2024/07/10 更新情シスは嫌われる？そう思われてしまう理由や愛される情シスになるための改善策を紹介！
情シスは、企業のIT化において欠かせない存在です。ネットワークやパソコンを利用する企業にとって、重要な役割を果たしています。
しかし、情シスについて調べていると、大切な部署にもかかわらず嫌われているという意見を聞くケースも多いようです。
この記事では、情シスが嫌われる理由や愛される情シスになる方法を解説します。同じ企業で働く以上、お互いが気持ちよく働けるよう意識しておきましょう。
情シスが嫌われやすい理由とは
はじめに、情シスが嫌われやすい理由を解説します。
どのような理由があって嫌われているのか知っておけば、自分が同じ立場になっても嫌われやすい行動を避けられます。
情シスが車内で嫌われる理由を知っておき、自分は同じ行動をしないようにしましょう。
- 対応に融通が利かない場合が多い
- 問題解決に時間がかかる
- 専門用語が多く説明が分かりづらい
- 権威的な態度を取る
対応に融通が利かない場合が多い
情シスの業務はルール化している部分が多く、臨機応変な対応が難しいシーンがあります。
決められた手順ややり方を守るため、急いでいる案件でも確実に早急な対応ができるとは限りません。
しかし、他部署にはルール化されていることが上手く伝わらないため、融通が効かないイメージがあります。
また、セキュリティやコンプライアンスの観点から、新しいシステムや変更を受け入れることに慎重です。既存のシステムやプロセスが複雑なため、変更に対して抵抗がある場合もあります。
企業が情シスに人数を割く余裕がなければ、リソースも確保できず新しいシステムを作りたくても実現できない場合があるでしょう。
社内の希望をすぐに叶えられる場合が多いと、情シスは融通が利かないと思われ嫌われる可能性があります。
問題解決に時間がかかる
問題が起きたときの解決に時間がかかるのも、情シスが嫌われる原因です。情シスの業務範囲は幅広く、一つの業務に対して割けるリソースが多くありません。
起きた問題を解決するためには、技術的・専門知識どちらも必要になります。社内にすぐ解決できる人員がいなければ、さらに時間はかかるでしょう。
近年ではテレワークが普及し、社内外からクラウドサービスへのアクセスが増えています。セキュリティを重視するには、VPNをはじめとしたアクセス回線周りへの配慮も必要です。
業務の多様化が進み、既存のシステム改善や日々の業務を進めるのが忙しく、問題解決まで手が回っていない可能性があります。
専門用語が多く説明が分かりづらい
情シスが担当する業務は、ITやシステム系がメインです。技術は日々発展しているため、それにともない新しい言語も増えていきます。
しかし、情シスの業務を日常的におこなっていない人にとって、専門用語を話されてもわからないケースが多いでしょう。
情シスにとっては専門用語は普段何気なく使っている言葉のため、社内の人とやりとりするときも使いがちです。しかし、社内の他部署で働く人に伝えるときは、わかりやすい言葉に変える努力が必要になります。
その点を理解せずに会話する情シスの多さから、情シスが嫌われるケースがあります。
権威的な態度を取る
情シスは社内でも専門技術が求められるだけでなく、企業が発展するために必要な存在です。業務内容も業務を続けるためのシステムやデータの管理といった、責任ある内容が多くなっています。
人によっては自身が企業に重要な存在であることを理解し、権威的な態度を取る人もいるでしょう。
しかし、企業に勤める人はすべて仲間であり、任せられる業務が違うだけという考えを持たなければ確執につながります。
一部の人が取る態度によって、情シス全体のイメージが損なわれるのはよくない流れでしょう。
愛される情シスになるための心がけ
社内の関係を円滑に進めるには、自分自身が愛される情シスになる努力が欠かせません。
愛される情シスになるには、5つのポイントを意識しましょう。
普段の自分がどのような行動をしているか思い返し、直すポイントがあれば取り入れるのがおすすめです。
- ユーザーの立場に立って考える
