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2024/05/02 更新

情シス担当者必見!システム管理を効率化する7つのポイント

情報システム(情シス)担当者にとって、システム管理は日々の業務の中でも特に複雑で手間がかかる部分です。

技術の進化とともに、システムの数や種類が増え、管理することが一層困難になったと感じる方も少なくありません。

そこでこの記事では、そうした課題を乗り越え、業務をより効率的に行うための具体的な方法として7つの重要なポイントをご紹介。

それぞれのポイントを実践することで、どのように業務改善が可能になるのかも詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

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情シス担当者が直面する管理業務の課題

まずは、業務の効率化が求められる中で、情シス担当者がどのような課題に直面しているのかを詳しく見ていきましょう。

増大するシステム管理の負荷

増大するシステム管理の負荷に直面している情シス担当者は、管理すべきシステムの数が増え続ける中、それに伴い管理負荷も大きくなっているのが現状です。これにより、日々の運用が複雑化し、システム管理の効率性が求められるようになりました。

現代のビジネス環境では、企業は競争力を維持するために新しい技術やソフトウェアの導入が絶えず求められています。このような技術の進化は、業務プロセスを改善する大きな機会を提供。同時に、情シス担当者には常に最新の知識を更新し続けることが求められるため、その負担は増加の一途を辿っています。

この結果として、業務の効率が低下し、エラーやトラブルが発生しやすくなるリスクも増大。システムが複雑化し多様化することで、小さな問題が大きなトラブルに発展する可能性も高まっています。

この課題にどう対応するかが、効率的なシステム管理の鍵を握っているといっても過言ではありません。

情シス担当者にとって、技術課題を速やかに解決しつつリスク最小化を図ることが重要です。そのためには、技術研修の継続的な実施と、新しいシステム管理ツールの活用が不可欠な条件となります。

これらを通じて、業務の効率化とリスク管理を実現することが必要です。

属人化によるリスクと非効率

多くの情報システムにおいて、重要な業務が特定の個人に依存する傾向が見られます。

この属人化が進むと、対象の人が休暇を取るか会社を離れた場合、業務が滞る原因に…。

さらに、属人化は知識の共有を阻害し、新たなスタッフの教育を困難にするなど、組織全体の非効率化を招く可能性があります。

個人に業務が集中することで、その人のノウハウや経験が組織内で広がる機会が失われ、他のメンバーが同じ業務を行う際にも時間がかかり、効率が落ちることも。

このような状況は、長期的に見ても企業の成長や柔軟な運営に悪影響を及ぼすため、属人化のリスクを管理し、適切な知識共有とスキルの伝達が行われるよう努めることが重要です。

具体的には、「業務の標準化やドキュメント化」「交代制の導入」「継続的な教育プログラムの実施」などが有効な対策。これらを取り入れることで、全員が業務を理解し、効率良く作業できる体制を築くことが可能になります。

システム管理を効率化するための7つのポイント

ここでは、システム管理を効率化するための7つのポイントをご紹介します。

  1. 管理対象の棚卸しと可視化
  2. 運用ルールの標準化・文書化
  3. 自動化ツールの活用
  4. クラウドサービスの導入検討
  5. アウトソーシングの活用
  6. ナレッジの蓄積と共有
  7. 情シス担当者のスキルアップ

以下で、それぞれのポイントについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 管理対象の棚卸しと可視化

効果的なシステム管理の第一歩として、「保有している全ての資産を把握し、それらを可視化すること」が非常に重要です。

資産の可視化により、現在保有している各資産について「本当に必要なのか」「不要ではないか」「更新が必要か」などの判断が明確に行えるようになります。これは、不要なリソースを削減し、限られたリソースをより重要な業務に集中させるために非常に重要なポイント。

さらに、資産の棚卸しと可視化は、予期せぬコストの削減やセキュリティリスクの管理にも寄与します。古いシステムや不要なライセンスを発見し、更新や削除を行うことで、システム全体のセキュリティを向上させ、運用コストを最適化することができます。

2. 運用ルールの標準化・文書化

運用ルールの標準化とそのルールの文書化は、業務の透明性を高めると同時に、属人化のリスクを軽減する重要な手段です。これにより、業務が個々の判断に左右されることなく、組織全体で一貫した方法で実行されるようになります。

文書化されたルールは、新しいスタッフが加わった際の教育ツールとしても有効。新入社員や異動してきたスタッフが速やかに業務を理解し、適切に行動を開始できるようになります。

また、業務の効率化だけでなく、エラーの発生を減少させる効果も期待できるのがメリット。ルールが明確に文書化されていれば、誤解が生じる余地が少なくなり、作業中に発生しがちなミスを大幅に削減することが可能です。

