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経理の業務Excelスキルは必要?業務の効率化と転職活動に活かせる関数や機能を紹介

2023/10/22 更新

経理の仕事とExcelの技術、この2つは関連性がなさそうに思えるかもしれませんが、実際には非常に緊密な関連があります。Excelの基本技術を理解し習得することで、日々の経理業務をより効率的に進められるだけでなく、転職活動にも活用することができます。

この記事では、Excelの技術がどのように経理業務に役立つのかを明らかにし、初めてExcelを学ぶ人が知っておくべき基本的なスキルとExcelの能力が転職活動にどう関わってくるのかについて説明します。

経理業務におけるExcelの役割と必要性

Microsoft Excelは、高い互換性と連携性を持つ表計算ソフトウェアであり、これにより「営業部門の数値管理」や「総務部門のデータ管理」など、多岐にわたる領域でその活用が見られます。

経理業務においても、Excelは基本的なタスクを遂行するための不可欠なツールとなっています。

Excelが必要とされる経理業務の例

  • 伝票の整理:企業活動に不可欠な金融や商品の流れの記録や文書管理
  • 仕訳入力:顧客や取引先との間での金銭の移動を個別に記録
  • 現金・預金の管理:会社の手元にある現金と預金のバランスを管理。預金残高の不足が発生しないように、取引先等による小切手や手形の引き落としを監督
  • 経費の処理:事業運営によって発生した費用を管理。経費の処理は、会計年度ごとに納税額を決定する際にも影響
  • 月次・年次決算:毎月、毎年の企業財務状況をまとめる。決算は内部分析の材料として、また投資家や銀行などのステークホルダーへの報告として用いられ、その作成は正確でなければならない

経理業務に適したExcelの機能とその応用方法

経理業務に活用できるExcelの便利な機能を以下に紹介します。これらは比較的簡単に使いこなせる機能なので、ちょっとした練習をすれば活用できます。

Excelの機能

できること

フィルター

データの絞り込みや条件に基づくデータの表示を行う

並べ替え

データの並び替えを行い、昇順や降順で表示する

ピボットテーブル

大量のデータから要約や集計を行い、分析結果をまとめて表示する

マクロ

自動化のためのプログラムを作成し、繰り返し処理や複雑な操作を自動化する

フィルタリング

フィルター機能は、多数のデータの中から特定の基準に合致するデータを選別するのに役立ちます。

たとえば、ある部門で処理される経費について、その部門に所属する複数のメンバーのうち、「特定の人」が記録した経費を抽出したい場合に便利です。

具体的な操作としては、経費の項目毎に記録されている各担当者の名前(例:「田中」や「佐藤」)の中から、担当者欄にフィルターを設定し「田中」を選択することで、田中さんが記録した経費に関するデータだけを抽出できます。

ソート機能

Excelのソート機能を活用すれば、データを適した順序に整列させることが可能です。例として、「各経費がいつ発生したのかを、時系列でソートして明確に整理する」のに使用することができます。

ピボットテーブル

関数や計算式を使わないピボットテーブルの機能は、大量のデータを特定の基準で集計・分析する際に非常に役立ちます。

具体的には、「経費の額を高い順にソートし、どの経費項目が最も頻繁に発生しているのかを分析する」などの方法で活用できます。

マクロの利用

マクロを用いることで、人間が手作業でやると時間と手間が大きくかかるExcelのタスクを、自動で行うことが可能になります。

例として、各部門の売上を手動で集計する代わりに、各営業スタッフが自分の売上を(マクロを設定した)Excelに入力すれば、自動的に集計が行われます。

経理業務に適応するExcel関数とその使用法

経理業務に役立つExcel関数を下記に示します。これらをExcelのシートに入力すると、テンプレートのように作業を効率的に進めることが可能となります。

経理に便利なExcel関数

できること

SUM

範囲内の数値の合計を計算する

SUBTOTAL

フィルタリングやグループ化された範囲内の数値の合計や平均などを計算する

COUNT

範囲内のセルの数をカウントする

VLOOKUP

指定したキーに基づいてテーブルから値を検索する

IF

条件に基づいて結果を返す条件分岐関数

RANK

数値の範囲内での順位を計算する

AVERAGE

範囲内の数値の平均値を計算する

SUM

この関数は指定された範囲の数値の総和を自動的に計算します。例えば、「特定の地域の店舗の売上総額を調べたい時」などに適用可能です。

具体的には、例えば関東地方の店舗売上を調査したい場合、47都道府県のデータが北から南に並んでいる表から、関東地方のデータをドラッグ選択し、合計を求めたいセルを選び、「オートSUM」ボタンを押すことで、関東地方の売上総額が表示されます。

SUBTOTAL

この関数は指定した範囲の数値の統計値を自動的に算出します。ここでいう「統計」は、「平均、カウント、最大、最小、合計、標準偏差」などの11種類の統計方法を含みます。