- 積極的にコミュニケーションを取る
- 丁寧でわかりやすい説明を心がける
- 柔軟に対応してできる限り要望に応える
- IT知識のアップデートを怠らない
ユーザーの立場に立って考える
情シスが嫌われる理由は、できない理由や時間がかかる理由を説明せずにいるからです。ユーザーの立場に立って考えれば、「起きた問題は早く解決してほしい」「できない理由を明確にしてほしい」という人がほとんどでしょう。
情シスにとって当たり前の内容でも、普段業務に触れていない人にとっては理解できない内容です。トラブルが解決されない理由が明確ならなければ、放置されていると感じるかもしれません。
一度作ったシステムに満足せず、ユーザーのフィードバックを取り入れ、より良いものに変える意識も重要です。もちろんユーザーがシステムの使い方に悩んでいたら、わかりやすいマニュアルを作ったり説明する機会を設けたりすることも重要です。
お互いが働きやすくなるようできる行動をすると、愛される情シスになれます。
積極的にコミュニケーションを取る
社内・社外ともに積極的なコミュニケーションを取ると情シスが嫌われることは減ります。
コミュニケーションを密にすれば、ユーザーのニーズや悩みをしっかり理解できるため、システムやサービスの開発に役立てられるでしょう。
普段コミュニケーションを取っている人であれば、トラブルが起きたときも相談しやすい環境ができます。迅速に問題が解決でき、お互いの業務効率が上がることがメリットです。
また、コミュニケーションを取れば信頼関係の構築も叶います。情シスが開発したシステムやサービスへの率直なフィードバックは、信頼関係がなければもらえません。
お互いが気持ちよく働くためにも、普段から積極的なコミュニケーションをとりましょう。
丁寧でわかりやすい説明を心がける
情シスが社内の人にシステムやサービスの説明をするときは、丁寧でわかりやすい説明を心がける必要があります。
情シスの業務で使われる単語は専門用語が多く、普段違う業務をしている人にとって理解しがたいものです。専門用語をそのまま使って話してしまうと、ITに詳しくない人は理解に時間がかかります。理解できないまま話が進み、最終的には要望を伝えるときに認識の違いができかねません。
スムーズにやりとりを進めるためには、情シスが専門用語をわかりやすく説明することが必要です。普段ITに触れていない人でもわかる言葉で説明すれば、事前にわからない点を質問しやすくなり、後からトラブルが発生しづらくなります。
丁寧に対応してくれる情シスがいれば、部門全体が愛されるでしょう。
柔軟に対応してできる限り要望に応える
愛される情シスを目指すなら、柔軟に対応してできる限りの要望に答えるのも重要です。
情シスの仕事はルールが決まっており、臨機応変な対応が難しい場面も多いです。しかし、周囲の人にはルール化されている点が伝わらず、融通が効かないと思われているかもしれません。
情シスが柔軟に対応するには、どのような要望があるのか明確にするのが大切です。要望の確認ができたら、優先順位を決めて対応しましょう。忙しい仕事の中でも仕事の順序立てができ、要望に答えられる可能性が高まります。
また、ユーザーと密なコミュニケーションをとることも重要です。ユーザーのニーズを正確に理解できトラブルの解決案を導き出しやすくなります。出た要望に対して柔軟な対応ができれば、嫌われる情シスになることはありません。
IT知識のアップデートを怠らない
IT技術は日々発展し続けているため、愛される情シスになるには知識のアップデートも大切です。
最新技術のトレンドを把握しておけば、いままで作れなかったシステムを実現でき、問題解決が叶うかもしれません。ユーザーの要望を叶えやすくなり、より信頼してもらえる理由を作れるでしょう。
また、IT知識のアップデートは自分自身にもメリットばかりです。最新のトレンドを理解しておけば、自身のスキルを増やせキャリアにつなげられます。今後ほかの仕事や企業に勤める場合でも、新しい知識を持っていれば有利に働くでしょう。
自分自身の市場価値があがるだけでなく、社内の人に嫌われない信頼される情シスになれます。
