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情シス(情報システム)担当者のための効果的なツール5選|業務の課題や効率化の方法を解説

2024/02/21 更新

情シス(情報システム)は、効率的な業務遂行に向けた多くの課題に直面することがあります。

  • どうやったら作業をスムーズに進められるか
  • もっと効果的に業務を進める方法はないか
  • 業務を効率化するためのツールは存在しないか

本記事では、これらの課題を克服するための5つの注目ツールをピックアップして紹介。ただのツールの紹介ではなく、それぞれが対応する具体的な問題点や使用によるメリットも深掘りして解説します。この内容を通して、業務効率をアップさせるだけでなく、チームとしてのパフォーマンスも向上させるヒントを手に入れることができるでしょう。

情シス(情報システム)の業務でオススメのツール5選

情シスにオススメのツールを以下にリストアップします。

  • ChatGPT
  • WinMerge
  • Trello
  • チャットボット
  • RPA

これらのツールを取り入れることで、作業のスピードアップや問題の解決が期待できるでしょう。

ツール① ChatGPT

ChatGPT」は、情報システムの効率を上げるための注目のツールです。ChatGPTは生成AIで、さまざまなタスクの助けとなる多様な機能を備えています。

ChatGPTの実用例

  • 社内ドキュメントの作成
  • FAQの自動生成
  • コーディング作業の簡素化
  • 新人研修プログラムの策定

ChatGPTは、多目的で高度にカスタマイズ可能。情報システム部門だけでなく、組織全体での業務効率化に貢献するツールとして活用できます。

ツール②WinMerge

WinMerge」はファイルやフォルダの比較、統合を行う無料のオープンソースソフトウェアです。

情シスでテキストやソースコードの比較、統合が頻繁に必要となる場面で、大規模なプロジェクトの際には手動比較の非効率やミスが問題に。WinMergeはシンプルに2つのファイルを選び、差異を色分けして見ることができます。また、設定のカスタマイズやプラグインで機能追加もできる。情報システム部だけでなく、他部署との連携にも有用なツールです。

ツール③Trello

Trello」はプロジェクトやタスクの管理を視覚的に行えるツール。主な構造として「ボード」「リスト」「カード」があり、複数のプロジェクトやタスクを効率的に管理できます。

Trello活用例

  • プロジェクトごとのボード、フェーズをリストで分け、タスクをカードで管理
  • ビジネスフローの可視化
  • カード内に関連ドキュメントやリンクの添付

直感的で多機能、シンプルな操作が魅力。業務のタスク管理が効率的になるでしょう。

ツール④チャットボット

情シスの効率化に役立つのがチャットボットです。顧客対応や社内コミュニケーションを自動化が可能に。

チャットボットの特徴

  • FAQでの自動回答
  • 業務の指示や進行確認
  • キーワードで情報の迅速な取得

外部向けには顧客質問への即座の回答、社内では業務の指示や進行状況の確認が可能。データベース連携でデータの迅速な取得も。業務効率の向上が期待できます。

ツール⑤RPA

RPAは、繰り返しのルーティンワークを自動化するツール。Excel整理、メール送信、システム間データ転送などの手作業を自動実行してくれます。

情報システム部の業務の中には多くの手作業が含まれ、これがエラーや時間の無駄となることも。RPA導入でこれらを軽減し、専門業務に集中できる時間が増加するでしょう。ただし、初期・維持費用が発生するため、費用対効果を考慮し、どのプロセスを自動化するかの計画が重要です。

情シス(情報システム)の課題と解決策

情シス(情報システム)には特有課題があり、それは他部署とは異なる困難に直面しています。以下では、これらの課題とその解決のヒントを探ります。

多岐にわたる業務内容

情シスの業務は多様で、セキュリティ対策から社内ネットワークの管理、データベースの調整まで対応が必要となるでしょう。これは情シスに著しいストレスをもたらす可能性があります。

このような多岐にわたる課題に対する答えは、業務の効率化です。セキュリティモニタリングツールやネットワーク管理ツールを利用することで、業務の自動化を促進する方法も考慮に入れるべきです。こうしたツールの活用で、より専門的な業務への注力が可能になります。

一人情シスや他の業務との兼任

情シスの業務は幅広く、一人で対応するのは難しい場合もあります。しかし、スタッフが不足する中で、他の部署の方が情シスの業務を追加で担当することも増えてきました。

この課題を乗り越える鍵は、再び効率化です。多岐にわたるタスクを一人で効率よく処理するためには、各種ツールを駆使する必要があります。

人材不足

人材不足は、情シスが取り組む大きな問題の一つです。技術の進歩とともに、適切なスキルセットを持つ人材の求人が追いつかない現状があります。

業務量が増えても人手が増えない場合、品質と効率のバランスを取るのは難しくなります。また、重要なタスクが遅れると、それは企業全体の業績にも影響を及ぼす可能性があります。そこで、効率化ツールを利用し、有限なリソースでの業務遂行を向上させましょう。

