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2024/05/02 更新

情シスが他業務と兼務するリスクとは?兼務する問題点と対策を解説

情シス部門の業務と他業務を兼務していると、業務効率やセキュリティ面で不安を感じたことはありませんか?とくに中小企業では情シスの専任担当者を置くのが難しい場合が多く、多くの社員が技術的な問題に直面しながら他の業務にも対応しなければならないことが少なくありません。

この記事では情シスの兼務が企業にどのようなリスクをもたらすか、そしてそれにどう対応すればよいのかを詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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情シスの兼務が生じる原因と背景

情シスの兼務が発生する主な原因には、情シス部門の人員不足、予算の制約、そして企業のDX化推進の圧力が挙げられます。これらの背景について以下で詳しく解説します。

情シス部門の人員不足

情シス部門の人員不足は多くの企業で頭を悩ます問題です。技術の急速な進化とシステム保守の必要性が増す中、高度なスキルを持つIT専門家の需要は高まっています。しかし、その供給が追いついていません。このギャップはプロジェクトの遅延やセキュリティ対策の不備など、さまざまなリスクを企業にもたらしています。

競争力を維持するためには情シス部門の強化が急務であり、適切な人材の確保と育成、教育プログラムの拡充、キャリアパスの明確化が必要です。これにより技術的な課題に対応し、組織のIT能力を全面的に向上させることが可能になります。

情シス部門の予算制約

情シス部門の予算制約は技術投資の優先順位が低くなる一因となっています。多くの企業では直接的な収益につながらないと見なされるため、IT関連の予算は削減されやすいです。この結果、古いシステムの使用が続けられ、効率性が低下し、セキュリティリスクが高まることがあります。効果的な予算の運用を実現するためには、コストパフォーマンスの高い技術を選ぶことが重要です。

また、ITの戦略的価値を経営層に理解してもらうためのコミュニケーションも重要となります。これにより必要な投資の正当化と予算の確保が可能になり、企業のデジタル化をサポートすることができます。

企業のDX化の圧力

企業のDXへの圧力は現代の激しい市場競争の中で無視できない現実です。市場の急速な変動や競合との競争に立ち向かうため、デジタル化の推進は急務とされています。情シス部門に大きな負担がかかり、技術導入の遅れが業務効率の低下や顧客満足度の減少を招いています。

DXを成功させるためには、最新技術への積極的な投資と効果的なリソースの管理が必要です。これにより企業は変革の機会と捉え、持続可能な成長を実現することが期待されます。デジタルシフトを成功させるためには、適切な技術選定と戦略的な計画が欠かせません。

兼務がもたらすリスクと問題点

情シスの兼務は業務の質の低下、効率性の減少、ヘルプデスク業務の遅れ、セキュリティ対策の不備といったリスクと問題を引き起こす可能性があります。これらの課題について以下で詳しく解説します。

スキルと知識不足による業務の質が低下する

情シス部門の兼務が招く一つの大きな問題はスキルと知識の不足による業務の質の低下です。IT分野は日々進化しており、専門知識が常に更新される必要があります。しかし、兼務している状態では最新の技術やトレンドを追い続けることが難しく、その結果としてシステムの不具合が増え業務の効率が落ちることがあります。

このような状況は最終的に顧客サービスの質にも悪影響を及ぼすため、企業の信頼性にも関わる重大な問題となります。従業員の継続的な研修とリソースの配分をすることが問題解決のポイントになります。

本業の業務効率の低下する

情シスの兼務が本業の業務効率に与える影響は深刻です。情シスの管理を他の職務と兼ねることで本来の業務に割く時間が減少し業務の品質が低下します。これはプロジェクトの納期遅延やミスが増えることにつながり、結果的には企業の収益にも悪影響を及ぼすことがあります。
効率的な業務遂行を妨げるこの問題を解決するためには、タスク管理の改善やリソースの再配置することが有効です。適切な工夫と改善によって業務効率の低下を防ぎ、生産性を高めることが可能になります。

社内のヘルプデスク業務の遅れ

情シスの兼務が原因で社内のヘルプデスク業務が遅れることは珍しくありません。IT関連の問題が解決されないと社員の作業が停滞し全体の生産性が低下します。とくに兼務することで情報システム担当者が対応を必要とするタスクにすぐに手をつけられない場合、小さな問題が大きな障害に発展する可能性があります。

このような遅延を解消するには、適切なプロセスの整備と必要に応じてリソースの強化が効果的です。自動化ツールの導入や追加のサポート体制を築くことが、これらの問題に対処する上での解決策となります。

セキュリティ対策の遅れや漏れ

情シスの兼務がセキュリティ対策の遅れや漏れを引き起こすことは深刻なリスクを伴います。兼務者がさまざまな業務に追われる中で、セキュリティ更新や脆弱性のチェックが後回しにされます。これが原因で未対応のセキュリティ問題が悪用され、データ漏洩やシステム障害を招く可能性があります。

この問題を防ぐためには、セキュリティプロトコルの定期的な見直しとリスク評価の強化が必要です。また、自動化ツールを導入し保護措置を常に最新に保つことも効果的です。

知識やノウハウが社内で体系化されずらい

情シスの兼務によって重要な知識やノウハウが社内で体系的に管理・共有されにくい問題があります。一人または少数で情報システムの責任を担う場合、その知識が組織内で孤立しやすく情報の伝達が阻害されます。