情シス業務を円滑に進めるコツ
業務範囲の幅が広いからこそ、情シスは常に円滑に業務を進める努力が必要になります。
業務が円滑に進めば、社内の生産性が高まり、より多くのトラブル解決や新システムの開発に時間を割けるでしょう。
働くうえでのストレスを減らせ、社内全体が気持ちよく働ける点もメリットです。
- 情シス内の役割分担と連携を明確にする
- ユーザー部門との定期的な情報交換の場を設ける
- トラブル対応マニュアルを整備する
- 情シス業務の見える化を進める
情シス内の役割分担と連携を明確にする
情シスは業務範囲が幅広いため、部署内での役割分担は重要になります。
個々人が持つスキルに合わせて業務を役割分担すれば、一つひとつの仕事にかかる時間を短縮でき、得意分野を十分に活かせます。苦手な業務を進めるよりも円滑に進むため、業務全体の進捗がよくなるでしょう。
また、役割分担を明確にすればチーム内で連携を取りやすくなるのもメリットです。進捗状況を常に確認しやすくなり、トラブルが起きたときも情報が共有できます。
業務ごとに責任が明確になるため、万が一トラブルが発生しても対応がスムーズにできるでしょう。
ユーザー部門との定期的な情報交換の場を設ける
情シスとユーザー部門が適切に連携できていないと、業務が効率的に進まなくなります。
ユーザーのニーズや問題は、情シスが適切に把握しなければ必要なシステムやサービスを開発できません。しかし、情報交換の場がなければ伝わらないケースがほとんどでしょう。
定期的な情報交換の場は、信頼関係構築にも役立ちます。お互いの状況を理解するには、信頼関係を構築して相談するのが欠かせません。必要な情報をしっかり共有できるため、誤解を避けられるのもメリットです。
トラブル対応マニュアルを整備する
情シスがトラブル対応マニュアルを整備することで、トラブルの早期解決につながるのも重要です。
トラブル対応マニュアルを用意していないと、いざ何か起きたときに対応の手順がわからず、解決までに時間がかかります。人によって対応できる内容が違えば、その人がいなければ解決までにかかる時間が増えてしまうでしょう。
マニュアルを作ることで対応の一貫性を確保でき、個々人のスキルに左右されません。どこまで対応したかが目に見えやすく、混乱も起きづらくなります。
過去に起きたトラブルをノウハウとして蓄積できるため、今後同じトラブルが起きても解決までの時間を短縮でき、新しいメンバーが増えても知識を共有できます。
情シス業務の見える化を進める
業務の見える化をおこなうことで、全体のリソースや進捗状況が把握しやすくなります。仕事の優先順位がつけられ、タスク漏れや遅延を軽減する効果も望めます。業務を効率的に進められ、品質も担保できるでしょう。
一人ひとりが仕事を抱えて進めていては、業務の進捗状況がわからず遅れていてもぎりぎりまで気付けません。状況を全員で共有することで、遅延が出ている場所へ人員を配置する方法も取れます。
業務を見える化すれば、部署全体の生産性を高められます。
会社としての情シス部門の位置づけ見直しが必要な場合も
技術の進化や組織の成長に合わせて、情シス部門の位置づけを見直すことも重要です。
日々技術や企業に必要なシステムは進化しているため、今のままでは対応できない可能性もあります。
必要な人員の配置や業務内容を設定すると、部署内の負担が減る効果も狙えます。
情シスが他部署とかかわるシーンを増やせば、コミュニケーションもとりやすくなり企業全体にプラスになるでしょう。
会社の成長を支える”愛される情シス”になろう
情シスは企業に欠かせない存在ですが、業務内容が幅広く、どのような仕事をしているかわからない人も少なくありません。
技術や知識の専門性の高さから、ITに疎い人にとっては何をしているかわからないケースも多いでしょう。
情シスが愛されるためには、社内の人と積極的にコミュニケーションをとってユーザーの考えや悩みを理解することが重要です。
お互いの立場に立って行動すれば、全員が気持ちよく働けるでしょう。
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