このように、運用ルールの標準化と文書化は、組織の効率性を向上させるだけでなく、スタッフ間のコミュニケーションを促進。全員が共通の基準で業務を進めることができるよう支援します。

定期的なレビューと更新を行いながら、常に現場の実情に合った内容を反映していきましょう。

3. 自動化ツールの活用

定型的な作業の自動化は、時間の節約と人的エラーの削減に大きく貢献。適切な自動化ツールを導入することで、単純作業から解放され、従業員はより戦略的なタスクに集中できるようになります。

自動化プロセスを取り入れることで、ルーチンワークを効率的に処理することが可能に。その結果、従業員が創造的かつ価値の高い業務に時間を割くことができるようになります。

例えば、データ入力・レポート生成・監視といった、時間がかかりがちな作業を自動化することで時間を節約。より分析的・戦略的な活動に注力することが可能になります。

さらに、自動化は作業の正確性を向上させるため、人的ミスによるリスクを大幅に削減。これにより、業務全体の品質が向上し、顧客満足度の向上や内部プロセスの改善につながります。

自動化ツールの導入は、組織がリソースをより効果的に管理し、競争優位性を維持するための重要な手段。これらのツールを利用して、従業員がその能力を最大限に活かせるような環境を整え、全員がより生産的で満足のいく仕事ができるようにしていきましょう。

4. クラウドサービスの導入検討

クラウドサービスを活用することで、物理的なサーバーやインフラの管理負担が大幅に軽減されます。これにより、IT部門はハードウェアの維持やアップデートといったタスクから解放され、より戦略的な活動に集中できるようになります。

クラウドの柔軟なリソース管理機能を利用することで、需要の変動に応じてリソースを迅速に調整することが可能に。過剰なインフラ投資を避けるとともに、必要に応じてリソースを増減できるため、コスト効率が大きく改善されます。

クラウドサービスは、全体の運用効率を向上させるための高度なツールと技術を提供しているのが特徴。「データバックアップ」「災害復旧」「セキュリティ対策」といった、重要な業務も自動化しやすくなり、IT部門の負担がさらに軽減されます。

クラウドサービスの導入は、企業が技術的な制約を乗り越え、市場の変化に迅速に対応する能力を向上させるためにも、非常に有効です。これにより、ビジネスの成長と変革を支援し、持続可能な運用が可能となります。

5. アウトソーシングの活用

情報システムを効率化するためには、アウトソーシングの活用がおすすめです。

専門性の高いアウトソーシング先を選ぶことで、品質の高いサービスを利用しながら内部での人的資源の配置を最適化。これにより、組織は内部リソースをより重要なコア業務に集中できるようになります。

アウトソーシングとは、特定の運用業務や保守作業を外部の専門企業に委託すること。日々の運用管理や技術的なサポートといった、内部で賄うには専門性やリソースが必要とされる業務を効率的に外部に移管できます。

その結果、社内スタッフは新しいプロジェクトの企画や開発、戦略的な意思決定など、より価値の高い業務に専念することが可能に。

また、アウトソーシングを活用することで、コストの削減も期待できます。固定費用を変動費用に転換し、必要なときに必要なサービスのみを購入できるのが魅力。非効率なリソースの使用を避け、全体的な経営効率を向上させることができます。

6. ナレッジの蓄積と共有

適切なナレッジマネジメントシステムを導入することで、情報の検索時間を削減し、過去の事例から学ぶことが容易になります。これにより、スタッフは必要な情報を迅速に取得し、日常業務に即座に適用することが可能に。

情報の蓄積と共有は、組織全体の知識レベルを向上させるために不可欠です。ナレッジマネジメントシステムは、重要なデータ・ドキュメント・手順・経験を一元化し、これを全社員がアクセス可能にすることで、知識の組織内での流通と活用を促進します。

さらに、個々の知識やスキルが組織に依存することなく広く共有されることで、どのスタッフも業務の連続性を保ちながら作業を進めることができるようになるのも大きな魅力。また、新入社員や他部署から移動してきたスタッフが迅速に業務に適応し、貢献を開始できるようになるため、全員が同じ基準で作業を行うことが可能です。

7. 情シス担当者のスキルアップ

情シス担当者自身のスキルアップも非常に重要です。

最新の技術トレンドに常に目を光らせ、必要なスキルを身につけることで、より効率的なシステム管理が可能になります。

定期的な研修やオンラインコースの受講を通じて、知識を更新し続けることが、持続可能なシステム管理を実現するポイント。継続的な学習とスキルの向上は、情シス担当者が変化する技術環境に対応し、新しい課題に効果的に対処するための基盤を築きます。