これにより新たなスタッフがその役割を引き継ぐときに必要な知識を習得するのに時間がかかり、重要な情報が失われたりすることがあります。この問題を解決するためには知識管理システムを導入し、情報のドキュメント化を徹底することが有効です。これにより個人に依存することなく知識を組織全体で共有できるようになります。

情シス兼務の解決策と効果的な戦略

情シスの兼務問題を解決するための効果的な戦略と解決策が存在します。専任採用、自動化ツール、プロセスの見直し、アウトソーシング、ノウハウの体系化について以下で詳しく解説します。

専任の情シスの採用

専任の情シス担当者を採用することは多くの兼務関連の問題を解消するための有効な手段です。このように専任のスタッフを配置することにより、IT業務に対する専門的な知識と集中的な管理が行えるようになり、セキュリティの向上やシステム管理の効率化が実現します。これにより業務の質が向上し、最新の技術トレンドにも素早く対応することが可能になります。

また、組織内での知識とノウハウが蓄積され共有されることで企業全体のIT能力が向上します。専任担当者によるこれらの改善は長期的な視点で見ると企業の成長と競争力の強化につながる重要な投資となります。

ツールを活用した業務自動化

業務自動化ツールの導入は情シスの兼務問題に対する有効な解決策として広く認識されています。これらのツールを利用することで繰り返し行うタスクや時間がかかる作業が自動化され、業務効率が大幅に改善されます。結果としてITスタッフはより戦略的な業務へと集中することができ、全体の生産性が向上します。

自動化はエラーを減少させ作業の一貫性と精度を向上することにも貢献し、結果的に企業運営の効率化を促進します。このようなツールを導入することで、投資の早期回収も期待できます。

業務プロセスの再評価と改善

業務プロセスの再評価と改善は情シスの兼務問題に対処するために非常に重要です。プロセスの見直しにより無駄を省くことができ、IT担当者の負担が軽減され業務の効率が向上します。業務プロセスの再評価と改善により自動化や効率化が施された作業フローを通じてサービスの配信が速く正確になります。

これはシステムの整合性を保ちながら組織全体のリソースを改善し、企業の競争力を長期的に支える基盤を作ります。プロセスの改善には関連部署との協力と継続的な評価が必要であり、定期的なレビューとアップデートが求められます。

アウトソーシングサービスの検討

アウトソーシングサービスは情報システム部門の多重任務問題に対して有効な解決策です。この方法を利用することで企業は外部の専門技術を活用して内部のリソースの負担を減らせます。セキュリティ管理やシステム保守などの専門的な知識を要する業務を外部に委託することで業務の品質を保ちつつコストを効率的に管理することが可能です。

アウトソーシングは柔軟性と拡張性をもたらし、いち早く市場の変動に対応するサポートを実施します。外部リソースを活用することで新しい技術や新しい方法論を導入する際のリスクを低減し、企業の長期的な競争力を強める効果があります。

社内のITノウハウの体系化

社内のIT知識を整理することは情報の共有と効率的な業務運営に必要です。この整理されたノウハウは新入社員のトレーニング時間を短くし、仕事の一貫性を維持します。また、緊急時には素早く対応できるようになり誤まった情報による間違いも少なくなります。

適切に整備された文書化基準と効果的な知識管理システムを導入することで、これらのメリットを得られます。整理されたITノウハウは技術的な問題を解決し、企業全体の適応力と回復力を強化するのにも役立ちます。

情シスの専任はWARCエージェントで採用しよう

情報システム部門の兼務問題を解決するために、専任のITスタッフを採用することがすすめられています。この措置によりセキュリティリスクを減らし業務効率を高め、技術的な問題に素早くそして確実に対応できるようになります。専任スタッフは専門知識と技術を活かしてIT業務を遂行するため、企業全体の生産性が向上します。

採用プロセスではWARCエージェントの専門スキルと広いネットワークを利用して、ふさわしい候補者を見つけるサポートを受けられます。情報システム部門を強化することは企業の持続的な成長につながるため良い投資と戦略的な採用を検討するのに適切な時期です。専任の情報システム担当者をWARCエージェントを通じて採用することで業務の質を根本的に改善することができます。

情シス(情報システム)の悩みはさまざまな工夫で軽減できる

情シスの職員は日頃の業務や問い合わせで忙殺されています。しかし、情シスの抱える悩みはこの記事で紹介したような方法で解消できるので、コストなどと見合わせて、企業ごとに合った方法で対応を図りましょう。

情シスの職員は他部署の職員から、IT関連なら何でも知っていると思われがちです。私用のスマートフォンや家電の相談まで受けさせられている職員もたくさんいます。情シスの悩みを軽減するには、情シスの担当範囲を明確にする・企業全体のITスキルやリテラシーを向上させて自力解決の力を養うなどの対策も重要です。

参考:【2024年版】情シス(情報システム)に強いオススメ転職エージェント9選

参考:【2024年版】情シス(情報システム)のオススメ転職サイト8選

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。