記事FV情シス

「一人情シス」の役割とは?情報システム部の課題や原因、対策を解説

2024/02/21 更新

企業において、情報システム部が担当するシステム関連の業務がますます重要視されています。しかし、IT全般を支えるのはわずかなスタッフであり、これが原因で業務過多や人員不足といった状況に陥っている企業が多く存在します。

この記事では、情報システム部が業務過多や人員不足に悩まされている理由から、それに対する解決方法を説明します。情シスの業務改善や人員不足に関する知識を学んでみましょう。

一人情シスについて

「一人情シス」とは、情報システム部門(情シス)の業務を1人だけで担当する状況のこと。社内のシステム構築、保守運用、IT機器の管理など多岐にわたる業務を一手に引き受け、実質的には「ITなんでも屋」となっているケースが多いです。

この状況は、主に人材不足が深刻な小規模企業で見受けられ、また従業員数が多くてもIT知識を持つ人材が不足している場合に発生します。

業務範囲の広さや業務量に対して人材が不足しているため、一人情シスは働き手に過大な負担がかかり、これが問題視されています。

一人情シスの問題点には以下が挙げられます。

  1. システムトラブルの際の対応が遅れること
  2. 新しいシステムの導入が滞ること
  3. 保守がおろそかになること

これらの課題は、組織全体の生産性や業績に悪影響を与える可能性があります。

一人情シスの悩み

一人情シスは、一つのシステム管理者に多くの業務が集中することから、重大なリスクを抱えています。システムのトラブル対応が遅れ、業務の専門化が難しくなり、専門技術の最新化が追いつかなくなる可能性などがあげられます。

一人情シスが直面する実際の課題点

  • 業務量増加
  • トラブル対応が遅い
  • 業務の一般化
  • スキルアップの難しい
  • 前任からの引継ぎが不十分

これらの問題を理解するには、各項目においてどのような困難が生じているのかを具体的に知ることが不可欠です。

1. 業務量増加

業務量の増加は、一人情シスにとって深刻な問題となっています。情報システムは本来、多岐にわたる管理・保守の業務を担当する部門です。業務量が一人に集中すると、システム企画やセキュリティ管理などの中核業務以外の仕事にも時間を割かなければなりません。

従業員からの「パスワードを忘れた」「パソコンが固まった」などの些細な問い合わせ(ヘルプデスク対応)にも個別に対応する必要があります。情シス部門以外の業務も同時に担当している場合、全ての仕事を適切にこなせなくなる危険性が高くなるでしょう。

また、一人ひとりの業務負担が増加すると、法的なリスクも高まり、労働基準法で規定された労働時間を超える可能性があります。

2. トラブル対応が遅い

一人情シスが直面する課題の一つとして、システムトラブル時の対応遅れがあげられます。多岐にわたる業務に取り組む中で、システムエラーや障害が発生した際の対処が遅れがちです。

チームが小規模なほどトラブル対応の遅れは顕著になり、問題の迅速な解決が難しくなります。テレワーキングの増加により外部からのシステムアクセスが増え、適切なセキュリティ対策の充実が求められるようにもなっています。

情報漏えいやウイルス感染のリスクが高まる中で、十分なセキュリティ対策が不足してしまう可能性もあり、トラブル対応の遅れは企業にとって大きな損失につながるのです。

3. 業務の一般化

業務の一般化は、情報システム部で著しい問題となっています。一人情シスが専門的な業務に専念することで、業務が他のメンバーと共有されにくくなります。

専任の担当者が不在の場合、急なシステムの不具合に対応できず業務が一時停止する可能性も。業務の一般化は業務効率の低下だけでなく、システムの安定性にも影響を与え、会社全体の業績にも響く可能性があります。

業務の代替手段を確立し、緊急の場合にも柔軟に対応できる体制を整えることが、一人情シスの課題を克服する鍵です。

4. スキルアップの難しい

一人情シスはスキルアップの機会が限られています。情シス部門は常に進化するIT技術を学ぶ時間とリソースが不可欠です。業務の多さから学びの時間が捻出できず、新しい技術や情報の更新が遅れがちとなります。

