コミュニケーションツールなどを導入することで、手作業による業務を減らし、管理職の負担を軽減することが可能です。
例えば、勤怠管理システムを使えば、従業員の出勤・退勤状況をリアルタイムで把握でき、労働時間の管理が簡単になります。また、プロジェクト管理ツールの活用は、タスクの進捗状況を可視化し、業務の調整がスムーズに行えるのがメリットです。
これにより、効率的な業務運営が実現し、管理職の時間と労力を節約できます。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングを活用することも、管理職の負担軽減に有効です。特に、専門的な知識やスキルが必要な業務については、外部の専門業者に委託することで、社内のリソースを効率的に活用できます。
例えば、経理業務・法務・人事などのバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、管理職はより戦略的な業務に集中することが可能に。また、アウトソーシングによって業務の質を向上させることも可能です。
適切な外部パートナーを選定し、業務委託契約を結ぶことで、スムーズな業務運営を実現できます。
人材の確保
適切な人材を確保することも、管理職の負担軽減には欠かせません。
働き方改革の中で、労働力の確保と適正な配置が求められている今、人材の採用や育成、適材適所の配置はとても重要。これらを行うことで、管理職の業務をサポートし、負担を軽減できるのです。
具体的には、柔軟な働き方を推進し、多様な人材が活躍できる環境を整備することが重要。また、既存の従業員に対してもスキルアップの機会を与え、チーム全体の能力を向上させることが求められます。
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ぜひ、WARCエージェントを活用して、管理職の働き方改革による負担軽減を実現しましょう。
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