また、スキルアップは、新しい技術の導入やシステムの最適化だけでなく、問題解決能力やイノベーションの推進にも不可欠。情シス担当者が最新の知識を持っていることで、組織内の他のメンバーに対する技術的なリーダーシップを発揮し、全体の業務効率とセキュリティ強化に貢献できます。

効率的なシステム管理がもたらすメリット

システム管理の効率化がもたらすメリットは計り知れません。ここでは、その主なメリットを3つご紹介します。

  1. 本来のコア業務への注力
  2. 属人化リスクの低減
  3. ユーザー部門との円滑なコミュニケーション

以下で、それぞれのメリットについて詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

本来のコア業務への注力

システム管理の効率化が成功すると、情シス担当者は日々のルーチンワークから解放され、企業の本来のコア業務により多くの時間とリソースを割り当てることが可能になります。

また、効率化されたシステム管理により、時間とエネルギーを「新しいプロジェクト開発」「市場拡大」「顧客サービスの向上」など、より価値の高い活動に向けられるようになるのがメリット。企業は、競争力を高め、市場での地位を強化することができるようになります。

さらに、情シス担当者がコア業務に集中できる環境を整えることは、イノベーションの推進にもつながります。創造的な思考や戦略的な決断が求められる業務に注力できるようになることで、企業は新しいアイデアを形にしやすくなり、持続的な成長を達成するための新たな機会を創出できます。

属人化リスクの低減

効率的なシステム管理を実施することは、属人化のリスクを大幅に減少させることにつながります。業務の標準化と文書化が進めば、特定の個人に依存することなく、誰でもその業務を遂行できるようになるのが大きなメリットです。

その結果、業務プロセスが透明化され必要な情報が文書化されるため、新入社員や異動してきたスタッフでも迅速に業務を習得し、効果的に作業を進めることができます。また、業務の標準化はエラーの可能性を減らし、全体の業務効率を向上させるためにも有効です。

さらに、属人化リスクの低減は、人材の流動性が高い現代において特に重要なポイント。スタッフが容易に交代できるシステムを構築することで、突発的な人事変更や急な休暇などにも柔軟に対応できる組織を実現できます。

このような環境を支えるためには、継続的な教育とトレーニング・効果的なナレッジマネジメントシステムの導入・適切なテクノロジーの活用が不可欠。これらを適切に組み合わせることで、どのスタッフも重要な業務に迅速かつ効率的に対応できるようになります。

ユーザー部門との円滑なコミュニケーション

システム管理の効率化が進むと、情報の透明性が高まり、ユーザー部門とのコミュニケーションがスムーズになります。

これにより、情報システム部門はユーザー部門に対して定期的なレポートやリアルタイムのダッシュボードを通じて、正確かつ迅速に情報を提供できるようになるのがメリットです。

情報システム部門とユーザー部門の情報共有は、全体としての意思決定のスピードと正確性を向上させる重要なポイント。ユーザー部門が最新のデータに基づいて意思決定を行えるため、より効果的な戦略を立てることが可能になり、ビジネスの機会を最大限に活用できるようになります。

企業全体の運用の効率を高めるためには、ユーザー部門と情報システム部門間の協力を強化することが大きなポイント。ユーザー部門からのフィードバックを迅速に取り入れ、それに基づいたシステムの改善や調整も行いやすくするためには、システム管理の進化が不可欠と言えます。

管理面を見直し情シス業務を円滑に

情報システム部門の管理業務を見直すことは、企業全体の効率と競争力を向上させます。

記事内でご紹介した7つのポイントを実践することで、日々の煩雑なタスクから解放され、戦略的な業務に注力できるようになりますよ。

改善策は、情シス部門だけでなく、ユーザー部門とのコミュニケーションを向上させ、企業の生産性を高める効果が期待できます。

組織全体で7つのポイントに取り組みながら、持続可能な成長と発展を支えていきましょう。

情シス(情報システム)の悩みはさまざまな工夫で軽減できる

情シスの職員は日頃の業務や問い合わせで忙殺されています。しかし、情シスの抱える悩みはこの記事で紹介したような方法で解消できるので、コストなどと見合わせて、企業ごとに合った方法で対応を図りましょう。

情シスの職員は他部署の職員から、IT関連なら何でも知っていると思われがちです。私用のスマートフォンや家電の相談まで受けさせられている職員もたくさんいます。情シスの悩みを軽減するには、情シスの担当範囲を明確にする・企業全体のITスキルやリテラシーを向上させて自力解決の力を養うなどの対策も重要です。

参考:【2024年版】情シス(情報システム)に強いオススメ転職エージェント9選

参考:【2024年版】情シス(情報システム)のオススメ転職サイト8選

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WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。