相談できる先輩社員や仲間のいない環境は、自身のスキル向上への道を険しくし、スキル自体が向上しないことに焦りや手詰まりを感じることも増えてくるでしょう。

5. 前任からの引継ぎが不十分

前任者からの引継ぎが不十分 情シス部門では多岐にわたる業務が存在し、すべての詳細やノウハウが文字データやマニュアルとして整理されていない場合も少なくありません。

一人情シスの担当者が離職すると、後任者が苦労するシーンが想像できるでしょう。業務範囲の広さからくる情報の多さは、後任者への十分な引継ぎを困難にさせます。

また、専門的なスキルやノウハウ、組織独自のシステムの運用方法などの文字にできない業務の引継ぎも課題です。情報不足は、新しい担当者が業務をスムーズに進める際の大きな障壁となるでしょう。

解決策としては、後任者がスムーズに業務を進められる体制を作ることが重要です。業務プロセスを可視化し、マニュアル化するとともに定期的な情報共有の場を設け、知識の蓄積を図る取り組みが求められます。

一人情シスが増加している原因 企業としても、一人情シスが増加することは一つのリスクです。一人情シスが増える背景を知り、解決していくことが大切でしょう。

一人情シスが増加している理由

一人情シスが増えることは企業としても一つのリスクとなります。一人情シスが増加している背景を知り、解決していくことが大切です。

一人情シスが増加している原因

  1. IT人材が不足している
  2. 情シスへの理解が不足している
  3. クラウドサービスへの移行が進んでいる

それぞれ解説します。

1.IT人材が不足している

IT人材不足 国内では多くの企業がIT人材不足に悩んでいます。IT人材の確保は企業にとって切実な問題となり、これが一人情シスを生む大きな原因の一つです。

IT人材側も情シスの厳しい現状を理解しているため、応募を避けることもあります。採用できたとしても、業務の負担が大きすぎて早期に退職してしまうケースも多いです。

ITスキルを持つ社内SEを採用することは、企業にとって多大なコストがかかる面もあり、業務と情シス業務を兼任する「ゼロ情シス」となっているケースもあります。今後はIT人材を確保し、彼らが持続可能なキャリアを築ける環境作りが不可欠です。

2.情シスへの理解が不足している

情報システムへの理解不足が、一人情シスの増加を招いている側面もあります。経営者層の中で情シスの重要性を十分に理解していない場合が多々あり、必要な予算や人員が割り当てに消極的なケースが多いです。

近年、IT技術は日進月歩で進化し、その管理や運用は複雑化しています。情シス部門の業務量や範囲が拡大しても、一人で対応し続ける状態が慢性化。人材不足が続くことで、新しい技術やツールの導入が遅れ、さらに業務の効率化が難しくなる悪循環を生み出しています。

問題解決のためには、経営層が情シスの役割と重要性を深く理解し、適切な投資や人材確保を図ることが大切です。情シス部門も自身の業務や課題をわかりやすく経営層や他部門に伝えるスキルが要求されます。

3.クラウドサービスへの移行が進んでいる

クラウドサービスへの移行も、一人情シス増加の一因となっています。クラウドサービスの普及により、データ管理やアプリケーション運用を外部ベンダーに委ねる形が主流となってきました。

サーバー管理や日々のメンテナンス業務が減少し、情シス部門の手が空く一方リソース削減の流れが生まれ、情シス部門が縮小されるケースが見受けられます。

しかし、業務量が削減されたと思い込み情シス部門のリソースが削減され、一人情シス化に繋がります。

新たなサービスを導入しようとすることで、情シスは対応に追われてしまい負担は軽減されていないことも多いです。クラウドサービスを上手く活用し、効率的な運用を実現するには、情シス部門のスキル向上と、企業全体との連携が重要となります。

一人情シスの対策

以下では一人情シスの対策方法についてご紹介します。

1.業務範囲を明確にする

一人情シスが抱える課題の一つに業務範囲の広さがあります。まずは業務を整理し、優先順位をつけて業務範囲を明確にすることで、効率的な業務遂行が可能となります。

2.ITアウトソーシングを活用する

外部の専門業者に一部の業務をアウトソーシングすることで、一人情シスの業務負担を軽減できます。特に特定のスキルが必要な業務や時間を要する作業をアウトソーシングすることで、情シスが本来の専門性に集中できます。

3.外部の勉強会に参加する

技術の進化は速く、外部の勉強会に参加することで最新の情報やスキルを習得できます。一人情シスがスキルアップを図り、業務に活かすためには、定期的に勉強会やセミナーに参加することが有益です。

4.ツールを導入する

業務効率を向上させるためには、適切なツールの導入が必要です。タスク管理やコミュニケーションツール、セキュリティツールなど、業務に合ったツールを導入することで、作業効率が向上し、一人情シスの業務負担を軽減できます。