効率化ツールを適切に利用することで、定型業務の自動化や生産性の向上が期待できます。人材の不足は厳しい課題ですが、ツールの導入と戦略的な思考で、多くの問題を解決できるでしょう。

業務範囲を越えた要求が増加

情シスの主な役割は、システムの運用、保守、及び改善です。とはいえ、時々「業務範囲を超えた要求」が持ち込まれることがあります。これは、他の部署がIT関連の知識に欠けているためであることが多いです。

たとえば、営業部門の特定ソフトウェアの調整や、経理部門からのExcelマクロの作成要求など、通常の仕事内容には含まれない要請が寄せられることも珍しくありません。このような専門的な要求を断ることは困難で、結果として主要な業務が後回しになる恐れが出てきます。一度対応してしまうと、将来的にも似たような要求が続出する可能性が考えられます。

そのため、業務範囲を初めから明確に設定し、範囲外の要求には他の部門や外部の専門家を推薦することで、自らの主業務に専念する環境を築くことが求められます。範囲外の業務から影響を受けるリスクを抑え、コア業務に専念するための基盤作りが必要です。

成果が直感的に理解されにくい

情シスにおいては、その成果が直接的には目立たないため、認識されにくいという課題に直面することがよくあります。

情シスは、会社の基盤をしっかりと支える役割を果たしています。この努力が直接、売上の向上やコスト削減として明確に現れることは少ないですが、この裏方としてのサポートがなければ、他の部署の業務は円滑には進行しないことでしょう。

これに対する解決策としては、自らの業績を明確に示すための文化を築くことが挙げられます。情報システム部の活動が十分に評価されないと感じたら、その業績を可視化して効果的に報告することが不可欠です。

情報システム部の業務効率の向上策

情報システム部の業務効率化は多くの企業が取り組む課題の一つです。以下で、その効率化のための具体的な方法を紹介します。

業務改善のアプローチ

  • 社内のITリテラシーの向上
  • アウトソーシングの導入
  • クラウドを使った業務の可視化

これらの方法を適切に取り入れることで、業務効率の向上が期待できます。

社内のITリテラシーの向上

社内のITスキルの向上は、情シスの業務効率向上のキーとなります。多くの情報システム部員が感じる問題は、IT関連の多くの問い合わせです。

全員のITスキルが上がれば、自然と問い合わせの数は減少するはずです。例えば、基本的なトラブルの解決やソフトウェアの使用方法を社員全体が理解していれば、情報システム部への依存度が下がるでしょう。

これを実現するためには、定期的な研修や、オンライン教材の提供が効果的です。また、IT関連の質問を共有する社内フォーラムを設けることで、問題の解決策を共有することができます。

アウトソーシングの導入

アウトソーシングは、業務効率を大きく向上させる強力なツールです。特定のスキルや多くのリソースが必要なタスクを外部に依頼することで、内部のリソースをもっと重要な業務に集中できます。

例えば、セキュリティの取り組みやクラウドの管理など、専門的な業務は外部の専門家に委託して、質の高いサービスを受けることが可能です。

クラウドを使った業務の可視化

業務の透明性を確保することは、情シスにとって欠かせないことです。業務の属人化を防ぐために、クラウドサービスの利用が推奨されます。

ある業務を知っているのが一人だけで、その人が欠けると業務が進まなくなる状態は好ましくありません。クラウドを使用することで、業務のデータやフローが集中管理され、特定の担当者が不在でもスムーズに業務を進めることが可能となります。

もし、現状の業務が属人化しているならば、クラウドサービスの採用を検討すると良いでしょう。

情報システムの仕事が厳しい時の対処法

情報システムの仕事で過度なストレスを感じるなら、まずはその原因を突き止めることが大切です。仕事の量が多い、専門的なスキルが不足している、あるいは業務が集中し過ぎているのかもしれません。こうした問題に対処する一つの方法として、効率化ツールを使用することが挙げられます。

さまざまなタスクの自動化や、チーム間のスムーズなコミュニケーションを支援するツールが存在します。ただし、ツールの利用だけでは解決しきれない問題も存在します。そのような場合は、人事部と協力して人員や業務内容の再検討をすることが考えられます。企業の文化やチームの人間関係、給与や報酬の問題もストレスの原因となる場合があります。

持続的に業務が厳しいと感じる場合、新しい環境を求める選択肢として転職を考慮するのも一つの方法です。特に、情報システムの専門家が転職を考える場合、SYNCAのような専門的な転職サービスの活用がおすすめです。

情報システムの業務を効率アップするためのツール利用

情シスの業務は、適切なツールを選択し、複数のツールを組み合わせることで効率化を図ることができます。

しかし、ツールだけが万能ではありません。業務の流れやチームの関係性の見直しなど、総合的な視点からの取り組みも重要です。もし、ツールの活用やその他の取り組みにも関わらず、業務の負担が続く場合、転職を考えるのも一つの方法です。

情報システムの専門家として新しいキャリアを築くためには、SYNCAのような専門的な転職サービスの利用を考慮すると良いでしょう。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。