例えば、「全店舗中で最高売上を出している店舗を見つけたい」という場合、以下のような関数を出力したいセルに入力します。

=SUBTOTAL(統計方法,対象範囲)

ここで、「統計方法」には、「平均、カウント、最大、最小、合計、標準偏差」などの11種類の統計方法から、「最大」に対応する番号「5」を入力します(※各統計方法には対応する番号があります)。

COUNT

この関数は指定した範囲内の条件を満たす項目の数を数え上げます。例えば、「全店舗から研修に参加した社員の人数を調べたい」場合、以下の式を出力したいセルに入力します。

=COUNT()

括弧内に研修参加日などが記録されているセルの範囲を指定します。この操作により、日付が記入されていないセルは無視し、日付が記入されているセルだけをカウントして、研修に参加した人数を調べることができます。

VLOOKUP

この関数は表を上から下へと検索し、一致した値と同じ行にある情報を取得します。具体的には、例えば特定の社員の試験成績を知りたいときに有用です。まず、社員試験の結果から、各社員の社員番号に関連した点数を検索し、結果を表示したいセルに以下の式を入力します。

=VLOOKUP(社員番号,検索範囲,一致した行の列番号,FALSE)

この操作を行うことで、特定の社員の試験得点を指定したセルに表示させることができます。

IF

指定した条件が満たされている場合とそうでない場合で、それぞれ異なる値を表示できます。このためには、以下の関数を使います。

=IF(条件,条件が真の場合の表示,条件が偽の場合の表示)

「条件」は、「>」「<」「=」のいずれかを使って設定します。たとえば、"A1セルの値が100より大きい"を条件としたい場合、「A1>100」を使用します。この操作により、特定のセル(この例ではA1)の値が100より大きいときには「条件が真の場合の表示」を、100以下のときには「条件が偽の場合の表示」を表示することが可能です。

たとえば、「売上目標100万円を達成した営業員」と「達成していない営業員」を区別したいとき、表示させたい列に以下の関数を入力します。

=IF([営業員の売上額セル]>=1000000,達成,未達成)

これにより、営業員の売上額が100万円以上のときには「達成」、それ以外のときには「未達成」が表示されます。

RANK

この関数を使うと、指定した数値が全体の中で何位に位置するか(大きい順または小さい順)を確認できます。結果を見たいセルには以下の式を入力します。

=RANK(数値[ランク付けしたい数字],参照範囲,順序)

「順序」は省略可能で、省略した場合はデフォルトで降順(大きい数字が上位)になります。

たとえば、「月間売上が100万円の営業担当者の順位を知りたい」場合は、数値に「1000000」、参照範囲に「全営業担当者の売上金額が入力されているセルの範囲」、順序は(降順にしたい場合は)「0」を入力するか、空白にします。なお、昇順にしたい場合は0以外の数字を入力します。

AVERAGE

この関数を使うと、指定した範囲の平均値を計算できます。例えば、各部署の経費の平均を求めたい場合、結果を表示したいセルに以下の関数を入力します。

=AVERAGE(各部署の経費が記録されたセルの範囲)

手動で行う場合、それぞれの部署の経費を集計し、部署数で割るという作業が必要ですが、AVERAGE関数を使用することで瞬時に平均値を算出できます。

Excelショートカットキーの一覧と使い方

経理業務で利用することができる、便利なExcelショートカットキーをご紹介します。

Excelで便利なショートカットキー

できること

Ctrl+C

選択したセルや範囲をコピーする

Ctrl+X

選択したセルや範囲を切り取る

Ctrl+V

コピーまたは切り取ったセルや範囲を貼り付ける

Ctrl+Z

直前の操作を元に戻す

Ctrl+F

セル内で文字列を検索する

Ctrl+A

シート上の全てのセルを選択する

Ctrl+D

選択したセルの値を下方向にコピーする

Ctrl+R

選択したセルの値を右方向にコピーする

Ctrl+:

現在の日付を挿入する

Ctrl+;

現在の時刻を挿入する

Ctrl+Home

シートの先頭セル(A1)に移動する

Ctrl+Shift+=

選択したセルに行または列を挿入する

Excelのスキルは経理職への転職に役立つ

経理は多くの数値を扱い、ビジネス運営をサポートする必須の役割を果たします。未経験者や初心者を対象とした採用もあり、多くの人々が応募可能です。

経理というと簿記や会計の知識が必要だと思われがちですが、資格が必須条件の求人は意外と少ないです。それでも、該当分野の資格を保有していると選考プロセスでのアドバンテージになることは間違いありません。簿記や会計の知識に加えて、Excelのスキルは特に評価されます。日常的にExcelを活用し、スキルを磨いておくと有利です。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。