一人情シスの状況は企業の発展においてもリスクとなり得ます。これらの対策を実施し、適正な情シスの運用を行える環境を整えることが大切です。

以下が具体例です。

①メール配信システム

一人情シスの対策には「メール配信システム」の利用がオススメです。一斉メール配信で頻出する誤送信やスパム扱いのリスクを軽減しながら、重要な社内情報を確実に全員に伝えられます。

手動での配信に比べ、タイムリーに情報を共有できるため、作業の効率化にも寄与。システムの導入にはコストが発生しますが、ミスによるリスクを低減し、安定したコミュニケーションを保つ手段として有効です。

②IT資産管理ツール

情報システムの運営には「IT資産管理ツール」がオススメです。このツールは、ハードウェアやソフトウェアの情報を一括で把握し管理できます。

どの端末に何のソフトウェアがインストールされているのか、ファイルの操作はどうなっているのかといった、貴重な情報を自動で収集。トラブルが起きた際、その原因を速やかに見つけ出す手がかりとして、収集された情報を利用できます。

③情報管理・共有ツール

情報管理・共有ツールは、社内で利用されるファイルや文書を一元的に整理し、メンバー全員でアクセス・編集ができる仕組みです。GoogleドライブやDropboxはこのタイプのツールとしてよく知られ、リモートワークの現場でも役立っています。

情報管理・共有ツールは、すべての重要情報を1つの場所に集約。情シスの専門家ではなくても社員が直面するトラブルを迅速に解決できる環境を整えます。

社員自身が必要なデータに簡単にアクセスし、共有できる文化とシステムを育てることで、情報システム部門の負担軽減と、業務フローのスムーズ化が期待できます。

④FAQツール

社員が直面する疑問や問題を解決支援するFAQツールは、一人情シスの負担軽減に効果的です。社内FAQツールとは、スタッフの頻繁な問い合わせ内容をデータベース化し、疑問を持った際に自ら答えを探せる仕組みを提供します。

情報システム部への直接の問い合わせが減り、手が空く時間が生まれます。社内の悩みや疑問が自己解決できる環境を作ることで、情シスへの依存を減らし、スムーズな業務進行に寄与するでしょう。

⑤コミュニケーションツール

コミュニケーションツールの導入は、業務の時間を効率よくするツールです。SlackやChatworkのようなツールはリアルタイムでの情報共有が可能で、メールと違い冒頭のあいさつも不要。

社員同士で問題解決の進捗を共有したり、写真やファイルを即座に送り合うことで問題が起きた際の状況把握が迅速に行えます。

コミュニケーションツールは、情報のやりとりをスピーディにするだけでなく、必要なデータを一元管理することで、後から情報を探しやすくするメリットももたらしてくれます。

コミュニケーションツールの導入は、一人情シスが抱えるタスクの効率化を図る手助けとなるでしょう。

⑥RPAツール

RPAツールは、一人情シスの大きな支えになります。RPA、すなわちロボットプロセス自動化は、繰り返しの手作業をロボットが代わりに行うものです。

データの入力や集計、定型メールの作成といった業務を自動で進め、時間の節約につながります。データ入力・集計・分析、社内システムからのデータダウンロード、Webサイト上の情報収集などの業務をRPAすることで情報システム部の作業負担を軽減できるでしょう。

対策を実施すれば、一人情シスの問題は解決可能

一人情シスは情報システム部が1人で全業務を担当する状態であり、業務の多さと専門性からくる過労やミスの増加は企業としての大きな課題となっています。

一人情シスの問題に対処するための対策を以下に示します。

  • 業務範囲を明確にする
  • ITアウトソーシングを活用する
  • 外部の勉強会に参加する
  • ツールを導入する

一人情シスの問題を軽視すると、後々大きなトラブルにつながりかねません。一人情シスの背景を理解し、早期に対策を講じることが大切です。対策を実施することで、情シスの業務負担を軽減し、持続可能な業務運営を確立できます。

著者画像

株式会社WARC

向井 達也

レバレジーズに入社し、IT領域を中心とした人材紹介事業に従事。その後ベンチャー企業の紹介事業においてグロースフェーズに携わり、2020年WARC入社。現時点でのキャリアやスキルを掘り下げ、潜在的な希望を引き出すキャリアアドバイスを心がける。ベンチャー、スタートアップにおける情報システム部門に強みを持ち、国家資格キャリアコンサルタントを保有。