2024/08/16 更新管理職の責任とは？その重要性と果たすべき役割を解説
「管理職の責任とは何か？」と聞かれると、部下の育成や業務管理を思い浮かべる人も多いでしょう。管理職は一般的に課長職や部長職が該当しますが、企業によっても呼び名が異なります。管理職に求められる要素は多様化していて、企業において重要な役割を担う立場です。
本記事では管理職の責任や、果たすべき役割について解説します。管理職に就いている方や、これから転職を考えている方はぜひ参考にしてください。
管理職の基本的な責任
管理職は業務面での責任と、組織面での責任が求められます。ここからは、管理職の基本的な責任について解説します。
チームの成果に対する責任
管理職の基本的な責任として、まず挙げられるのがチームの成果に対する責任です。
管理職は常に経営視点に立った行動が求められます。一般社員と管理職の大きな違いは「個人」としてではなく「チーム」としての総合的な成果を最大化することです。
企業が成果を上げるためには、個々の能力の高さだけではなく、さまざまなスキルを持つ従業員のスキルを最大限発揮する必要があります。従業員との研修やワークショップを通じて、従業員と管理職、または従業員同士の関わりを持てるようにすることが重要です。各従業員の長所や短所を理解し、それぞれのスキルを発揮できるチームを作る役割を担います。
戦略的な目標設定と達成
管理職には常に組織の成果を出し続けるという役割があります。成果と一口に言っても、売り上げの場合もあれは、成長率、新規顧客獲得率など、職種や部署によってもさまざまです。
そこで、管理職は全社戦略や事業戦略を理解した上で、成果を明確にできるよう具体的な目標を設定します。組織の方向性を明確にし、戦略的な目標設定をすることで、ゴールである目標達成となるため、具体的でわかりやすい内容であることが大切です。思い通りの成果を出すためには、高すぎず低すぎずチームに適したレベルで目標を設定することも重要です。
目標を立てたあとは、達成のためにどのような機能が必要かという業務の構想についても考えます。その際、自分のチームだけではなく、会社全体を見る広い視野を持つことも大切です。
業務の円滑な進行と管理
管理職が目標設定と並行して行わなければいけないのが、目標達成するための業務の円滑な進行と管理です。組織やチームとして設定した目標や業務の構想について、メンバーが作成した計画の進行状況を管理します。
また、目標達成に向けてのモチベーションを維持できるようサポートすることも重要です。計画が円滑に進行していない時には、補完策を提案することも管理職の責任であり、多くの時間を使う重要なポイントであるとも言えます。
管理職に求められる説明責任とその範囲
管理職は部下だけでなく、経営層や外部関係者に対して説明責任をすることが求められます。説明責任は企業の透明性と信頼性を維持するために必要不可欠です。ここからは、管理者に求められる説明責任とその範囲について解説します。
説明責任の概要
説明責任とはアカウンタビリティのことで、自身が担当して権限を持っている事柄の状況や詳細について、利害関係者に説明する義務のことを言います。たとえば、株主総会で株主に経営状況を説明しなければいけない場面での状況などを指す言葉で、もともとは経営用語として用いられていました。
管理職においては、組織内での情報の透明性や信頼を維持するために説明責任は必要か不可欠な要素です。具体的には、ある出来事や結果に対してチームにその理由や背景を明確に伝えることを意味します。
組織の中で意思決定や方針の策定をし、その実行までをリードする中で、管理職が説明責任を果たさないといけないのです。説明責任が果たされなければ、情報の偏りや信頼の損失、意思決定の遅れにつながる可能性があります。
組織内での説明責任
組織内での説明責任は、競争の激しいビジネス環境下においてとても重要です。
上司や経営層に報告と説明を行い、情報や進捗状況を明確に伝えることで、迅速な意思決定に繋がります。また、部下や関連部署に対しては、仕事に疑問を残したまま進めることがないよう、仕事の目的や意図、方針や決定事項を説明することが重要です。説明責任をすることで、全員が同じ方向を向いて動けるよう導きます。
会議や打ち合わせにおいての説明責任や、社内文書やメールでの説明責任など、常に情報の共有を心がけることで、組織内の協調性が高まり、さらには組織の成果へと繋がるのです。
ステークホルダーや顧客に対する説明責任
企業にとってのあらゆる利害関係者であるステークホルダーや、顧客に対しての説明責任も重要です。
顧客や取引先に対し、自社の製品やサービスについて説明をすることは、企業に対する信頼度の向上に繋がります。また、株主や投資家へ経営状況や戦略など、自社の事業活動の内容を説明をすることも重要です。将来性のある事業であるかという判断基準となり、投資機会を得やすくなるメリットがあります。
加えて、地域社会や行政機関への企業活動の説明やメディアや世論への情報発信をすることで、透明性が高まり、企業としての社会的信用度が上がります。たとえば、どのような事業を行っていて、年商がどれくらいの会社なのかということを明確にすることで、社会からの理解が得やすいのです。
管理職が説明責任を果たす4ステップ
管理職が説明責任を果たすには、手順を踏むことが効果的です。ここからは説明責任を果たすための4ステップについて解説します。
説明に必要な情報の特定と収集
まず1つ目のステップとして、説明に必要な情報の特定と収集を行います。事実を正確に把握することは、説明責任を果たす上でとても重要です。
現場でどのような作業を行い、何をしているのか、業務の停滞や生産性の低下を招いている箇所はどこかといった情報の特定と収集をします。情報の特定と収集をすることで、情報の歪みや誤解が生じないようにすることができます。
データの分析と解釈
情報の特定と収集に次いで、データの分析を行います。問題が発生した背景や原因を深く探ることにより、状況を常に改善させるための根本的な解決策を見つけるための手助けとなります。
たとえば自社の製品に関するマーケット情報を収集し、より売り上げを上げるにはどうするべきかを考えるなど、分析をすることが重要なのです。分析をすることで、説明責任を果たすための解釈ができます。
複雑な情報をわかりやすく整理する技術
データの分析と解釈の次は、複雑な情報をわかりやすく整理する必要があります。情報の特定や収集ができたとしても、説明責任を果たすうえで、膨大かつ複雑な情報をわかりやすく整理して適切に活用できるようにしなければいけません。
説明責任を受け取る側に明確にわかりやすい説明をするためには、情報を取捨選択し、必要な情報を明確にします。複雑な情報をわかりやすく整理する技術を身に着けておくことは、説明責任を果たす際の資料作成にも役立ちます。
説得力のある説明資料の作成
説明責任を果たす際に必要となるのは、受け手に対して説得力のある説明資料を作成することです。説明責任をする際は、問題の内容、原因、対策を明確に伝える必要があります。
説明責任をしても、相手にきちんと伝わらなければ、協力を得ることはできません。説得力のある説明資料で事実を明確に伝えることで、関係者が同じ理解を持ち、協力に繋がります。
透明性のある企業や組織としての信頼を得るためには、説得力のある資料作成をして説明責任をすることはとても重要です。
役割や責任を理解して管理職の業務を全うしよう！
管理職は企業内において、中心的な立場にあり、組織としての成果を上げるために重要な役割と責任があります。本記事で解説した管理職の基本的な責任や、管理職に求められる説明責任を理解し、ぜひ管理職の業務に活かしてください。
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