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経理
2024/05/31 更新

経理の業務を効率化するRPAとは?便利な活用例や利用のポイントを解説

近年、RPAと呼ばれる業務を自動化するツールが注目されています。RPAを導入することで主に経理部門の業務効率が上がるとされており、実際にRPAの導入を検討している担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では経理業務を対象として、RPAで効率化できる業務内容や導入のメリット、ツールの活用例などを詳しくご紹介します。

RPAとは?

まず、RPAの基本的な情報を解説します。RPAとは、Robotic Process Automationの略語で、業務を自動化できるロボットを活用したシステム・ツール。人間が行っている業務の手順を記録することで、ロボットが作業を再現・自動化するという仕組みです。RPAを活用することにより、労働力・人件費の削減や業務の負担軽減を目指せます。

RPAで効率化できる経理業務

RPAは、経理部門の中のさまざまな業務で活用できます。RPAで効率化できる経理業務は、以下の通りです。

  • データの自動突合と整合性のチェック
  • ルーティンワーク
  • ExcelやOutlookなどの同時処理業務
  • 財務データの自動集計の分析

データの自動突合と整合性のチェック

経理部門では、入金や預金明細、売上などさまざまなデータを取り扱います。データの確認と整合性のチェックは、 RPAが得意とする領域です。人の手で入力したデータはどうしてもヒューマンエラーが起きてしまいますが、 RPAを導入すればミスなく正確なデータを作成できます。

ルーティンワーク

日々のルーティンワークは、RPAを活用することで効率化できる業務。フォーマットに沿った資料作成やデータの転記など、手順が決まっている単純作業はRPAが得意とする領域です。経理部門ではこういったルーティンワークが多いため、RPAを導入しやすいとされています。

ExcelやOutlookなどの同時処理業務

RPAは、2つ以上のアプリケーションを同時に使って業務を処理するのも得意です。日々の業務では、ExcelやOutlook、Webブラウザ、メールなどさまざまなアプリケーションを使いながら業務を処理する必要があります。メールに書かれている内容をExcelへ転記したり、Web上のデータをExcelのデータに落とし込んだりと、複数のアプリケーションを使った作業を自動化できるのはRPAの大きな強みといえるでしょう。

財務データの自動集計と分析

財務データの集計や分析も、 RPAを活用できる業務の一つです。経理部門では、企業の資本や利益、負債をまとめた財務データを分析し、利益の計算や将来の予測などを行います。企業にとって重要な業務であるため、一つのミスが大きなトラブルになりかねません。

一方で、集計や分析といった作業自体は定型化されています。正確に手順を設定すれば、財務データを自動的に集計して分析する、といった処理も簡単に行えます。

RPAで経理業務を効率化するメリットとは?

RPAを経理業務に導入するメリットとして、以下の4つが挙げられます。

  • ミスを減らせる
  • コア業務に専念できる
  • 仕事のスピードアップにつながる
  • コスト削減

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

ミスを減らせる

RPAを導入するメリットとして、人為的なミスを減らせることが挙げられます。人間が経理業務を行う場合、計算違いや入力漏れといったヒューマンエラーが起こる可能性があります。作業時間が長くなったり、業務の手順が複雑だったりすると集中力が下がり、ミスの可能性は上がっていきます。個々人がどれだけ注意していたとしても、完全にミスをなくすことはできません。

一方、RPAの場合はロボットが入力された手順に合わせて確実に業務を処理します。システムにトラブルがない限り、どのような状況でも常にミスなく作業を行うことが可能です。RPAを経理業務に導入することで、簡単にミスを減少させられるのです。

コア業務に専念できる

経理部門では、毎日のルーティンワークに追われ、本来注力すべき重要な業務が後回しになってしまうことがよくあります。RPAを導入して定型業務を自動化することで、従業員がより重要度の高いコア業務に専念できるようになるのです。

例えば、RPAに請求書の処理や入金の確認、支払いデータの作成などを任せることで、経理担当者は財務分析や予算管理、戦略立案といった高付加価値な業務に時間を割くことが可能になります。これにより、業務の役割分担が明確化し、部門全体の生産性が大きく向上するでしょう。

また、RPAが定型業務を肩代わりすることで、従業員のモチベーションアップにもつながります。単純作業から解放され、やりがいのある業務に取り組めるようになれば、仕事への満足度も高まるはずです。

仕事のスピードアップにつながる

RPAの導入により、経理業務のスピードアップが実現します。従業員による業務は人によってスピードが異なる上、状況によって処理速度が左右されます。一方、RPAはどのような状況においても一定の速度で業務を処理できます。業務量が多いほど、RPAに任せた方が効率アップにつながるでしょう。

また、先述した通り従業員による作業ではどうしてもミスが発生します。ミスを極力減らすには作業後に何度も確認を行ったり、複数人でチェックをしたりする必要があるため、余分に時間がかかることも。しかし、RPAなら正確に業務をこなせるため、ミスチェックの時間が必要ありません。ミスが減らせる上に処理速度の向上にも期待できます。

コスト削減

コスト削減も、RPAを導入することで得られるメリットの一つです。RPAは24時間365日稼働可能な上、手順を効率化すれば短時間で作業を行えます。また、従業員とは異なり退職のリスクもありません。結果的に対応可能な業務量が増え、人件費や残業代の削減につながるでしょう。RPA導入にも一定のコストはかかりますが、総合的な面で見るとコストを抑えられるといえます。

RPAの経理業務への活用例

ヒューマンエラーを起こさないRPAは、正確性が問われる業務に適しています。ここからは、RPAが実際にどのような業務で活用されているのかご紹介していきます。

請求書処理の自動化

RPAを経理業務へ活用した事例に、請求書処理の自動化があります。月当たりの請求書の件数は500件にのぼることもあり、従業員の大きな負担となっている可能性があります。

受け取った請求書からデータを自動抽出し、システムに登録するという作業をRPAにて自動化。支払いエラーの確認や処理スピードの向上に成功したという事例があります。また、担当者の負担や人件費、人的ミスの削減にもつながっています。

経費精算の自動化

RPAの導入事例として、経費生産業務が挙げられます。経費精算申請のチェックや領収書の確認は、RPAが得意とする定型業務の一つ。従業員から提出される経費報告を自動でチェックし、適切な勘定科目への仕訳と承認プロセスを自動化することで、担当者の負担を軽減できます。

月次・年次決算の自動処理

多忙な時期に行う月次・年次決算も、RPAによって自動化可能です。全てを人手で行うとなると、データの確認や集計作業、会計システムへの入力、入力内容の確認を行う必要があります。大量の入力と確認作業に追われ、他の業務にリソースが割けなくなることも珍しくありません。また、項目が多いためミスも発生しやすいとされています。

RPAを導入すれば、仕分入力作業やデータ集計などの業務から解放されます。ミスも大幅に減少し、報告書完成までの時間を短縮できるでしょう。

RPA活用のためのポイントとは?

これまでご紹介してきた通り、多くのメリットがあるRPAですが、うまく活用するためには気をつけるべきポイントがあります。ここからは、RPAを活用する上で押さえておきたいポイントを解説します。導入に失敗しないためにも、しっかりとこちらで紹介する内容を押さえておきましょう。

簡単な業務から活用する

RPAを導入するなら、まずは規模が小さく簡単な業務から活用することをおすすめします。最初から複雑な作業にRPAを活用した場合、大きなトラブルが引き起こされる恐れがある上、リカバリーにも時間がかかります。リスクを最小限にするためにも、簡単な業務を自動化するところから始めましょう。

簡単な業務からの活用には、 RPAに関する基本的な知識が身につく、運用する際の課題が分かるメリットもあります。RPAの特徴が分かれば、その後にシステムの導入範囲を拡大する際に役立つでしょう。

ベンダーからサポートを受ける

初めてRPAを導入するのであれば、ベンダーのサポートを活用するのがおすすめです。RPA導入直後はシステムの不具合やトラブル、エラーなどが発生しやすいとされています。RPAに関する専門的知識がない人材のみで対処するとなると、システムの復旧やエラーの原因究明にかなりの時間がかかってしまうでしょう。エラーが頻発したことにより、RPA導入を諦めるケースも少なくありません。

このような失敗を防ぐには、ベンダーからのサポートを有効活用することが大切です。専門的な知識を持つベンダーから助言を受けることで、RPA導入にかかる手間や時間を削減できるでしょう。自社に導入するRPAツールを選ぶ際は、ベンダーのサポートが充実しているかもチェックしてみてください。

RPAにより将来的に経理の仕事はなくなる?

RPAを導入して自動化される業務が増えると、経理の仕事がなくなるのではと危惧する方もいるでしょう。しかし、将来的に経理業務が全てなくなる可能性は低いです。RPAで自動化できるのは、作業内容がルーティン化されている単純業務のみ。イレギュラーな対応が求められる仕事や、突発的な作業は人でないと対処できません。RPAでは対応できない非定型業務に注力することが重要になります。

経理業務の効率化には人材確保も重要!採用はWARCエージェントがおすすめ!

RPAを活用した経理業務の効率化は、ミスの削減や処理速度の向上に役立ちます。一方で、経理業務の効率化には適切な人材の確保も重要です。そこで、経理部門の強化を目指す企業には、転職エージェントWARCエージェントの利用をおすすめします。

WARCエージェントでは、転職者と企業双方のニーズに合わせた丁寧な人材紹介を行っており、ハイクラス人材の確保にも定評があります。RPAの導入と並行して、経理部門の即戦力となる人材を探すことで、業務効率化の相乗効果が期待できるでしょう。

経理業務の効率化を目指す際は、RPAの活用事例や導入時のポイントを押さえつつ、WARCエージェントを通じた優秀な人材の確保も視野に入れてみてください。業務の自動化と人材強化の両面からアプローチすることで、経理部門の生産性向上が実現できるはずです。

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株式会社WARC

WARCエージェントマガジン編集部

「人材紹介の『負』の解消を目指す、新しい転職エージェント」をビジョンに、ハイクラス人材紹介事業を展開しているWARC AGENT。WARCエージェントマガジン編集部は、このビジョンを支えるために、転職者に役立つ情報を執筆し、個々のキャリア形成をサポートしていきます。